Тема 3. Автоматизація інформаційно-пошукових робіт за допомогою формування реляційних запитів
Т
ак
же как и в предыдущих случаях выбираем
вкладку «Запрос», жмем кнопу «Создать»
и выбираем «конструктор». В появившихся
окнах выбираем таблицы и далее необходимые
поля для показа из этих таблиц.
Запросы являются основным механизмом для работы с таблицами. С помощью запросов происходит обычно обмен данными в компьютерных сетях: компьютер-клиент посылает компьютеру-серверу запрос, а последний передает выбранную из своих баз информацию.
Вначале будет рассмотрен запрос на выборку.
Хотя Access выполняет запросы, записанные на специальном языке SQL, для их разработки обычно не требуется знания этого языка. Создание запроса ведется в Конструкторе запросов. Важно только правильно указать следующие параметры запроса:
из каких таблиц (в более общем случае – из каких таблиц каких баз данных) производится отбор;
какие поля следует включать в результат (можно не только выбирать поля из таблицы, но и создавать новые поля);
как их называть (запрос может установить новые имена для полей таблицы);
какие вычисления следует производить при отборе;
каковы условия отбора (аналогично фильтру);
как группировать данные (например, следует ли производить суммирование зарплат по районам или подсчет работников по должностям);
как сортировать результат (аналогично сортировке при использовании расширенного фильтра);
какие группы (районы или должности) включать в результат.
Результатом запроса на выборку является виртуальная таблица. Это таблица, видимая на экране, но не существующая в БД. Данные для нее берутся прямо в момент ее отображения. Возможен выбор данных из нескольких таблиц, в том числе и виртуальных, полученных в результате выполнения других запросов.
В некоторых случаях (если можно определить, из какой записи исходных таблиц взяты данные) возможно внесение изменений в таблицу запроса и последующая автоматическая корректировка исходных таблиц. Нельзя, например, внести изменения в исходную таблицу, если запрос выводил обобщенные данные по районам: может оказаться, что в районе живут несколько работников, а на каждый район формируется только одна строка. Неясно, в какую строчку исходной таблицы вносить изменения.
Кроме запросов на выборку, существуют запросы на изменение, удаление и добавление данных.
Запросы хранятся на листе БД Запросы. Их также можно открыть ( = выполнить), редактировать и создавать.
Перекрёстные запросы
Пусть имеется таблица базы данных об объеме продаж по месяцам с полями: ФИО (фамилия продавца), Месяц, Объем продаж. В эту таблицу заносятся данные о продажах. Они могут заносится ежедневно или еженедельно. Если требуется узнать текущие успехи каждого продавца, сравнить их, определить их динамику, то потребуется целый ряд запросов.
Для решения подобных задач данные следует представить в сгруппированном и преобразованном виде. Очень наглядна перекрестная таблица. Каждая строка этой таблицы соответствует продавцу. В первом столбце указаны фамилии продавцов, а остальные соответствуют месяцам. В клетках отображается, на какую сумму совершены продажи данного продавца в данном месяце.
Такая таблица имеет заранее неизвестное количество строк и столбцов. Поэтому, для того, чтобы создать такую таблицу, требуется запрос специального вида – перекрестный запрос.
Для его формирования в исходной таблице должно быть не менее трех полей. Различные значения одного поля (фамилии продавцов) дадут строки результирующей таблицы, значения другого (месяцы) – столбцы. Данные из третьего поля будут обрабатываться.
Следует также указать, как будет происходить обработка. Чаще всего это суммирование, но можно использовать количество значений, и среднее, и минимальное значение, и другие статистические показатели. Их список аналогичен списку возможных групповых операций, рассмотренных в предыдущей работе.
В перекрестную таблицу автоматически добавляется столбец итогов (общий объем продаж для каждого продавца).