3.8. Службові записки

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні за­писки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інфор­маційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконіч­ним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні за­писки пишуть від руки чи передруковують.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це доку­мент, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропо-

226

зиції із певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка — це письмове пояснення си­туації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (най­частіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на ви­могу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрун­товує мету, актуальність, новизну певного документа; викла­дає структуру, зміст та функціональне його призначення.

За формою доповідна, пояснювальна записки та пропо­зиція близькі й містять такі реквізити:

1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому пода­ється службова записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

в Зразки службових записок:

Кафедра гуманітарних наук Директорові проо>есійно- ( ДОПОВІДНА ЗАПИСКА технічного училища № 46

25.09.95 № 34-12/243 доц. Савчуку О. П.

Про збільшення кількості годин V Мовна культура — один з найважливіших показників на­шої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної лю­дини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім по­стійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення учнів І курсу хибує чис­ленними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допо­магають повторити й удосконалити знання студентів з орфо-

8* 227

графії та пунктуації української мови, виробити навички гра­мотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо навчаль­ну частину училища розглянути це питання й збільшити кіль­кість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова — генетичний код нації, який поєднує минуле з сучасним, про­грамує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Завідувач кафедри (підпис) М. С. Стельмах

Директорові загальноосвітньої середньої школи № 56 Матвієнку Р. М.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

21.05.2003 №13

Про порушення навчальної дисципліни

Учні 10-В класу не з'явилися на урок з біологи тому, що відвідували виставку комп'ютерів. Виставку організувала на­уково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила учнів на 11-ту годину.

Керівник класу (підпис) В. І. Гнатевич

Програма курсу «Ділова українська мова»

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА У добу творення незалежної Української держави, коли прийнято закон про надання українській мові статусу держав­ної, питання культури мови набувають особливої ваги. Шир­шає коло тих, хто пише, читає та розмовляє українською мовою як рідною. Писемне спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, в ділових відносинах між організаціями та установами, в органах управ­ління переходить на українську мову. Часто недосконале володіння українською мовою спричиняє появу чималої кіль­кості типових помилок, хибних висловлювань, слів-покручів і знижує рівень культури мовлення в загальнонаціональному вимірі. За таких умов дуже важливо озброїти знанням про

228

ділові папери студентів вищих закладів освіти, адже саме за допомогою ділових документів, листів установлюються офі­ційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, інституціями, державами, а також налаго­джуються приватні стосунки між людьми. Ділова українська мова — одна з дисциплін, що вивчається на першому курсі. Вона передбачає вивчення різних видів ділових документів, набуття студентами навичок їх укладання, засвоєння етикету ділової кореспонденції. Програмою також передбачено ово­лодіння нормами літературної мови: графічними, орфогра­фічними, лексичними, морфологічними, синтаксичними, сти­лістичними та пунктуаційними.