2. Розгляд документів. Раціональні технології листування. Контроль за станом документального забезпечення.
Рис. 6.8. Розподіл вхідних документів
Напрями попереднього розгляду документів
1. Розподіл документів між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;
2. Визначення конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями в діловодстві, практики, що склалася, та ін.;
3. Перешкоджання надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;
4. Визначення потреби у реєстрації документів.
Рис. 6.9. Вихідні документи
Переваги попереднього розгляду документів
1. Вивільнення керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги;
2. Скорочення документообігу;
3. Підвищення оперативності роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;
4. зменшення трудомісткості зменшення кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема;
5. Поліпшення якості управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;
6. Підвищення відповідальності виконавців за вирішення документів, що надходять;
7. Об’єктивізація оцінювання можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;
8. Підвищення технологічності обробки документів;
9. Проведення комплексного аналізу документації, що надходить, з метою її раціоналізації і скорочення.
Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління
Таблиця 6.1.
Об’єкт контролю |
Методи контролю |
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління |
Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції |
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства |
Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій |
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів |
Перевірка оформлення основних видів документів |
Оперативність документообігу |
Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апреті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів |
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів |
Перевірка картотеки |
Додержання виконавчої дисципліни |
Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини, що затримують виконання документів |
Наявність і використання номенклатури справ |
Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення |
Організація зберігання документів |
Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб |
Обсяг документообігу |
Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу. |
|
Закінчення таблиці 6.1. |
Об’єкт управління |
Методи контролю |
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян |
Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку реєстрації і зберігання цих документів |
Підготовка і передавання справ у відомчий архів |
Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів |
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, дідоводи та ін.) |
Наявність норм часу і перевірка їх виконання |
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу |
Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах |