Технологии организации рабочего места
Приложение MS OutLook, входящее в состав пакета Microsoft Office, обеспечивает совмещение нескольких функций:
Управление электронными коммуникациями;
Обработка перечня заданий (работ);
Календаря;
Дневника;
Записной книжки;
Списка контактов;
Секретарские функции.
Рассмотрим некоторые функции MS OutLook.
Эффективная работа с почтой.
MS OutLook помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения электронной почты. Вид окон позволяет одновременно выводить на экран большое количество сведений. Автоматическая группировка сообщений помогает находить сообщения, в каком бы месте они не находились - можно даже одновременно перемещать или удалять все сообщения из группы!
Область переходов.
Это не просто список папок. В ней для удобства использования объединяются основные средства навигации и совместной работы MS OutLook. В окне почты отображается большое количество почтовых папок, кроме того, можно добавлять свои избранные папки в начало списка. В окне календаря можно просматривать общие календари других пользователей одновременно с собственным календарем. В окне контактов отображается список всех папок контактов, которые можно открыть, как сохраненных на компьютере, так и в сетевом расположении.
Каждый из восьми модулей MS OutLook предлагает интерфейс пользователя, помогающий быстро находить нужные элементы и отображать их удобным образом.
Область чтения.
Область чтения позволяет читать сообщения электронной почты без необходимости открывать отдельное окно для каждого сообщения.
Несколько календарей.
В окне календаря MS OutLook можно вывести рядом несколько календарей. Одновременно отображаются локальные календари, календари общих папок, календари других пользователей и списки событий групп Microsoft Windows® SharePoint™ Services. Для удобства в календарях используются различные цвета.
Правила и оповещения.
MS OutLook будет предупреждать вас о поступлении новых сообщений электронной почты в папку Входящие с помощью небольшого оповещения на рабочем столе даже во время работы с другой программой. Вы можете быстро создать правила хранения сообщений на основе любого полученного сообщения; для этого достаточно выбрать сообщение и нажать кнопку Создать правило.
Собрания MS OutLook — планируемые в календаре действия, которыми предусматривается приглашение других людей или резервирование ресурсов. Вовлекаемые в действие люди имеют следующие отличительные признаки и роли:
Организатор собрания. Пользователь, который создает и настраивает собрание, становится организатором собрания. Организатор — единственное лицо, которое может изменить сведения о собрании после его создания. Также следует помнить, что нового организатора для существующего собрания назначить нельзя. Если уж вы — организатор данного собрания, то навсегда.
Участник. Лицо, приглашенное на собрание, рассматривается как его участник. Существует две категории участников: обязательные и необязательные. Лицо, добавленное к списку участников, всегда будет считаться участником собрания. Даже если участник отклоняет собрание, он продолжает рассматриваться в качестве участника.
Место/ресурс. Место проведения собрания иногда называют ресурсом. Как будет указано место (или ресурс) для собрания — зависит от особенностей политик в данной организации. Более подробно об этом говорится в разделе «Место. Место... Место!» далее в этом курсе.
Применение MS OutLook для планирования и контроля собрания помогает значительно повысить эффективность этого процесса, так как MS OutLook отслеживает информацию собрания, используя папки Входящие и Календарь. При изменении данных собрания они могут быть обновлены для всех участников сразу одним нажатием кнопки.
Организатор собрания намечает собрание и рассылает всем участникам особые сообщения, которые называются приглашением на собрание. Эти приглашения направляются в папки Входящие всех участников собрания.
Когда приглашение появляется в папке Входящие участника, MS OutLook распознает его как элемент, относящийся к календарю, и помещает в календарь как предварительный, или условный, элемент, где он будет находиться, пока участник не ответит на приглашение.
Участники читают приглашение и отвечают на него. Ответ на приглашение, подобный приглашению на собрание, отправляется обратно в папку Входящие организатора собрания — и так же, как это происходит с приглашениями, MS OutLook распознает каждый ответ как особый элемент. Собрание обновляется в календаре организатора с использованием информации о том, кто принял приглашение на собрание.
Отменить собрание может только его организатор.
