Тема 2. Інформаційні таблиці - основа бази даних. Логічна організація реляційних бд (зв'язок між таблицями)

Для організації обробки даних реляційних БД необхідно щоб кожна таблиця містила одне або декілька полів однозначно ідентифікуючі кожен запис в таблиці – ключове поле таблиці. У реляційних БД КП може бути 3-х видів:

• Лічильник;

• Простий ключ;

• Складовий ключ.

Ключові поля лічильника – в це поле заноситься автоматично порядкове число при додаванні кожного чергового запису в таблицю.

Простий ключ – якщо поле містить унікальні значення – коди або інвентарні номери, то це поле можна визначити як ключове.

Складовий ключ – у разі, коли неможливо гарантувати унікальність значення одного поля, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів.

Для організації зв'язків між таблицями вставляються однаково певні поля, і встановлюється відношення між записами, для яких вміст цих полів співпадає.

П

Код пост Наим Постав

108 ООО «Дружба»

120 ООО «Маяк»

- -

- -

Код тов Код пост Цена

51 108 20,50

83 108 110,40

51 120 22,00

риклад:

Постачальники Товари на замовлення

Підлегла

Основна

ТОВ «Дружба»

51 - 20,50 грн.

Код тов Наимен

51 Пшеница

83 Помидор

91 Картофель

83 - 110,40 грн.

ТОВ «Маяк»

51 - 22,00 грн.

Одне із зв'язаних полів це ключове поле – є унікальним ідентифікаційним для кожного запису таблиці, а ця таблиця є основною. Інше із зв'язаних полів називається зовнішнім ключем, а таблиця називається підлеглою – воно може мати значення, що повторюються.

Типи зв'язків (3 основних)

• Один – до – одного (1-1);

• Один до багатьох (1-);

• Багато до багатьох (-).

Ці назви відображають відношення – кількість записів в основній таблиці до кількості в підлеглій таблиці.

Відношення один до одного створюються у разі, коли обидва поля є первинними ключами і мають унікальні значення.

Один запис однієї таблиці зв'язується тільки з одним записом іншої таблиці

Один до багатьох, коли один ключ унікальний, а інший зовнішній не унікальний. Один запис основної таблиці взаємозв'язана з декількома іншими записами підлеглої таблиці.

Багато до багатьох - багато записів відповідають багатьом. Це є відносинами двох зв'язків один до багатьох через третю таблицю, ключ якої складається з двох ключів початкової таблиці.

У реальних СУБД організація зв'язків реалізується за допомогою створення схеми даних. Вона є не тільки графічним чином БД, але і використовується Access при роботі з БД оскільки в ній визначені і записані зв'язки між таблицями. При необхідності можна змінити параметри об'єднання.

• Об'єднання всіх записів з 1 таблиці і записів з 2 таблиці у яких зв'язані поля співпадають.

• О б'єднання всіх записів з 2 таблиці і записів з 1 таблиці у яких зв'язані поля співпадають.

Создание Базы данных

Д ля создания информационной БД Access, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать пункт меню /Пуск/Создать документ Офис

2. В представленном диалоговом окне выбрать пункт: Новая База Данных

Создание таблиц

1. С помощью конструктора. Необходимо в разделе «Таблицы» структуры БД, нажать кнопку «Создать» и в дополнительном окне выбрать необходимый пункт «Конструктор».

2. Д алее необходимо в конструкторе указать «Имя поля» таблицы,

«Тип данных» поля, по желанию «Примечание» и при достаточной

подготовке можно использовать расширенные настройки полей, такие как: Символьный размер поля, кодировка, формат и многое прочее, представлены в нижней части окна конструктора.

• «Имя поля» таблицы - это просто название столбца, несет в себе информационный характер для пользователя

• «Тип данных» - требует серьезного подхода к своему выбору, так как он определяет тип информации вносимой в поля таблицы. В зависимости от типа данных, БД будет позволять или не позволять вам производить различные операции. К примеру: получение суммы остатков по складам, возможно только если поле «Остатки» будет числового типа данных

• «Примечание» - носит также информационный характер, но в отличие от «Имени поля», примечание сможете видеть только Вы, в режиме конструктора.

• «Ключевое поле» - используют для создания связей между таблицами. Все значения этого поля должны быть уникальными. Связь по КП используют для создания запросов, отчетов и тд.

3. Для упрощения ввода повторяющихся данных используем в «Типе данных», пункт «Мастер подстановок»

Е ще один «Метод подстановки» получает данные из другой таблицы. К «списку» создается связь на поле другой таблицы и оттуда берутся необходимые данные.

4. Для ввода данных в созданную таблицу, открываем ее двойным щелчком и вносим необходимую информацию

Создание формы

1. Д ля создания необходимо перейти на вкладку «формы» нажать кнопку «создать» и используя «мастер форм» выбрать необходимые поля, структуру отображения, цветовую гамму. Получится рабочий макет

2. Д алее используя «Конструктор форм» добавим кнопки навигации для просмотра содержимого таблиц, кнопку выхода из формы, кнопки для показа запроса и переноса отчета в выбранный формат.

Д ля этого выбрав на панели объектов «Кнопку» размещаем ее на форме и задаем необходимые действия которые будут выполняться по ее нажатию.

В результате получится полноценное «диалоговое окно» для работы с созданными таблицами, формами и запросами.

Кнопки «Остатки, товар» открывают наши таблицы. Кнопка «Ввод товара» открывает вторую форму для просмотра и редактирования записей в таблице товар.

Кнопка «Остатки по складам» открывает сводную таблицу (запрос) которая содержит данные из обеих таблиц и вычисляемое поле «Остатки по складам».

Так же созданы кнопки перехода по записям, открытия отчета, и кнопка закрытия формы.