17. Основные особенности и общие принципы работы с программой «1с: Бухгалтерия».

В настоящее время существует очень много разно­образных программных средств для автоматизации бухучета. Практически все они предлагают стандарт­ный набор инструментов для облегчения труда бухгал­тера и лучшей организации бухучета. Программы по­зволяют автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета:

• Банк, касса.

• Основные средства и нематериальные активы.

• Учет товарно-материальных ценностей.

• Валютный учет.

• Учет произведенной продукции и оказанных услуг.

• Расчеты с организациями.

• Расчеты с подотчетными лицами.

• Расчеты по заработной плате.

• Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Помимо этого, некоторые программы позволяют ве­сти складской учет в рамках бухгалтерии.

Кроме того, некоторые фирмы-разработчики про­граммного обеспечения пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число та­ких программ входит, например, комплексы «1С:Предприятие», «Галактика». Они обеспечивают автомати­зацию не только бухгалтерского учета, но и планово-экономической деятельности, торговли и других сфер деятельности.

Программа «1С:Бухгалтерия» является компонен­той ведения бухгалтерского учета в комплексе про­грамм «1С:Предприятие» и может работать совместно с другими его компонентами.

«1C: Бухгалтерия» — вероятно, самая распространен­ная программа автоматизации бухучета в странах СНГ.

Программа имеет современный внешний вид; раз­делы главного меню интуитивно понятны даже неопыт­ному пользователю; в отдельные группы скомпонова­ны справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник корректных прово­док, что уменьшает вероятность ошибки при коррес­понденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свои настройки, свои пункты меню и панели инстру­ментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухучета и права доступа к данным, хранящимся в си­стеме. Есть возможность уходя со своего рабочего мес­та заблокировать работу с программой; без вашего лич­ного пароля никто не сможет получить доступ к про­грамме и данным бухгалтерского учета.

Как и в более ранних версиях, для регистрации до­кументов, операций и проводок используются журна­лы, количество которых определяется настройкой про­граммы. В типовой настройке присутствуют журнал до­кументов, журнал операций и журнал проводок.

Проводки могут формироваться разными способами: пользователем вручную, с помощью типовых операций и первичных документов. Типовые операции могут быть разбиты на группы, связанные с одним участком бухгалтерского учета.

Первичные документы форми­руются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все документы этого раздела разбиты на группы по смысловому содержанию. Отдельно стоит сказать о так называемых регламентных документах. К ним относятся документы по начислению износа ОС и НМА, переоценке валюты и закрытию месяца, эти документы вводятся один раз в месяц.

Так как план счетов — основа ведения бухгалтер­ского учета на предприятии, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установлен­ный соответствующими нормативными документами. В зависимости от конкретной конфигурации програм­ма может иметь несколько планов счетов. Активным может быть только один из них. Данная возможность может быть полезна при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких предприятий. Это еще одна из особенностей «1С:Бухгалтерии».

В программе предусмотрено большое количество иерархических справочников аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т.д.). Для них определен специальный термин — субконто. Любому из счетов (субсчетов) можно поставить в соответствие любой справочник аналитического учета. Например, можно вести аналитический учет на 60 счете в разрезе контрагентов — поставщиков. К одному счету может быть прикреплено до пяти справочников субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет. Кроме того, программа позволяет вести многовалют­ный учет. Для этого предусмотрено ведение справоч­ника видов валют и их курсов.

Программа поставляется с большим набором форм стандартной бухгалтерской отчетности — главная кни­га, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т.п. В стандартную поставку входят регламентированные формы отчетности. Регламентированные отчеты — это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для представления в налоговые органы, а также отче­ты для внебюджетных фондов. Кроме того, в програм­му входит набор форм статистической отчетности. Фор­мы отчетности ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами и бес­платно передаются зарегистрированным пользовате­лям. Помимо этого программа позволяет создавать произвольные отчеты, отражающие особенности веде­ния учета на вашем предприятии. Произвольные от­четы могут настраиваться самим бухгалтером или про­граммистом.

После установки программы создается папка «1С:Предприятие». Запустить программу можно теми же способами, что и любую другую программу в Windows. Например, это можно сделать из меню Пуск: Пуск — Программы — 1C:Предприятие. Для большего удобства можно создать ярлык программы и поместить его на Рабочий стол.

После первого запуска программы программа предложит вам «Совет дня» — краткое напоминание о том, как сделать работу более быстрой и удобной.

Под заголовком окна расположено главное меню программы, а сразу под ним типовые панели инстру­ментов. Остановимся чуть подробнее на на­значении этих элементов программы.

Пункты меню Файл имеют стандартный характер для Windows-программ. С их помощью можно обра­щаться к файлам «1С:Бухгалтерии», создавать новые файлы и распечатывать документы. Кроме того, с по­мощью этого пункта можно завершить работу с про­граммой. Для этого необходимо выбрать Файл —> Вы­ход. Некоторые пункты меню Файл дублируются кноп­ками на панели инструментов.

О следующем пункте стоит сказать особо. Пункт меню Действия может иметь разное содержание. Да и сам он не всегда присутствует в главном меню. Дело в том, что этот пункт появляется только тогда, когда пользователь в программе совершает какие-то действия, которые и определяют его содержание. Если выбрать этот пункт, то открывается список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы. Некоторым пунктам меню соответствуют кнопки на панели инструментов.

В пункте меню Операции можно обращаться ко всем журналам и справочникам, плану счетов, спискам кор­ректных проводок и типовых операций. Кроме того, здесь содержится еще один очень важный режим — «Управление бухгалтерскими итогами». На панели инструментов также имеются соответствующие ему кнопки.

Доступ ко всем группам справочников объектов ана­литики (субконто) осуществляется с помощью пункта меню Справочники. Можно просматривать существу­ющие группы справочников, добавлять новые группы, добавлять или удалять субконто.

Меню Документы предназначено для формирования всех первичных и регламентных документов, имею­щихся в программе.

Меню Журналы обеспечивает доступ к общему жур­налу, журналам документов, проводок и операций, а также ко всем журналам-реестрам, формируемым про­граммой, например, реестру доверенностей. Здесь же находится режим «Обработка документов», предназ­наченный для групповой обработки хозяйственных операций или документов и формирования соответству­ющих реестров. Например, с помощью этого режима можно проводить пересмотр цен на товары.

Для получения разнообразных форм бухгалтерской отчетности предназначен пункт меню Отчеты. Он содер­жит бухгалтерские отчеты, как стандартные (шахматка, оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера и ведомости по конкретному счету и др.), так и регламен­тированные (отчеты в ГНИ, внебюджетные фонды, статотчетность). Еще здесь содержатся кассовая книга, книги покупок и продаж. Этому пункту меню соответ­ствует целая группа кнопок на панели инструментов.

В меню Сервис находятся пункты, которые облег­чат работу с программой: калькулятор, вызываемый из любого места программы, календарь, табло счетов (очень удобный инструмент для получения опера­тивной информации об оборотах и остатках на счетах). При любых изменениях в бухгалтерских итогах инфор­мация на табло сразу же меняется. Здесь же можно осу­ществить блокировку программы от несанкциониро­ванного доступа. В этом разделе находятся также не­которые другие пункты, без которых начинающий пользователь пока "может обойтись.

Последние два меню Окна и Помощь стандартные. Они есть практически у всех программ для Windows. С их помощью можно управлять окнами, которые от­крывает программа, получать контекстно-зависимые справки в любом режиме работы — электронный под­сказчик поможет вам, если вы вдруг забыли, как со­вершить то или иное действие, а воспользоваться ли­тературой нет времени или возможности.