Тема 1.3. Учет денежных средств и расчетов в организациях малого и среднего бизнеса

Рассматриваемые вопросы

Нормативная база. Документальное оформление, порядок ведения и отражения в учете кассовых операций. Учет денежных документов. Учет денежных средств, находящихся в аккредитивах, чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей). Учет денежных средств, находящихся на специальных счетах банка (депозитные вклады и др.). Учет переводов в пути. Организация работы кассы. Лимит наличных денежных средств.

Документирование кассовых операций. Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии. Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром. Прием и выдача наличных денежных средств в кассе. Ведение кассовой книги. Ведение книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций. Расчеты с применением контрольно-кассовых машин. Регистрация и контроль за соблюдением правил работы ККМ. Ревизия кассы.

Учет операций по расчетному счету и специальным счетам в банках. Расчетные отношения предприятий. Порядок открытия и оформления расчетного счета.

Расчеты платежными поручениями. Форма платежного поручения, требования к форме и порядку заполнения. Платежное требование. Инкассовое поручение. Объявление на взнос наличными. Чек на получение наличных денежных средств в банке.

Учет операций по расчетному счету. Раскрытие информации о денежных средствах в бухгалтерской отчетности.

Кассовая книга.

Организации для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. После того, как кассир подсчитал остаток кассы на конец рабочего дня, он выполняет соответствующие записи в кассовой книге, после чего сдает отчет по кассе (под расписку в кассовой книге), прикладывая к нему приходные и расходные кассовые ордера.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Лимиты.

Если в течение дня в кассу организации поступают наличные средства - в конце дня они должны быть сданы в банк или через отделения почты.

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий.

Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и ИП, между индивидуальными предпринимателями, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Юридические лица и ИП могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Под отчет.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

ПКО.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

РКО.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам, подписанным руководителем, главным бухгалтером предприятия.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

ПКО и РКО.

Подчистки, помарки или исправления в ПКО и РКО не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера и приложенные к ним документы, после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром и погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Расчетно-платежная ведомость:

Оплата труда производится кассиром по платежным ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера.

Кассир.

После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований порядка ведения кассовых операций.

Касса

Касса представляет собой специально оборудованное помещение. В кассу запрещается доступ лиц, не имеющих отношения к ее работе. Во время совершения операций с ценностями двери кассы должны быть заперты изнутри. Если в организации имеется касса, это значит, что в ней должна быть предусмотрена должность кассира. Денежные средства и другие ценности должны храниться в сейфе.

Ответственность за надлежащее оборудование помещения кассы, за сохранность денежных средств при их доставке в кассу несет руководитель организации.

Контрольно-кассовая техника

Организации и ИП обязаны применять контрольно-кассовую технику, при осуществлении наличных расчетов или расчетов с использованием платежных карт. При реализации товаров или услуг организация должна выдать кассовый чек. К применению разрешены кассовые аппараты, включенные в Государственный реестр (одобренные налоговыми органами), а перед вводом аппарата в эксплуатацию его надо зарегистрировать в налоговых органах. Для каждого кассового аппарата открывается Журнал кассира-операциониста. Кассовые аппараты генерируют так называемые X-отчеты и Z-отчеты.

X-отчет можно снимать произвольное количество раз за смену, он показывает движение денежных средств в кассе. Z-отчет - закрывает рабочую смену кассира-операциониста. Показания этого отчета нужно записать в журнал кассира-операциониста. Z-отчеты и журнал кассира-операциониста следует хранить в течение 5 лет. На основании Z-отчета и журнала кассира-операциониста заполняется отчет кассира-операциониста. Выручка, полученная с применением ККМ, сдается в кассу организации.

К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 "Касса организации"

50-2 "Операционная касса" - билетные кассы, кассы отделений связи

50-3 "Денежные документы" - почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты.

Ревизия кассы

Обязанность проведения ревизии кассы предприятия в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров. Ревизия проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Заполняется форма ИНВ-15 акта ревизии наличия денежных средств в кассе.

Расчетный счет организации - это обычный счет в банке, который используется для расчетов с поставщиками продукции, для погашения кредитов и займов, для налоговых платежей, для выплаты заработной платы. Организации обязаны хранить свободные денежные средства на расчетном счете. Расчетных счетов может быть открыто не ограниченное количество.

Организация, для открытия счета в банке, должна заключить с банком договор, предоставив банку следующие документы:

1. Заявление на открытие счета;

2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;

3. Учредительные документы заверенные нотариально;

4. Лицензии;

5. Карточку с образцами подписей и оттиска печати;

6. Документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке;

7. Копию кодов статистики;

8. Копия свидетельства ИНН;

9. Копию уведомления из ПФР и ТФОМС;

Организация обязана в течение 7 рабочих дней письменно сообщить в ИФНС, ПФР, ФСС об открытии или закрытии банковских счетов. Датой открытия (закрытия) счета необходимо считать с даты заключения договора с обслуживающим банком. Если этот срок нарушен, то фирме грозит штраф в размере 5000 руб.

Формы безналичных расчетов

1. Платежными поручениями ст. 863-866 ГК РФ;

2. По аккредитиву ст. 867-873;

3. Чеками ст.877-885;

4. Расчеты по инкассо ст. 874-876.

Платежное поручение - это распоряжение владельца счета перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Аккредитив - это соглашение, в силу которого банк, действуя по просьбе и на основании инструкций клиента, обязуется произвести платеж в пользу получателя средств на основании предоставленных документов.

Чек – это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

Расчеты по инкассо - это обязанность банка по поручению клиента осуществить действия по получению от плательщика платежа за счет клиента.

Учет расчетов по специальным счетам в банке ведется на счете 55_, на котором открываются следующие субсчета: 55-1 «Аккредитивы», 55-2 «Чековые книжки», 55-3 «Депозитные счета».

Учет денежных средств в аккредитивах.

Аккредитив - специальный банковский счет, на котором резервируются денежные средства для расчетов с поставщиками

Получить средства с аккредитива поставщик может только после предъявления в банк документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг.

Зачисление денежных средств в аккредитивы в бухучете отражаются по

Д55-1 К51,52,66 и др.

Списание средств с аккредитива производится по мере их использования по

Д60,76 К55-1.

Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются по

Д51,52 К55-1.

Учет денежных средств в чековых книжках.

Чек - это ценная бумага, содержащая распоряжение банку выдать определенную сумму предъявителю чека к оплате. Чек является бланком строгой отчетности и учитывается на забалансовом счете 006. Списание чеков с забалансового счета производится по мере их использования. В бухучете учете денежных средств в чековых книжках отражается в следующем порядке.

1) Депонирование средств при выдаче чековых книжек: Д55-2 К51,52,66 и др. Одновременно полученные чеки отражаются на забалансовом счете по Д006.

2) Суммы по полученным чековым книжкам списываются по мере оплаты банком - Д60,76 и др. К55-2

Одновременно стоимость израсходованных чеков списывается с забалансового счета К006

3) Неиспользованные чеки возвращаются в банк. Суммы по возвращенным банку чекам отражаются: Д51,52 К55-2

Одновременно стоимость возвращенных в банк чеков списывается с забалансового счета К006.

Учет денежных средств на депозитных счетах.

Для получения дополнительного дохода организация может поместить свои свободные денежные средства на депозитный счет в банке. В бухучете по депозитному счету отражаются следующие операции.

1) При перечислении средств на депозит с расчетного или валютного счета

Д55-З К51,52

2) При возврате средств с депозита на расчетный, валютный счет

Д51,52 К55-3

3) При начислении процентов по депозитному вкладу: Д76 К91-1

4) При фактическом получении процентов по депозиту: Д51,52 К76.

В тех случаях, когда имеется временной разрыв между моментом документально подтвержденного списания денежных средств и моментом их зачисления на соответствующие счета учета денежных средств, то для учета движения таких денежных средств применяется счет 57 «Переводы в пути».

Счет 57 используется в следующих случаях.

1. При сдаче наличных денежных средств из кассы организации, например, наличной выручки, для зачисления на счета кредитных учреждений через кассу банка, отделения Сбербанка, почтового отделения, через инкассатора банка, но еще не зачисленные.

Такие денежные средства отражаются в бухучете:

а) с момента передачи до момента зачисления на расчетный счет: Д57 К50

на основании квитанций кредитной организации, почтового отделения, копни сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам;

б) при получении банковской выписки о зачислении таких денежных средств на расчетный счет организации они отражаются в учете: Д51 К57.

Сальдо по счету 57 на конец отчетного периода показывает сумму денежных средств в пути, не зачисленных на этот момент по назначению.

2. При отражении в бухучете операций по купле - продаже иностранной валюты. При этом:

а) стоимость иностранной валюты, подлежащей продаже, как обязательной, так и добровольной, на основании банковской выписке с валютного счета отражается

Д57 К52 - по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции;

б) при зачислении выручки от продажи иностранной валюты на расчетный счет организации в учете делается запись: Д51 К57

в) курсовая разница, образовавшаяся на счете 57 за период между списанием валютных средств с валютного счета и зачислением их рублевого эквивалента на р\с списывается на прочие доходы и расходы: Д57 К91.1 или Д91-2 К57

г) при покупке иностранной валюты если дата покупки иностранной валюты и дата зачисления на валютный счет не совпадают, то в учете производятся записи:

• по курсу ЦБ РФ на день покупки: Д57 К51

• по курсу ЦБ РФ на день зачисления на валютный счет: Д52 К57

• на курсовые разницы: Д57 К91-1 или Д91-2 К57.