2. Оформление документов оао «скбт»

2.1. Составление внешнеторгового контракта

1. Взаимодействие с иностранным заказчиком

Отдел ВЭС:

- ведет телефонные переговоры с участниками внешнеэкономической деятельности по вопросам поставки товаров;

- принимает заявки (запросы) факсом на изготовление и поставку продукции ОАО «СКБТ»;

- передает полученный запрос от фирмы – заказчика на рассмотрение заместителю финансового директора для получения соответствующей резолюции (визы);

- оформляет маршрутный лист по соответствующим отделам;

- отвечает факсом или электронной почтой иностранному заказчику о возможности / невозможности составления и подписания контракта и совершения внешнеторговых операций;

- при положительном решении вопроса – излагает условия поставки товаров, оплаты за изготовляемый товар, сообщает цену и стоимость изготовления продукции и др. и т.п.;

- получает подтверждение от заказчика о готовности к сотрудничеству и сообщает свои адресные данные и банковские реквизиты, необходимые для оформления сделки;

- принимает участие в решении спорных вопросов по оформлению внешнеторговых сделок.

2. Составление внешнеторгового контракта

Отдел ВЭС:

- составляет проект внешнеторгового контракта, учитывая условия будущей сделки по срокам изготовления, отгрузки, условиям поставки, оплаты (предоплаты) за изготовляемые изделия и т.д. и т.п., и согласует данный проект договора с юридической службой, отделом договоров, конструкторским отделом (по необходимости) и с руководство ОАО «СКБТ»;

- ведет телефонные переговоры и переписку (факсом) с иностранным заказчиком по условиям контракта;

- составляет оригинал контракта, передает его на рассмотрение и подписание руководству ОАО «СКБТ», затем осуществляет его отправку факсимильной связью иностранной фирме для подписания.

3. Составление распоряжения для выполнения контракта с иностранной фирмой – заказчиком

Отдел ВЭС:

- составляет распоряжения по ОАО «СКБТ» для выполнения контракта с иностранным заказчиком (готовится по образцу, учитывая условия контракта для изготовления требуемой продукции), в случае если заказ на производство продукции не был включен в месячный план предприятия по изготовлению товаров.

4. Счет на оплату за изготовляемую продукции

Отдел ВЭС:

- выставляет счет иностранной стороне на оплату изготовляемой продукции. Если отгрузка по всему заказу разовая, то фирма – заказчик производит 100 % предоплату всей суммы контракта, а если несколько отгрузок – то 100 % предоплату стоимости за каждую партию отгружаемых товаров;

- обращается со служебной записки в отдел договоров для выставления счета иностранной фирме – заказчику на оплату за изготовляемый товаров.

Отдел договоров:

- подает заявку (с визой начальника отдела ВЭС, либо лица его замещающего) в бухгалтерию для оформления счета на предоплату за товары, предназначенные для экспорта.

Бухгалтерия:

- выписывает счет на предоплату по заявке из отдела договоров. Счет на оплату за продукцию подписывается главным бухгалтером и генеральным директором, либо финансовым директором и заверяется печатью предприятия.

Отдел ВЭС:

- выписывает счет на оплату, в случае, если его составление происходит на иностранном языке;

- отправляет выставленный счет факсом фирме – заказчику для перечисления денежных средств на банковский счет ОАО «СКБТ»;

- получает от покупателя (факсом) копию платежного поручения о перечислении денежных средств за товар с отметкой уполномоченного банка.