7. Деловое письмо

7.1. Классификация и разновидности деловых и коммерческих писем.

7.2. Особенности составления и оформления отдельных видов и разновидностей деловых и коммерческих писем.

7.1. Классификация и разновидности деловых и коммерческих писем

Важнейшим каналом связи организации с внешним миром являются деловые письма. С их помощью ведутся преддоговорные переговоры; выясняются отношения между предприятиями; подготавливаются важные вопросы по организации встреч, конференций и других мероприятий; решаются важные вопросы экономико-правовой и производственной деятельности.

Несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации независимо от способа его передачи.

Деловое (служебное) письмо – информационно-справочный документ, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой с помощью средств почтовой связи. Деловое письмо – это почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением. Письмо должно составляться в том случае, если не удается решить вопрос другими способами или необходимо решить вопрос на официальном уровне.

Деловое письмо представляет собой официальную корреспонденцию различных типов. Чтобы лучше в них ориентироваться, необходимо обратиться к их классификации.

 По тематическому признаку всю корреспонденцию можно условно подразделить на а) деловую и б) коммерческую (классификация М. В. Колтуновой):

а) деловое письмо решает организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений. Деловое письмо это всегда официальное сообщение, а информация, которая в нем содержится, носит протокольный характер. В связи с этим письма регистрируются. Факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления;

б) коммерческое письмо составляется при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и имеет правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции, оказания услуг, а также материально-технического снабжения. Это письма-запросы, предложения-офер­та, письма-рек­ла­ма­ции и ответы на эти письма.

 По функциональному признаку деловые письма подразделяют на две группы:

а) письма, требующие ответа (просьбы, обращения, предложения, претензии, запросы). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной переписки;

б) письма, не требующие ответа (многие инициативные письма, письма-подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения), которые констатируют свершившийся факт и не требуют ответа. Не требует ответа сопроводительные письма, т. к. они выполняют функцию ярлыка или квитанции и прикладываются к отправляемым документам.

 По признаку адресата деловые письма можно подразделить на обычные и циркулярные. Циркулярные письма отправляются из одного источника по нескольким адресам, как правило, подчиненных организаций.

 По структурным признакам письма можно подразделить следующим образом:

а) регламентированные, т. е. стандартные, составляются по определенному образцу в плане содержания, формата бумаги и состава реквизитов. Такие письма решают типичные вопросы экономико-правовых и организационных ситуаций и имеют стандартные синтаксические конструкции;

б) нерегламентированные, т. е. нестандартные, представляют собой авторский текст в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

 По композиционным особенностям деловые письма подразделяются на а) одноаспектные, в которых рассматривается один вопрос или проблема, и б) многоаспектные, рассматривающие несколько вопросов, т. е. содержащие одновременно просьбу, напоминание и предложение.

 По форме отправления можно выделить:

а) традиционное почтовое отправление;

б) электронная деловая переписка;

в) факсовые отправления.

Электронная почта или телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, рекламации, предложения (оферта) и др.), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Услуги почтовой связи оказывают Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России» и Государственная фельдъегерская служба РФ. Коммерческие организации занимаются в основном экспресс-до­став­кой письменной корреспонденции.

Оказание услуг почтовой связи регулируется федеральным законом «О почтовой связи» (от 17.07.1999) и Правилами оказания услуг почтовой связи (от 15.04.2005).

Разнообразие форм деятельности неизбежно порождает многообразие деловых писем. Авторы учебника «Управление документами» (М.: ИНФРА-М, 2009) условно выделяют пять групп деловых писем, включающих 24 разновидности писем:

 письма, связанные с распространением информации (информационное письмо, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-уведомление, письмо-со­об­щение, письмо-предложение, рекламное письмо);

 письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказания услуг (письмо-просьба, письмо-заявка, гарантийное письмо, письмо-запрос, письмо-заказ);

 письма-ответы на полученные предложения и просьбы (письмо-со­гла­сие, письмо-отказ, письмо-подтверждение);

 письма претензионного характера (письмо-напоминание, письмо-тре­бо­ва­ние, претензионное (рекламационное письмо);

 письма, связанные с выражением внимания и участия (письмо-по­здрав­ле­ние, письмо-благодарность, письмо-соболезнование, письмо-извинение);

 рекомендательные и сопроводительные письма.