29. Автоматизований облік розрахунків з покупцями і замовниками

Розрахунки з постачальниками та підрядчиками, її залежності від того, проводилась попередня оплата чи оплата після отримання продукції (товарів, робіт, послуг) відображаються по кредиту рахунків грошових коштів та дебету субрахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами» (авансова оплата) чи 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» (якщо оплата здійснюється після отримання продукції, робіт, послуг).

Для розрахунків з покупцями, при попередньо сплачених ними авансах, використовують субрахунок 681 «Розрахунки за авансами одержаними», або 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями», якщо оплата здійснюється після передачі продукції, робіт, послуг.

При розрахунках з покупцями можуть виникати ситуації, коли покупець неспроможний сплатити свою заборгованість, а тому у продавця можуть виникати збитки. Для покриття таких збитків продавець може формувати резерв сумнівних боргів. Облік резервів за сумнівною дебіторською заборгованістю, щодо якої є ризик неповернення ведеться на рахунку 38 «Резерв сумнівних боргів». За кредитом рахунку 38 відображається створення резерву сумнівних боргів у кореспонденції з рахунками обліку витрат, за дебетом - списання сумнівної заборгованості в кореспонденції з рахунками обліку дебіторської заборгованості або зменшення нарахованих резервів у кореспонденції з рахунком обліку доходів.

Аналітичний облік на рахунку 38 «Резерв сумнівних боргів» ведеться в розрізі боржників та за строками непогашення дебіторської заборгованості.

Дані про розрахунки з покупцями, постачальниками та руху резерву сумнівних боргів накопичують у журналі-ордері 3 (розділ І Журналу 3. Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)).

По відвантажених товарах чи перерахованих авансах може виникати дебіторська заборгованість, погашені, якої можливе дише у судовому порядку, або вона буде списана після закінчення строку позовної давності. При визначенні строку позовної давності слід керуватись Цивільним кодексом України. У статті 253 п. 1 зазначено, що перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок. За зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі впливом строку виконання.

Основними перевагами комп’ютерної форми ведення обліку, порівняно з паперовою, є:

• вбудовані бухгалтерські знання (у програму закладено правила формування тих чи інших бухгалтерських проводок по господарських операціях, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями);

• паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок і показників, що розраховуються за різними методиками);

• забезпечення отримання необхідної внутрішньої та зовнішньої звітності за вимогою управлінського персоналу (використання комп’ютерної техніки дозволяє отримати інформацію з бажаним ступенем деталізації у будь-який момент часу).

Основними принципами комп’ютерної форми введення бухгалтерського обліку наступні:

• відповідність багатьох регістрів систематичного запису одному журналу хронологічному запису;

• накопичення і багаторазове використання облікових даних;

• один синтетичний рахунок – багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

• автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо.

• одержання звітних показників у режимі діалогу «людина-комп’ютер»;

• автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених у системі рахунків.