65

4 Специальная часть

4.1 Анализ существующих проблем кадрового делопроизводства на ОАО Томь-Усинской ГРЭС………………………………………………………………………32

4.2 Направление совершенствования кадрового делопроизводства ОАО Томь-Усинской ГРЭС……………………………………………………………………..35

4.3 Требования к автоматизированной системе документирования для внедрения на ОАО Томь-Усинская ГРЭС……………………………………………………...42

4.4 Порядок приема и обработки входящих документов……………………….50

4.6 Порядок работы с исходящими документами…………………………………52

4.7 Порядок работы с внутренними документами……………………...…………53

4.8 Построение информационно-поисковой справочной системы……………….58

Заключение………………………………………………………………………….59

Список используемых источников……………………………...…………………..60

4 Специальная часть

4.1 Анализ существующих проблем кадрового делопроизводства на оао Томь-Усинской грэс

Качество и эффективность работы в отделе кадров на предприятии ОАО Томь-Усинской ГРЭС, во многом определяется умением сотрудников со знанием дела, выполнять свои обязанности, освободить руководителей от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. Специалист отдела относится к категории специалистов. На должность специалиста назначается лицо, имеющее высшее образование, без требований к стажу работы. Специалист отдела управлением персонала подчиняется начальнику отдела.

Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы на предприятие является правильная организация, специалист отдела управлением персонала. Необходимо рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителям в выполнении намеченных ими мероприятий.

Примерный перечень работ специалиста отдела кадров:

1. прийти на работу за 15 мин, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день;

2. подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;

3. заполнение унифицированных форм первичной учетной документации;

4. оформление приема на работу рабочих служащих;

5. запись в трудовую книжку;

6. оформление документации по личному составу;

7. оформление процедуры приема на работу, перевода и увольнения работников;

8. ведение, учет и хранение документов кадрового делопроизводства;

9. оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;

10. работа с посетителями, факсом, телефонные переговоры (в течение всего дня);

11. подшивка исполненных документов в дела;

12. выполнение работ на компьютере;

13. организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителей;

14. сбор и подготовка для подписи исполненных документов;

15. обработать и отправить исходящие документы адресатам;

16. наметить мероприятия на следующий день;

17. привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Из указанного выше перечня работ видно, что на специалиста отдела кадров возложено слишком много должностных функций, поэтому он не справляется со своей работой в срок, что приводит к неэффективной работе его руководителей.

Немаловажной проблемой структурного подразделения отдела кадров на предприятии является ежегодный рост документооборота. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных организацией за выбранный отрезок времени. Динамика роста объема документооборота за 2010-2012 гг. на предприятии отражена в таблице 1.

Во время прохождения производственной практики был произведен подсчет количества документов за август 2012 года, проходящих через отдел кадров:

• входящие – 150 шт;

• исходящие – 136 шт;

• приказы по основной деятельности – 79 шт;.

Таблица 1 – динамика роста объема документооборота за 2010-2012 гг. на ОАО Томь-Усинской ГРЭС.

.

Вид документа	Количество документов, шт.
	2010 г	2011 г	2012 г
Входящие	1983	2075	2345
Исходящие	854	935	1001
Распоряжение руководства, по структурным подразделениям	321	348	415
Приказы по основной деятельности	495	564	602
Всего	3653	3922	4363

Объем документооборота характеризует своего рода “производительность” труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

Основными причинами роста объема документооборота на предприятии можно назвать следующие:

• отсутствие профессионализма у работников отдела кадров;

• рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы);

• дублирование документов;

• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений.