4.3 Требования к автоматизированной системе документирования для внедрения на оао Томь-Усинская грэс

Чтобы оценить, нужна предприятию система электронного документооборота, необходимо ответить на следующие вопросы :

1. Насколько сотрудников устраивает объём бумаг, который занимает место на их рабочем столе и сколько времени они тратят на поиск нужной информации?

2. Могут ли оперативно найти нужный документ, получить необходимую информацию?

3. Осуществляется ли и как (кем) процесс регистрации поручений, указаний (подробности, исполнители, сроки)?

4. Знает ли руководитель какие из выданных им поручений, документов и в какой стадии на текущий момент находятся: выполняются по графику; выполнены; не выполнены (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведёт контроль за их «ходом»?

5. Имеются ли в организации положения по работе с документами?

6. Проходят ли документы необходимые стадии (регистрацию, рассмотрение, визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённый статус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки?

Сотрудники ОАО Томь-Усинская ГРЭС на большинство вопросов дали отрицательный ответ. Это означает, что пора всерьёз задуматься о внедрении автоматизированной системы управления документооборотом. К выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.

Актуальным требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными структурными подразделениями администрации, а также с различными организациями.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для внедрения автоматизированной системы документооборота на ОАО Томь-Усинская ГРЭС. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде стандартов, инструкций, положений и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4) обеспечить необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Представленные ниже системы подходят для внедрения на ОАО Томь-Усинская ГРЭС силу своей ориентированности на российское делопроизводство и отвечают необходимым требованиям:

• «CompanyMedia», ИнтерТраст;

• «Landocs», Ланит;

• «Optima Workflow», Оптима;

• «БОСС-Кадровик», АйТи;

• «Дело», Электронные Офисные Системы;

• «Documentum», Документум Сервисиз;

• «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.

Все эти системы обладают почти всеми необходимыми

функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-Кадровик».

По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. БОСС-Кадровик — автоматизированная система, позволяющая оптимизировать процессы управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

Первая версия системы «БОСС-Кадровик» выпущена в 1993 году.

Система «БОСС-Кадровик» – успешно используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей.

В настоящее время система присутствует во всех регионах России, в более чем 4000 подразделений по стране. В системе обращаются данные по более чем 200000 сотрудников, из более 65000 агентов. Общее число пользователей системы до 400 включая сотрудников, рассчитывающих заработную плату. Система «БОСС-Кадровик» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

Программа система «БОСС-Кадровик» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации. Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике.

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «БОСС-Кадровик» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами.

Таблица 1 – сравнение традиционного и автоматизированного делопроизводства.

№ п/п	Традиционное делопроизводство		Автоматизированное делопроизводство
1	Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)		Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
2	Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров		Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
3	Ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения		Автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
4	Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям		Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети

№ п/п	Традиционное делопроизводство	Автоматизированное делопроизводство
5	Ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников	Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
6	Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
7	Ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках	Автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа
8	Почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров	Автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

Продолжение таблицы 1

На рисунке 1 приведена взаимосвязь всех модулей системы «Босс-кадровик».

Рисунок 1 – взаимосвязь всех модулей системы «Босс-кадровик».

Модуль "Штатное расписание"  Этот раздел системы предназначен для автоматизации деятельности сотрудников по ведению штатного расписания и позволяет:

- создавать и редактировать структуру предприятия;

- формировать штатное расписание;

- непрерывно вести редакции штатного расписания, их утверждение начальством, ввод в действие новых редакций;

- осуществлять контроль однозначного соответствия персонала, принятого на работу, позициям штатного расписания;

- формировать отчеты по вакансиям и/или превышению штатной численности (при желании заказчика реализуется функция автоматического запрета на превышение штатной численности при приеме на работу);

- проводить пропорциональное изменение окладов;

Модуль "Учет кадров"  Модуль предназначен для работы с персоналом предприятия, с различными приказами по кадрам. Позволяет вести справочную работу, а также предусматривает подготовку различных статистических данных. Поддерживает ведение документооборота (приказы по персоналу, прочие приказы, служебные записки, инструкции и т.п. отдела кадров и планово-экономического отдела) с функцией полного автоматического формирования текста по персоналиям как результата конкретного действия с данными по работнику. В состав документов по кадровому составу входят:

Документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты),  документы о различных выплатах помимо заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях), документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы и т.п.), прочие документы по кадровому составу.

Модуль "Расчет заработной платы"  Система учета труда и заработной платы по праву занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии. Она направлена на решение следующих задач:

- в установленные сроки производить расчеты с персоналом по оплате труда;

- своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчислений органам социального страхования;

- собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности.

«Босс-кадровик» - прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер.

В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбранной СУБД, предполагаемым количеством пользователей системы «Босс-кадровик», документооборотом организации.

Объем, занимаемый БД «Босс-кадровик» на жестком диске, вычисляется из расчета - 50 Мб начальный размер БД, плюс от 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов).

Усредненные характеристики сервера:

процессор Pentium IV и выше;

• оперативная память не менее 512 Мб;

• свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД – 50 Мб.

Клиентская часть системы «Босс-кадровик» работает под управлением Windows 2000, Windows XP. На рабочей станции должна быть установлена

клиентская часть соответствующей СУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).

Рекомендуемая конфигурация рабочего места:

• процессор Pentium II и выше;

• оперативная память не менее 128 Мб;

• свободное место на жестком диске от 200 Мб;

• Windows2000Professional.

Проект внедрения автоматизированной системы документооборота «Дело» представлен в.