19. Программа «1с:Бухгалтерия»: правила работы с документами и журналами.

Для отражения любых хозяйственных событий, происходя­щих на предприятии, а также для управления расчетами и данными служат документы. Набор документов в программе совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации: платежное поручение, счет-фактура, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т. д. Все документы типовой конфигурации программы «1С: Бухгалтерия 7.7» настрое­ны на ведение учета в полном соответствии с принятыми в настоящее время нормативными актами по бухгалтерскому учету и сосредоточены в пункте меню Документы.

Состав документов, как правило, совпадает с реальным составом первичных документов, используемых на предприятии. Однако состав документов может отличаться в зависимости от вида предприятия, версии программы, настроек на конкретное предприятие, которые, в свою очередь, зависят от вида деятельности этого предприятия.

Можно сказать, что документы программы 1С:Бухгалтерия состоят нескольких составных частей. Каждый документ имеет экранное представление (экранную форму), предназначенное для заполнения необходимых реквизитов документа, печатную форму для вывода информации из документа на печать и алгоритм автоматического формирования проводок.

В программе 1С:Бухгалтерия документ является основной учетной единицей. Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

При помощи документов в программе 1С:Бухгалтерия отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события. Местом хранения документов являются журналы.

Над документами можно производить следующие действия: ввод нового документа, ввод документа на основании, редактирование документов, печать, сохранение, проведение, копирование, удаление.

Для хранения и просмотра информации об операциях, провод­ках и документах в программе «1С: Бухгалтерия» предусмотрены информа­ционные объекты, называемые журналами. Существует три основных типа журналов: журнал операций, журнал проводок и журнал документов. Журнал операций используется для записи информации о каждой операции, а также для просмотра списка всех операций. Каждая операция отображается одной строкой, содержащей информацию о дате, времени, номере, содержании и сумме операции. Журнал проводок позволяет просмотреть проводки всех операций в хронологическом порядке их ввода. Журнал документов дает возможность просмотреть список документов, разделенных по видам доку­ментов, или всех документов сразу.

Журнал содержит записи о документах, которые в него входят. Для откры­тия журнала необходимо в главном меню программы выбрать пункт Журналы и из предложенного списка журналов выбрать нужный. Для просмотра жур­нала используйте клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Ка­ждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сор­тируются по дате, а внутри даты — по времени ввода документа в журнал. В программе учитывается время ввода документа в цепочках документов. Например, если попытаться отгрузить товар, который был оприходован хоть минутой позже даты отгрузки, он будет не учтен в момент отгрузки.

Одним из самых важных параметров журнала является интервал видимости. Заголовок окна журнала содержит информацию о текущем интервале. Интервал можно изменить, выбрав пункт Интервал из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдано диалоговое окно Параметры журнала. В соответствующих полях этого окна необходимо указать началь­ную и конечную даты интервала видимости документов. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку ОК. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

Многим начинающим пользователям кажется, что удобнее вводить документ из меню Документы. Не надо забывать, что документ, выбранный в меню Документы, всегда пустой, невозможно увидеть ранее введенный документ в этом режиме. Кроме того, продолжить цепочку документов путем ввода на основании можно только в журнале, поэтому предпочтительнее вводить но­вый документ в режиме "Журналы". Чтобы ввести новый документ необходимо:

• выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Новый;

• из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку ОК;

• заполнить окно ввода документа;

• для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.

Иногда бывает удобно вводить документы путем копирования существую­щих, например при вводе нескольких документов от одного контрагента.

Скопировать документ можно несколькими способами:

□ выбрать в журнале документ, который необходимо скопировать;

□ выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Копировать.

В выданном на экран диалоговом окне необходимо исправить требуемые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.

Пометка на удаление

Документы из журнала сразу не удаляются. Программа вначале должна про­верить существующие ссылки на этот документ, поэтому документ можно только пометить на удаление. В случае необходимости его можно удалить в режиме "Удаление помеченных объектов". Пометить выбранный документ на удаление можно несколькими способами:

• выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Пометить на удаление;

• нажать кнопку Пометить или Удалить на панели инструментов окна журнала;

• нажать на клавиатуре клавишу <Del>;

• нажать правую клавишу мыши и выбрать в контекстном меню пункт пометить на удаление.

В выданном после этого диалоговом окне необходимо подтвердить пометку на удаление документа, нажав кнопку ОК.