М ІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ ПРОФЕСІЙНО-ПЕДАГОГІЧНИЙ КОЛЕДЖ

ІМЕНІ АНТОНА МАКАРЕНКА

ІНСТРУКЦІЯ

З ПРЕДМЕТУ «МАШИНОПИС»

Тема: «Вимоги до текстів документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів»

для підготовки робітничої професії

4112 «Оператор комп’ютерного набору»

4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)»

Київ 2013

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ ПРОФЕСІЙНО-ПЕДАГОГІЧНИЙ КОЛЕДЖ

ІМЕНІ АНТОНА МАКАРЕНКА

ІНСТРУКЦІЯ

З ПРЕДМЕТУ «МАШИНОПИС»

Тема: «Вимоги до текстів документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів»

для підготовки робітничої професії

4112 «Оператор комп’ютерного набору»

4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)»

Київ 2013

Розповсюдження і тиражування без офіційного дозволу Київського професійно-педагогічного коледжу імені Антона Макаренка заборонено.

Укладач: Ю.В. Щілка, майстер виробничого навчання.

Рецензент: О.М.Сергієнко, спеціаліст вищої категорії, викладач-методист.

Одним із головних чинників є належно оформлений документ. Він відіграє істотну роль у формуванні загальної культури вашого бізнесу в цілому. Однак особлива наука – складання власне тексту документа. Від його змісту й форми, стилю та лексичного направлення, що мають відповідати як усталеним у світі нормам, так і специфічним для певної країни правилам, залежить, наскільки виявляється вдалою ваша спроба налагодити ділові стосунки з представниками інших фірм та успішним результат подальшої співпраці з ними. Отже, у центрі уваги – текст службового документа та правила його оформлення за допомогою друкувальних засобів.

Інструкція на тему «Вимоги до текстів документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів» являє собою

• примірний конспект з теми;

• контрольні питання;

• додаток;

• допоміжна література.

Методична розробка рекомендована для учнів робітничої професії «Оператор комп’ютерного набору» «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)» з метою підготовки висококваліфікованих фахівців, які добре мають володіють навичками виготовлення бланків.

Розглянуто і схвалено на засіданні

методичної комісії «Інформатики, комп’ютерних та інформаційних технологій»

Протокол №_____ від «____» _______________ 20____р.

Голова методичної комісії _____________о.М.Сергієнко

Вимоги до текстів документів

В організаціях тексти службових документів складають державною (українською) мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві організацій дозволяється складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що їх направляють до органів державної влади України, треба складати виключно українською мовою.

Текст документа має містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети таблиці або поєднання цих форм (Додаток 1 ).

Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу тексту використовують при складанні розпорядчих документів і листів. Суцільний складний текст, як правило, має дві частини. У першій зазначають підставу, обгрунтування або мету складання документа, у другій – висновки, розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте текст може містити лише одну результативну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист -прохання без пояснення.

Анкета – це форма викладу тексту документа, в якому один об'єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти здебільшого використовують при складанні кадрових документів. Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а змінною – їх характеристики. Назви ознак об'єкта, що характеризується, мають бути іменниками у називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, освіта, стаж, сімейний стан тощо) або словосполученнями з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте кваліфікацію, володієте мовами, були... перебували... тощо). Характеристики об'єкта, виражені словесно, мають узгоджуватися з назвами ознак.

Таблиця – форма подання тексту, що містить інформацію, яка характеризує кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовують при створенні організаційно-розпорядчих документів, таких, як штатний розпис, структура і штатна чисельність, а також планових, звітно-статистичних, фінансових та бухгалтерських документів.

Для складання текстів документів, у яких обумовлено типові ситуації (накази з особового складу, договори, гарантійні листи тощо), рекомендовано використовувати уніфіковані трафаретні форми, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної.

Текст службового документа може поділятися на розділи, підрозділи, та підпункти, які нумерують арабськими цифрами.

Наприклад:

1. Розділ

1.1. Підрозділ

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Підпункт

Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів друкують з великої літери, крім того, дозволяється написання всього заголовка великими літерами. Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не ставлять.

У службових документах допускається скорочення слів. При цьому слід керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, встановленими ДСТУ 3582-97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила».