4.2 Направления совершенствование кадрового делопроизводства

на ОАО Томь-Усинской ГРЭС

Очевидным решением существующих проблем является расширение штата сотрудников структурного подразделение отдела кадров, путем введения должности специалиста отдела кадров. Данная мера обусловлена тем, что всю работу с документами двух работников, выполняет один сотрудник отдела, который не справляется со своими должностными обязанностями ввиду большой загруженности. Все это позволит повысить эффективность работы на предприятии.

Еще одним немаловажным направлением совершенствования работы специалиста является его максимальное соответствие современным требованиям :

• профессиональная пригодность (образование, специализация, опыт работы, дополнительная подготовка);

• развитие специальных навыков (умение пользоваться оргтехникой, быстрая машинопись, знание делопроизводства, архивного дела);

• наличие организаторских способностей;

• наличие способностей к работе с информацией;

• обладание такими психологическими качествами как способность работать в команде, стрессоустойчивость, находчивость;

• наличие интеллектуальных способностей (кругозор, память);

• в совершенстве владеть речью и письмом;

• содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

• осваивать новые компьютерные программы;

• уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и гражданами;

• проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.

Необходимо отметить, что данные требования, предъявляемые к специалисту отдела кадров, в целом соблюдены. Однако если обратить внимание на возрастной состав данного структурного подразделения (а это в основном женщины 45-50 лет), то становится ясно, что например освоение новых информационных технологий будет затруднено. И в работе специалиста приветствуются такие качества как энергичность, креативность, способность быстро реагировать и принимать решения в сложной ситуации. Поэтому в отделе кадров любой организации, независимо от форм собственности, должны работать молодые сотрудники.

Помимо всего этого, необходимо автоматизировать либо отдельные делопроизводственные операции, либо весь процесс документооборота. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятие.

В соответствии с требованиями ГСДОУ документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управле­ния. А на ОАО Томь-Усинской ГРЭС, этой деятельностью занимается такое структурное подразделение как отдел кадров, который существует в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляется руково­дителем службы и подчиняется непосредственно директору. На предприятие используется традиционная система делопроизводства. Эта система, основанная на децентрализованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, т к, все полномочия распределены по нижестоящим уровням управления обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

1. длительные процедуры передачи документов внутри организации;

2. возможность утери информации о местонахождении документов;

3. отсутствие эффективного контроля, как за работой отдельных работников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества;

4. высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов;

5. высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности начальников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов и неэффективности работы предприятия.

Очевидно, что решением данных проблем является  применение информационных технологий. Существует два возможных подхода:

1. повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства);

2. переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.

Необходимость автоматизации документооборота на ОАО Томь-Усинской ГРЭС, является сегодня очевидной для всех.

При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость.

Однако кардинальные, революционные подходы к документообороту ОАО Томь-Усинской ГРЭС весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении.

Поэтому предлагается два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота на ОАО Томь-Усинской ГРЭС:

• автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;

• электронный документооборот и делопроизводство.

Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы отдела кадров, исключив возможность дезорганизации ее деятельности [.

Обрабатываемые документы предприятия, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

В отделе кадров, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде.

Не вызывает сомнения необходимость перевода российских предприятий на электронный, безбумажный документооборот. Однако, для подобного перевода нужна серьезная подготовка. Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства. Кроме того, немаловажными направлениями совершенствования работы службы отдела кадров являются:

1. увеличение числа сотрудников отдела кадров, путем введения должности специалиста отдела кадров, Данная мера обусловлена тем, что всю работу с документами выполняет один сотрудник, который не справляется со своими должностными обязанностями ввиду большой загруженности;

Документы, создаваемые на предприятие ОАО Томь-Усинской ГРЭС, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word 98, 2000 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman, размером 12 - 14, через 1 - 2 интервала .В отдельных случаях, по заказу исполнителя или по согласованию с ним, размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно основного текста.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет размеры полей: левое - 25 мм, правое - 15 мм; верхнее, нижнее - 15 мм. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.

Документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отдел кадров, является структурным подразделением предприятия и выполняет функции службы документационного обеспечения управления.

Цели образования отдела кадров:

1. обеспечение четкой организации делопроизводства ОАО Томь-Усинская ГРЭС;

2. обеспечение своевременного контроля за исполнением документов всех уровней;

3) организационно-техническое обеспечение стабильной работы на предприятие.

В своей деятельности работники отдела кадров руководствуются действующим законодательством РФ, приказами и распоряжениями ОАО «Кузбассэнерго», Уставом Общества, положением о филиале, решениями, приказами и распоряжениями руководства филиала; нормативными документами Общества, а также настоящим Положением, коллективным договором, делопроизводством в кадровой службе; Справочником кадровика – сборник должностных инструкций, Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях от 11.03.92, № 2490-1 (с изменениями от 24.11.95, № 176-ФЗ, 01.05.00 № 99-ФЗ, от 30.12.01 № 196-ФЗ),

Законом об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.98г. № 125-ФЗ (с изменениями от 17.07.99, от 02.01.2000, от 11.02.2002г.), ГОСТ 12.0.004-90 ССБТ, организация обучения безопасности труда, основные положения, правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами защиты, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 18.12.1998г. №51; [2]

Структура и численность отдела определяются и утверждаются генеральным директором ОАО «Кузбассэнерго»

В целях реализации поставленных целей, отдел выполняет следующие функции:

1. планирование, контроль и координация деятельности отделов и подразделений филиала;

2. организация работы по разработке и обеспечению нормативными и методическими материалами цехов и отделов;

3) развитие отделов и подразделений филиала в соответствие с целями и стратегией Исполнительного аппарата;

4) внедрение и развитие «АСУ - кадры», автоматизация рабочих мест и совершенствование делопроизводства по кадрам;

5) обобщение и анализ отчетных сведений по результатам, достигнутым в процессе реализации программ и задач управления персоналом;

6) составляет проект номенклатуры дел;

7) оформляет, ведет учет и хранит законченные делопроизводством дела и документацию ОАО Томь-Усинская ГРЭС; подготавливает и сдает в архив в соответствии с действующими правилами;

В соответствии с утвержденным штатным расписанием в структуру отдела входят:

• начальник отдела кадров – 1 человек;

• специалист отдела кадров – 1 человек;

• инспектор отдела кадров – 1 человека;