4.5 Порядок приема и обработки входящих документов

Документы, поступающие на предприятие, принимаются и регистрируются в приемной секретарем. Регистрация документов – это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, производятся в приемной. В приемной документы регистрируются в журнале учета в день их поступления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Документы, поступающие в приемную, проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• доставку исполнителям;

• контроль исполнения;

При первичной обработке проверяется правильность доставки, целостность упаковки .

Конверты с документами вскрываются, на полученном документе с правой стороны, в нижней части первого листа проставляется регистрационный штамп. Все конверты (за исключением личной корреспонденции) вскрываются. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедлен­но» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения. При вскрытии проверяется целостность конвертов..

При отсутствии приложений к документам правового характе­ра (решения судебных органов, договоры, претензии и т.п.) делается от­метка на обороте последнего листа сопроводительного документа. Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы для работы, делает исполнитель, курирующий данный вопрос.

Срочная корреспонденция и телеграммы передаются адреса­там немедленно, остальная - в течение дня.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам. Поступившая документация после первона­чальной обработки и регистрации в приемной у секретаря передается по назначению.

Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения в день их поступления. Документы с резолюциями (поручениями) направляются приемной на исполнение работникам подразделения. Срок наложения резолюции не должен превышать 3-х дней. Фамилия исполнителя, текст резолюции (поручения) вносятся в журнал регистрации. Все документы после их рассмотрения и проставления руко­водством резолюций передаются на исполнение секретарю подразделе­ния, либо лицам, ответственным за ведение делопроизводства, с предварительным переносом в электронный журнал. Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте, в печатном виде передается в приемную, где регистрируется и передается адресату в день поступления.

Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

1. дату приема;

2. реквизиты отправителя;

3. подпись принявшего.

Должностная инструкция инспектора отдела управления персоналом.