4.8 Построение информационно-поисковой справочной системы

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

В процессе прохождения практики на предприятие ОАО Томь -Усинская ГРЭС была изучена система регистрации документов.

В соответствии с Стандартом по делопроизводству регистрации в не подлежат следующие документы:

1) ГОСТы, ГОСТы, ТУ.

2) Графики, заявки.

3) Статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация

4) Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

5) Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».

6) Нормы и нормативы расхода материалов.

7) Планово-финансовые документы.

8) Печатные издания (Книги, журналы, газеты).

9) Прейскуранты.

10) Пригласительные билеты.

11) Программы конференций, совещаний.

12) Рекламные материалы.

Документы, подлежащие к контролю:

1. поручения Президента, Администрации Президента, Правительства

Российской Федерации.

2. письма руководителей Федеральных Министерств и Ведомств, Глав

краев и областей, руководителей крупных финансово-промышленных групп,

адресованные Генеральному директору ОАО «КЭ».

3) поручения Генерального директора ОАО «КЭ».

4) письма граждан, в том числе заявления, жалобы граждан.

5) письма и Поручения Генеральных директоров вышестоящих органи-

заций.

6) организационно-распорядительные документы вышестоящих орга-

низаций.

7) организационно- распорядительные документы ОАО «КЭ».

8) протоколы совещаний Генерального директора.

Общий отдел в своей деятельности использует следующие регистрационные формы:

1. журнал учета входящей корреспонденции;

2. журнал учета исходящей корреспонденции;

3) журнал регистрации отправляемой корреспонденции ,по иногородним филиалам;

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп, в который вписывается входящий номер документа (цифровой индекс) и дата его регистрации.

Все документы, поступившие на имя руководителей филиалов, а также в адрес ОАО «КЭ» без указания подразделения, после регистрации направляются в адрес руководителей в соответствии с распределением обязанностей, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подчиненных им подразделений. Срочные документы передаются немедленно после регистрации. Документы, рассмотренные руководителями ОАО «КЭ», поступают в ОДП ИА и филиалов для ввода резолюции в регистрационную карточку и рассылки исполнителям.

В резолюции руководителя должна быть указана фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, ясные и исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документов и исполнителях. Если исполнение поручения руководителей ОАО «КЭ» возложено на нескольких исполнителей или требуется подготовка обобщенного ответа, в резолюции указывается ответственный исполнитель, по требованию которого соисполнители обязаны предоставлять все необходимые материалы в установленный им срок.[3]

Если ответственный исполнитель не указан, то ответственным за исполнение поручения является руководитель СП, указанный в резолюции первым. Копия документа и копия резолюции к нему передаются каждому исполнителю, указанному в резолюции, на бумажном носителе. Электронная почта рассылается в электронном виде..

Передача документов из одного подразделения в другое или от одного работника к другому производится только через работника, ответственного за делопроизводство. Не допускается внутренняя переписка между подразделениями по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены путем личных переговоров.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных, определен обязательный состав реквизитов регистрации входящих документов: дата регистрации; входящий номер документа; от кого поступил, дата и номер входящего документа, кто подписал; краткое содержание, контрольная дата исполнения; резолюция руководства; дата и роспись исполнителя о получении документа; отметка об исполнении документа, номер дела по номенклатуре, где хранится документ.

Состав обязательных реквизитов при регистрации исходящих документов следующий:

• порядковый регистрационный номер;

• дата отправки документа;

• кому направлен документ;

• краткое содержание.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководства в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, которые их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в журнале регистрации и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Заключение

Таким образом, в заключении сделаем следующие выводы:

1) Предприятие ОАО Томь- Усинская ГРЭС децентрализованное т к, все полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

2) служба отдела кадров ОАО Томь - Усинская ГРЭС выполняет важнейшую функцию, планирование, контроль и координация деятельности отделов и подразделений филиала, и имеет свои специфические задачи. .Структура, функции, задачи Отдела кадров закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, стандарты, структуре и штатной численности; .

3. при организации работы на ОАО Томь - Усинская ГРЭС руководствуется следующими нормативными актами: Уставом общества;; Правилами внутреннего трудового распорядка; Инструкцией по делопроизводству; положениями о филиале; должностными регламентами; коллективным договором стандарт по делопроизводству; Необходимо отметить, что все документы оформляются правильно, в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

4) при организации документооборота на ОАО Томь - Усинская ГРЭС следует исходить из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; однократность регистрации документов;

В документообороте ОАО Томь - Усинская ГРЭС в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: входящая документация (письма из ОАО «Кузбассэнерго», организаций, телеграммы); исходящая документация (письма-ответы, справки); внутренняя документация (постановления, распоряжения, приказы); Автоматизированная система регистрации на предприятии. В результате выполнения отчета, получила навыки работы с документами на всех стадиях их движения. Также изучила систему хранения документов, их классификацию и систематизацию, и правила формирования дел.

5) автоматизированная система на предприятие отсутствует. Регистрация документов производится децентрализовано и в специальных журналах.

В результате проведенного исследования были выбраны следующие направления совершенствования делопроизводства:

• для ускорения решения вопросов отдела кадров в ОАО Томь - Усинская ГРЭС и исключения ошибок в оформлении управленческой документации внедрить автоматизированную систему электронного документооборота ««БОСС-Кадровик»»; Использование этой программы ускоряет документооборот и эффективность работы, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

• увеличить штат сотрудников Службы ДОУ; Данная мера обусловлена тем, что всю работу с документами двух работников отдела кадров, выполняет один сотрудник, который не справляется со своими должностными обязанностями ввиду большой загруженности. Альтернативой предложенного выше мероприятия является автоматизация либо отдельных делопроизводственных операций, либо всего процесса документооборота. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников.