План лекції
1. Проведення ділових переговорів. Модель ділових переговорів.
2. Управління потоком відвідувачів, особливості прийому з особистих питань, техніка контактів з підлеглими.
3. Раціоналізація ведення телефонних розмов.
4. Основи взаємодії керівника і секретаря-референта.
Рекомендована література:
Основна: 1 – 9
Додаткова: 10, 11, 13, 15, 16, 17, 20, 21, 22, 23, 28, 30, 32, 34, 35, 37, 41, 43, 49, 50, 53, 54, 55.
Міні-лексикон: переговори, модель проведення ділових переговорів, передумови успішного проведення ділової зустрічі, управління потоком відвідувачів, техніка прийому відвідувачів, засоби попередження приймання незаявлених відвідувачів, принципи взаємодії керівника з підлеглими в процесі ділової бесіди, типи підлеглих, раціоналізація ведення телефонних розмов, взаємодія керівника і секретаря-референта, типи секретарської діяльності, завдання та функції секретаря.
1. Проведення ділових переговорів. Модель ділових переговорів.
Переговори – засіб, взаємозв’язок між людьми, призначений для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежності інтереси.
Рис. 7.1. Передумови успішного проведення ділової зустрічі
Рис. 7.2. Модель проведення ділових переговорів
Умови ефективності переговорів
1. Двосторонній інтерес до предмету переговорів
2. Достатня компетенція, необхідні знання у відношенні предмету переговорів
3. Достатня компетенція, необхідні знання у відношенні предмету переговорів
4. Врахування суб’єктивних та об’єктивних інтересів іншої сторони, готовність йти на компроміс
5. Довіра один до одного.
2. Управління потоком відвідувачів, особливості прийому з особистих питань, техніка контактів з підлеглими. Потоки відвідувачів
1. З власної ініціативи керівництва;
2. З ініціативи відвідувачів.
Рис. 7.3. техніка прийому відвідувачів
Рис. 7.4. Засоби попередження прийому незаявлених відвідувачів
Принципи взаємодії керівника з підлеглими в процесі ділової бесіди
1. Функції, обов’язки, права і відповідальність працівника точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах
2. Дотримання субординації. Передавання розпоряджень без відома керівника не допускається.
3. Ефективне розпорядництва. Визначення завдань, виконавців, строків, форм звітності, результатів, відповідальних
4. Цілі організації вище за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника
Типи підлеглих за характером сприйняття вказівок
1. Активні –
2. Пасивні –
3. Резистентні –
3. Раціоналізація ведення телефонних розмов.
Рис. 7.5. Модель раціонального ведення телефонних розмов
4. Основи взаємодії керівника і секретаря-референта. Типи секретарської діяльності.
1. Здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функції секретаря керівника.
2. Виконання функцій тільки секретаря керівника.
Завдання секретаря керівника
1. Всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від використання нетворчих, рутинних операцій.
2. Поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника.
3. Підвищення професійно-ділової кваліфікації і авторитету керівника і очолюваних ним організацій.
Рис. 7.6. Функції секретаря керівника