3.2. Створення звітів

Звіти – це об'єкти MS Access, які використовуються для виводу на друк даних таблиць або динамічних наборів. При формуванні звітів надається можливість групування даних та виконання обчислень.

Звіт може містити декілька розділів, за допомогою яких виконується формування звіту:

Заголовок відображається на початку звіту;

Верхній колонтитул містить інформацію, яка відображається на початку кожної сторінки;

Заголовок групи містить інформацію, яка виводиться перед першим записом групи. Як правило, в області заголовка групи розміщають назви полів, зв'язаних таблиць чи запитів;

Область даних, використовується для відображення даних зв'язаних таблиць чи запитів;

Примітка групи містить інформацію, яка відображається після останнього запису групи. Як правило, в області примітки групи розміщають розрахункові поля для обчислення підсумкових результатів по записах групи;

Примітка звіту відображається в кінці звіту. Як правило, в області примітки звіту розміщають розрахункові поля для обчислення підсумкових результатів по всіх записах звіту;

Нижній колонтитул відображається внизу кожної сторінки.

Звіт можна створити за допомогою майстра звіту або у режимі конструктора звітів. Вікно конструктора звітів має таку саму структуру, як і вікно конструктора форм.

Для створення звіту у вікні бази даних переходимо на вкладку Отчеты, натискаємо кнопку Создать. У вікні Новый отчет обираємо необхідний режим для створення звіту, натискаємо кнопку Ok.

3.3. Питання для самоперевірки

1. Що розуміють під запитом до бази даних?

2. Яка конструкція простого запиту на мові SQL?

3. Яка конструкція запиту за умовою на мові SQL?

4. Яка конструкція підсумкового запиту на мові SQL?

5. Які види виведення результатів запиту забезпечує СУБД Access?

Лабораторна робота № 4 Тема: Проведення розрахунків у базі даних засобами субд Access.

Мета: Навчитися проводити розрахунки з використанням виразів та функцій SQL.

Завдання:

1. Створити на відповідних формах обчислювані поля для реалізації функцій перелічених у діловій моделі організації.

2. Сформувати у запиті розрахункове поле за допомогою "Построителя выражений".

3. Створити поля на формах для виведення сукупних значень числових атрибутів, на всій області визначення атрибутів, використовуючи агрегатні функції SQL – SUM( ), Count ( ), AVG ( ), MIN ( ), MAX ( ).

4.1. Теоретичні відомості та приклад створення бази даних у субд ms Access

4.1.1 Створення розрахункового поля на формі у режимі конструктора.

Для створення елемента управління "поле" у вікні конструктора натискаємо на панелі елементів кнопку і розміщуємо її на формі. Використовуючи кнопку викликаємо властивості поля, переходимо на вкладку Данные, для властивості поля Данные за допомогою Построителя выражений, що викликається кнопкою будуємо вираз.

Розглянемо процес створення форми з розрахунковим полем на прикладі форми "Дисципліна" для введення та редагування даних про дисципліни, що викладаються.

Створюємо форму "Дисципліна" в режимі майстра форм на основі полів таблиці "Дисципліна". Для подальшого редагування форми відкриваємо її у режимі конструктора.

Для створення розрахункового поля, що буде містити інформацію про кількість годин, необхідних для вивчення дисципліни, розміщуємо кнопку "поле" на формі та задаємо властивості поля (у графі Данные створюємо за допомогою Построителя выражений відповідний вираз, у графі Доступ забороняємо зміну значень поля).

Рис. 13. Вікно властивостей поля.

На рис. 14. представлена форма "Дисципліна", відкрита у режимі перегляду.

Рис. 14. Форма для введення та редагування даних "Дисципліна"