8. Создание таблиц базы данных. Схема данных. Виды связей в таблицах.

В соответствии со структурой БД необходимо сформи­ровать в Access структуру каждой таблицы, входящей в БД, и внести в эти таблицы все данные. Для формирования структуры таблицы в окне БД необходимо выбрать вкладку таблицы и нажать кнопку Создать. В появившемся диало­говом окне НОВАЯ ТАБЛИЦА следует выбрать режим Конст­руктор и нажать кнопку ОК. На экране будет отображено окно таблицы в режиме Конструктор, в котором можно задавать имена полей, их типы данных и различные свойства полей. Имена полей следует вводить в столбец в текущую строку; при этом текущая строка помечается символом «тре­угольник» в столбце маркировки (серый столбец слева от столбца Имя поля). В столбце Тип поля необходимо ука­зать тип данных для каждого поля, а в столбце Описание можно внести дополнительные сведения о полях (заполне­ние столбца Описание необязательно). В нижней части ок­на на вкладке общие в зависимости от типа данных можно задавать определенные свойства для каждого поля. Если в создаваемой таблице требуется задать ключевое поле, то для этого следует выделить строку с выбранным полем и выполнить команду Правка–Ключевое поле или щелкнуть по кноп­ке Ключевое поле панели инструментов. Ключевое поле автоматически индексируется, что ускоряет поиск данных и сортировку в таблице. Это поле помечается в столбце мар­кировки символом «ключ».

После того, как структура таблицы базы данных сформирована, её необходимо сохранить, выбрав команду Файл–Сохранить. В диалоговом окне сохранение следует ввести имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК. После сохранения структуры таблицы следует перейти в Режим таблицы для заполнения ее требуемыми данными.

Если пользователь не сохранил таб­лицу заранее, то при переходе в Режим таблицы или при закрытии окна на вопрос "Сохранить эту таблицу сейчас?" следует ответить Да. Далее порядок сохранения такой же, как и после выполнения команды Файл–Сохранить.

Для перехода в Режим таблицы из режима Конструктор можно воспользоваться командой Вид–Режим таблицы или соответствующей кнопкой на панели инструментов. Для того чтобы перей­ти из Режима таблицы в режим Конструктор, используется команда Вид–Конструктор или кнопка Конструктор на панели инст­рументов.

Режим таблицы позволяет вводить данные непосредст­венно в таблицу. Для каждого поля, указанного в верхней ее строке, следует ввести соответствующее значе­ние. Каждая строка этой таблицы будет образовывать запись БД. При заполнении таблицы для перемещения от поля к полю могут использоваться клавиши <Enter> и <ТаЬ> или клавиши управления курсором. Для этих же целей можно воспользоваться кнопками перемещения по записям, распо­ложенным под таблицей. Они позволяют перемес­титься к первой, последней, следующей или предыдущей запи­си. Для перехода к записи с требуемым номером следует вне­сти этот номер в поле номера записи и нажать клавишу <Enter>. Данные вводятся в текущую запись, которая помеча­ется в столбце маркировки символом «треугольник». При вво­де данных в столбце маркировки будет отображаться символ «карандаш», указывающий на то, что данные еще не сохранены.

Установка связей между таблицами. Для того чтобы можно было манипулировать данными нескольких таблиц одно­временно, между созданными таблицами необходимо уста­новить связь по ключевому полю. Для связывания двух таблиц достаточно чтобы хотя бы одна имела ключевое поле. Эта таблица будет главной, другая – подчиненной. Связь, полученная для таких таблиц – один ко многим, что означает: каждой записи главной таблицы может ставиться в соответствие несколько записей подчиненной таблицы. Если связываются таблицы, каждая из которых имеет ключевое поле (одно и то же), то образуется взаимно однозначное соответствие между записями таблиц, а связь – один к одному. Создание связей выпол­няется с помощью команды Сервис–Схема данных. В по­явившемся окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ (впоследствии можно будет вызвать это окно командой Связи–Добавить таблицу) на вкладке таблицы следует выделить таблицу и нажать кнопку Добавить, затем аналогично добавить другие нужные таблицы и щелкнуть на кнопке Закрыть. Все добав­ленные таблицы будут отображены в окне СХЕМА ДАННЫХ. Для установки связей следует поместить указатель мыши на поле, по которому устанавливается связь и при нажатой левой кнопке мыши переместить его к соответствующему полю другой таблицы. На экране будет отображено диалоговое окно СВЯЗИ, в котором требуется установить флажок Обеспечение целостности данных и щелкнуть по кнопке ОК. После установки связи необ­ходимо закрыть окно СХЕМА ДАННЫХ, нажав кнопку закры­тия окна. В ответ на вопрос о необходимости сохранения схемы данных следует щелкнуть по кнопке Да.