3.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов

1. Учредительный договор – правовой акт, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, деятельности, реорганизации и ликвидации. В Гражданском кодексе (ст. 52, часть первая) определено, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Особенности заключения учредительных договоров определены законодательством (ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», «О некоммерческих организациях» и др.). Состав информации определяется структурой самого учредительного договора.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Местонахождение организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

11. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение учредителями договора.

13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Если необходимо, то учредительным договором утверждается и устав, который дополняет учредительный договор и закрепляет организационно-правовой статус организации. Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

2. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права учреждения, организации, предприятия. Под уставом понимается свод правил, установленных государством или организацией, регулирующих деятельность этих организаций или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности (Строевой устав, Дисциплинарный устав, Устав железных дорог, Устав ОАО и др.).

В настоящее время не существует нормативно-правового акта, который однозначно бы регламентировал порядок создания этого документа. В то же время устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части первой Гражданского кодекса РФ (ст. 52).

Структура устава должна быть представлена следующими разделами:

• общие положения;

• основные задачи;

• функции;

• права и обязанности;

• руководство или управление;

• взаимоотношения, связи;

• производственно-хозяйственная деятельность;

• имущество и средства;

• контроль, проверка, ревизия деятельности;

• реорганизация и ликвидация.

Уставы акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, некоммерческих, государственных и муниципальных унитарных предприятий разрабатываются в соответствии с федеральными законами. Состав информации в этих уставах неодинаков и зависит от организационно-правовой формы предприятия. Например, могут быть разделы, связанные с размером уставного капитала, порядком подготовки и проведения общего собрания акционеров, сведениями о филиалах и представительствах общества и др.

Государственная регистрация юридических лиц осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти на основании ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц». Сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также соответствующие документы включаются регистрирующим органом в государственный реестр. Закон определяет перечень документов, которые необходимо представить юридическим лицом при создании, реорганизации или ликвидации организации. Отметка о государственной регистрации созданной организации проставляется на титульном листе подлинника устава организации и заверяется печатью. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Нормативными актами установлены и примерные формы уставов организаций и предприятий различных организационно-пра­вовых форм.

3. Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы структурного подразделения. Положения имеют сводный кодификационный характер, подразделяются на типовые, примерные и индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, осуществляющих одинаковую деятельность, и служат основой для разработки индивидуальных положений.

Различаются следующие виды положений:

• положения о структурных подразделениях (отделе кадров, отделе менеджмента качества, службе ДОУ);

• положения о коллегиальных и совещательных органах (об ученом совете, о совете директоров), о временных органах (комиссиях, группах);

• положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (положение о бухучете и отчетности в РФ, положение о документах и документообороте в бухучете, о конфиденциальном делопроизводстве);

• положения о проведении различных смотров, конкурсов, олимпиад.

До 2005 г. существовали положения об организации, на их основе действовали высшие органы власти и управления (общие положения о министерствах, положение о Пенсионном фонде, положение о Федеральной архивной службе). В настоящее время деятельность исполнительных органов власти и управления определяется регламентами.

Положение о структурном подразделении имеет типовую структуру и включает разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Положение оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем подразделения, а после визирования соответствующими должностными лицами утверждается руководителем организации (приложение 13).

 Инструкция – организационно-правовой документ, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Так, постоянно издаются инструкции по заполнению, ведению бухгалтерских документов.

Инструкция имеет заголовок «Инструкция о порядке…»; в ней имеется раздел «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок использования и другие сведения общего характера. Инструкция является организационным документом длительного действия (до ее замены новой), и это определяет особенность текста инструкции. В ней нет указаний, их конкретных исполнителей, сроков исполнения.

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому требует четких формулировок с распорядительными словами: должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, запрещается. Текст излагается от третьего лица, или используется безличная форма (например, «руководители предприятий должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан» или «при написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел»).

Многие инструкции разрабатываются на базе типовых. Инструкция оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: название вида документа, гриф утверждения, заголовок, текст, дата, место издания, подпись (приложение 14).

Правом издания инструкции обладают министерства, комитеты, комиссии, администрации различных организаций, фирм, предприятий и учреждений. Инструкция подлежит утверждению: это может быть подпись руководителя или специальный распорядительный акт. Наибольшее распространение получило введение инструкции в действие изданием приказа. В нем дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции.

 Должностная инструкция – организационный документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности отдельных сотрудников.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, и предназначена для разграничения обязанностей и прав сотрудников, исключения дублирования в работе, установления взаимосвязей между должностями. Текст инструкции излагается от третьего лица.

Должностная инструкция включает следующие разделы:

1. Общие положения (наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется сотрудник; порядок назначения на должность и освобождение от нее; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется сотрудник; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые сотруднику в отношении специальных знаний.

