Тема 6. Коммуникации менеджмента

6.1. Информационное обеспечение менеджмента

6.2. Процесс коммуникации в организации

6.3. Коммуникационные стили

6.4. Совершенствование коммуникаций

6.1. Информационное обеспечение менеджмента

Информация - это факты, оценки, прогнозы и т.д.

Основные требования к качеству информации:

- комплексность информационной системы;

- своевременность;

- достоверность;

- достаточность;

- надежность;

- адресность;

- правовая корректность;

- многократность использования;

- высокая скорость отбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования;

- актуальность.

В практике менеджмента используется техника управления, представляющая собой взаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный для механизации и автоматизации информационных процессов в системе управления организацией с целью выработки рациональных решений. Выделяют:

1.Средства сбора и регистрации информации, которые осуществляют фиксацию первичной информации в месте ее возникновения на документальный или машинный носитель с одновременным получением машинного документа.

2.Средства передачи информации, которые осуществляют передачу информации от источника сообщения до получателя по каналам всех видов связи.

3.Средства ввода-вывода информации.

4.Средства накопления информации предназначены для хранения документальной информации или систематизированной закодированной информации на машинных носителях со стирающейся записью.

5.Средства обработки информации производят логические и арифметические операции над входной информацией по заранее составленным программам.

6.Средства отображения информации осуществляют представление алфавитно-цифровой и графической информации.

7.Средства размножения информации производят изготовление копий документов с возможным изменением их размеров.

6.2. Процесс коммуникации в организации.

Коммуникация - это передача информации от одного субъекта другому. Процесс коммуникации напрямую связан с эффективностью управления, так как качество обмена информацией может влиять на степень реализации целей.

Выделяют следующие виды:

1.Формальные (межуровневые). Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. Межуровневые коммуникации в организациях включают:

· коммуникации между отделами.

· коммуникации «руководитель - подчиненный».

· коммуникации между руководителем и рабочей группой.

2.Неформальные коммуникации (слухи):

· предстоящие сокращения работников;

· новые меры по наказаниям за опоздания;

· изменения в структуре организации;

· грядущие перемещения и повышения и т.п.

6.3. Коммуникационные стили.

Коммуникационный стиль - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить отношения по данному поводу с другими.

Типы коммуникационных стилей:

1. Открытие себя. Характеризуется высокой степенью открытости себя другим при низком уровне обратной связи. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себя, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение.

2. Реализация себя. Отличается максимальной открытостью, сопровождающейся максимальной обратной связью. Индивид каждый раз спонтанно регулирует раскрывающую его информацию, обеспечивая конструктивную и незащитную обратную связь.

3. Замыкание в себе. Одновременно низкий уровень открытости и низкий уровень обратной связи. Индивид в этом случае как бы самоизолируется, не давая другим познать себя.

4. Защита себя. Низкий уровень открытости, но высокий уровень обратной связи. Широко используется, чтобы лучше узнать и более правильно оценить других. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для окружающих, но любят их обсуждать. Постоянно высказываясь о других, они проводят защитную тактику в отношении себя.

5. Торговаться за себя. Умеренная открытость и обратная связь, обмениваемые друг на друга в процессе межличностной коммуникации.

Единственно желательного стиля не существует, однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, когда индивид «реализует себя» более желателен и используется в большем количестве ситуаций. В отношении использования других стилей - важно понимать проблемы эффективной обратной связи, уметь раскрыть себя и уметь слушать других.