7. Объекты базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули).

База данных, создаваемая с по­мощью СУБД Access, представляет собой файл с расши­рением .mdb, состоящий из набора объектов. Основными объектами Access являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, модули и макросы.

Таблица - это базовый объект MS Access. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). Все остальные объекты являются производными и создаются нами только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма, строго говоря, - необязательный элемент ИС (в принципе без нее можно обойтись), но она позволяет упростить операции просмотра и ввода данных. Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запрос - это производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц и проводим над ними различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т.е. поля, значение которых являются функциями значением других полей (возможно, из разных таблиц). Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставле­ния их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие опе­рации, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таб­лицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Начинающие пользователи не сразу понимают роль запросов, поскольку все те же операции можно делать и с таблицами. Да, действительно, это так, но есть соображе­ния удобства (в первую очередь быстродействия) и соображения безопасности.

Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Во-первых, снижается риск того, что неуме­лыми действиями они повредят данные в таблицах. Во-вторых, предоставив раз­ным пользователям разные запросы, можно эффективно разграничить их доступ к данным в строгом соответствии с кругом персональных обязанностей. Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т.е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком (например, можно просуммировать количество для записей с одним и там же кодом продукта). Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию (например, выбрать из таблицы заказы записи с заданным кодом клиента). В таких случаях применяется алгебра логики.

Отчет - это фактический тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить начальству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т.п.). Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (например, принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных доку­ментов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информа­ция о времени создания отчета и т. п.). Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями. Макрос - это набор специальных макрокоманд, а модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или VBA.

Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект (например, создать макет таблицы). СУБД Microsoft Access 2000 предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как:

• ручные (разработка объектов в режиме Конструктора, Конструкторы предлагают ряд ин­струментальных средств, с помощью которых пользователь может самостоятельно проектировать нужные ему объекты.);

• автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров, Мастера задают пользователю ряд вопросов, ответы на ко­торые позволяют сформировать готовый объект.);

Соотношения между этими средствами понятны: ручные средства наиболее тру­доемки, но обеспечивают максимальную гибкость; автоматизированные средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими. Для создания разных объектов целесообразно пользо­ваться разными средствами.

1. При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуется использовать руч­ные средства — работать в режиме Конструктора. Использование мастеров уско­ряет работу, но не способствует освоению понятий и методов.

2. При разработке учебных форм, отчетов и страниц доступа, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид. Дизайн этих объектов весьма трудоемок, поэтому его лучше поручить программе, а учащемуся сосредоточиться на содержательной части работы.

С каждым объектом мы работаем в отдельном окне, причем предусмотрено два вида работы:

• режим конструктора, - когда мы создаем или изменяем макет, структуру объекта (например, структуру таблицы);

• оперативный режим, - когда мы решаем в окне задачи ИС, т.е. просматриваем, изменяем, выбираем информацию.

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.