2. Должностные обязанности. В максимальном объеме перечисляются обязанности (в последовательности от главных к второстепенным); виды (перечень) работ; характер выполняемых действий (руководит, выполняет, подготавливает, рассматривает, обеспечивает).

3. Права. Описание прав и полномочий, необходимых сотруднику для выполнения своих обязанностей и возложенных задач: право принимать решения по определенному кругу вопросов; запрашивать и получать необходимую информацию; визировать или подписывать документы; контролировать действия каких-либо сотрудников.

4. Ответственность. Определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности сотрудника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной и уголовной.

5. Взаимоотношения. В этом разделе указывается:

• от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник;

• кому, какую информацию и в какие сроки предоставляет;

• с кем согласовывают проекты подготавливаемых документов;

• с кем осуществляют совместную подготовку документов;

• с какими подразделениями, лицами, организациями возможны взаимосвязи и т. д.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция разрабатывается и подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Вводится в действие с момента утверждения.

Должностная инструкция используется при составлении трудовых договоров, поэтому она может быть его частью либо самостоятельным документом. Их введение должно быть одновременным, и в этом случае они будут являться основой нормативного регулирования деятельности структурного подразделения.

4. Регламенты. Данный термин имеет французское происхождение и определяется как «совокупность правил, регламентирующих порядок какой-либо деятельности». В различных отраслях права его трактовка может быть разной. Так, в конституционном праве под регламентом понимается «нормативный акт, устанавливающий порядок деятельности органа государственной власти или органа местного самоуправления».

С 2004 г. в России осуществлена административная реформа. Исполнительная власть федерального уровня приобрела трехзвенную структуру:

 Федеральные министерства осуществляют функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.

 Федеральные службы осуществляют функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности.

 Федеральные агентства осуществляют функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом и правоприменительные функции.

19.01.2005 постановлением Правительства РФ утвержден «Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (ФОИВ). Этот нормативный документ устанавливает не только правила и порядок взаимодействия министерств, служб, агентств при выполнении ими своей работы, но и общие правила деятельности ФОИВ по реализации ими своих полномочий. В связи с этим обязанностью органов власти становится разработка административных регламентов, которые сегодня представлены четырьмя видами:

1. регламент федерального органа исполнительной власти;

2. регламент исполнения государственных функций;

3. регламент предоставления государственных услуг;

4. должностные регламенты гражданских государственных служащих.

Регламенты ФОИВ разработаны на основе Типового регламента и утверждены руководителем органа власти и управления. Нормативно закреплена и структура этого вида регламента. Она включает в себя общие правила деятельности органа:

– планирования и организации работы,

– подготовки и оформления решений и поручений руководителя ФОИВ,

– исполнения поручений,

– взаимодействия подразделений ФОИВ, служб и агентств и др.

Особо прописан в Регламенте порядок работы с документами, с обращениями граждан и организаций, обеспечения доступа к информации о деятельности ФОИВ (приложение 15).

В остальных видах регламентов описывается последовательность действий по исполнению органами власти государственных функций и нормативные сроки осуществления таких действий.

Требования к должностным регламентам изложены в федеральном законе от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ст. 47).

В должностной регламент включаются следующие сведения:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, к его образованию, стажу гражданской службы;

• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;

• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативно-правовых актов или проектов управленческих и иных решений;

• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов уп­рав­ленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего с данным органом, другими гражданами и организациями;

• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа.

• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

К настоящему времени все органы государственной власти и органы местного самоуправления издали нормативные акты, в которых установлены формы типовых и примерных должностных регламентов. Например, в Пермском крае выпущены методические рекомендации по разработке должностных регламентов «Порядок подготовки и утверждения должностных регламентов в системе органов исполнительной власти Пермского края» от 15.12.2005. Во многих разделах и пунктах регламентов содержатся вопросы документирования и организации работы с документами (эти блоки информации были перенесены из типовой инструкции по делопроизводству ФОИВ).

Существуют регламенты, устанавливающие порядок деятельности коллегиального или совещательного органа (регламент деятельности Государственной думы, Совета Федерации). В таких регламентах определяется статус органа, порядок планирования работы, подготовки материалов для рассмотрения на заседании, рассмотрение материалов, ведение протоколов заседания, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

К организационным документам относятся такие виды кадровых документов, как структура, штатная численность и штатное расписание, регламентирующие состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Структура и штатная численность готовится отделом кадров по поручению руководителя организации, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя и утверждается руководителем организации.

Штатное расписание – это организационный документ, определяющий структуру, численность и должностной состав сотрудников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях с указанием разряда по единой тарифной сетке). Штатное расписание имеет унифицированную форму Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 (приложение 47).