12.4. Організація документообігу

Документообіг в організаціях представляє собою рух документів з моменту їх отримання або створення до моменту затвердження виконання або відправлення.

Залежно від обсягу документів, які проходять через організацію протягом року визначають три основні форми організації роботи з документами:

Централізована – усі операції з документами виконуються канцелярією або секретарем установи.

Децентралізована – усі операції з документами здійснюються у структурних підрозділах, що розділені територіальне.

Змішана – частину операцій з документами здійснює канцелярія, а інші операції виконують секретарі структурних підрозділів.

Визначають три основні потоки документів:

• вхідні;

• вихідні;

• внутрішні.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному забезпеченню необхідною інформацією підрозділів та працівників в апараті управління, рівномірному завантаженню інформацією підрозділів та посадових осіб, позитивно впливає на процес управління в цілому. Ефективність документообігу суттєво залежить від здійснення контролю. Документ вважається виконаним тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і адресату дана повна відповідь.

Ефективність управлінської діяльності з точку зору організації документообігу визначається рівнем кваліфікації працівників, які працюють з документами та відповідним матеріально-технічним забезпеченням цього процесу.

Основні джерела [5, 9, 21, 27]

Запитання для самоперевірки:

1. Охарактеризуйте основні напрями наукової організації праці керівника.

2. Дайте характеристику самоменеджменту.

3. Охарактеризуйте зміст, робочі прийоми та досягнуті результати з точки зору виконання функцій самоменеджменту.

4. Визначте зміст функцій самоменеджменту

5. Визначте основні риси єдиної державної системи діловодства

6. Визначте особливості індивідуальної інструкції з діловодства.

7. Охарактеризуйте основні класифікаційні ознаки організаційних документів.

8. Визначте вимоги до оформлення документів.

9. Охарактеризуйте форми організації роботи з документами.

Заключна частина

Підсумком вивчення дисципліни є засвоєння теоретичних знань і набуття практичних навичок в менеджменті, а саме: навиками застосовувати системну концепцію менеджменту в діяльності підприємства; розподіляти функції менеджменту на різних рівнях управління; визначати вплив внутрішніх змінних на ефективність діяльності організації; визначати вплив факторів зовнішнього середовища організації на фактори внутрішнього середовища організації; застосовувати програмно-цільову побудову процесу управління; визначати принципи та методи управління, що використовуються в діяльності організації; визначати функції менеджменту, що використовуються при формуванні системи управління організацією; розробляти план заходів по вдосконаленню діяльності підприємства у відповідному напрямі; розробляти бізнес-план організації для підвищення її діяльності; визначати організаційну структуру підприємства з врахування класифікаційних вимог; розробляти організаційну структурну схему управління підприємством; здійснювати розподіл і кооперацію праці працівників апарату управління; визначення штату і функцій апарату управління; розробляти мотиваційну систему діяльності працівників підприємства; використання форм стимулювання праці на підприємстві; розробляти систему контролю діяльності працівників підприємства; розробляти систему контролю виробничих процесів та забезпечувати її ефективності; приймати та реалізувати управлінські рішення в організації; складати моделі комунікаційного процесу організації; визначення етапів та вимог до формування трудового колективу організації; використання методів уникнення конфліктів; аналізувати психологічні характеристики працівника; визначення причин неефективного спілкування; визначення факторів, що формують авторитет керівника; визначення стилю роботи керівника (менеджера); розробляти раціональний план робочого часу.