6.1. Тема занятия
На этом занятии вы познакомитесь со структурой электронных таблиц Excel и научитесь выполнять следующие операции:
вводить данные;
копировать и перемещать листы Excel;
выделять ячейки таблицы;
форматировать текст;
настраивать ячейки;
форматировать числа;
добавлять строки и столбцы.
Электронные таблицы предназначены для ввода и обработки табличных данных. С помощью Excel можно выполнять сложные вычисления с большими массивами чисел, строить диаграммы и печатать финансовые отчеты.
6.2. Понятие электронной таблицы
Документ приложения Excel называется рабочей книгой (workbook) или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов (worksheet), которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.
Книга Excel
Давайте создадим пустую книгу Excel, введем в нее числа и формулы и поучимся манипулировать с ее листами.
1. Запустите Excel с помощью команды Пуск Программы Microsoft Excel (Start Programs Microsoft Excel). В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами.
Рис. 1. Лист Excel
2. Щелкните в ячейке А1 первого листа и введите текст Клиенты.
3. Нажмите клавишу Enter и введите в следующей ячейке B1 текст Январь.
4. Перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш со стрелками, клавиш Enter и Tab или с помощью мыши, сформируйте таблицу, показанную на рис. 1.
5. Щелкните на ячейке А9 и введите слово Итого.
6. Нажмите клавишу Tab и введите =СУММ(ВЗ:В7) (=SUM(B3:В7)). Эта формула автоматически подсчитывает сумму ячеек столбца Январь.
7. Снова нажмите клавишу Tab и введите формулу =СУММ(СЗ:С7) (=SUM(C3:С7)).
8. Добавьте подобные формулы во все ячейки строки 9, указывая в скобках букву текущего столбца. Теперь Excel автоматически суммирует числа в столбцах и выводит результат в строку 9, как показано на рис. 2.
Рис. 2. Таблица с формулами
9. Щелкните на ячейке D9. Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формулы в верхней части окна Excel. Попробуйте щелкнуть на любой ячейке верхних пяти строк таблицы и изменить находящееся в ней число. Excel автоматически скорректирует сумму столбца в строке Итого. Таким образом, вам теперь не нужно по несколько раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и назначать им более понятные имена.
Примечание
Если значение в ячейке с формулой не обновляется автоматически, выберите команду Сервис Параметры (Tools Options), раскройте вкладку Вычисления (Calculation) и выберите положение переключателя Автоматически (Automatic). Затем щелкните на кнопке ОК.
Примечание
Чтобы по умолчанию в книге появлялось другое количество листов, выберите команду Сервис Параметры, раскройте вкладку Общие (General) и измените величину в счетчике Листов в новой книге (Sheets In New Workbook).
10. Щелкните правой кнопкой мыши на корешке Лист1.
11. Выберите в контекстном меню команду Переименовать (Rename).
12. Введите новое имя Клиенты.
13. Дважды щелкните на корешке Лист2 и введите имя Расходы.
14. Щелкните на корешке Клиенты правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move Or Copy).
15. В открывшемся окне диалога (рис. 3) установите флажок Создавать копию (Create A Copy), чтобы выбранный лист копировался, а не перемещался.
Рис. 3. Копирование листа
16. В списке Перед листом (Before Sheet) щелкните на пункте Переместить в конец (Move To End), чтобы скопировать первый лист в конец книги.
17. Затем щелкните на кнопке ОК.
Примечание
Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу с одним листом, выберите в раскрывающемся списке В книгу (То Book) пункт Новая книга (New Book).
18. Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на корешке Расходы и выберите команду Добавить (Insert).
19. На вкладке Общие (General) открывшегося окна диалога Вставка (Insert) щелкните на значке Лист (Worksheet). Затем щелкните на кнопке ОК. В рабочей книге появится пятый лист.
20. Выберите команду Файл Сохранить (File Save).
21. В появившемся окне диалога сохранения документа щелкните на кнопке Мои документы(My Documents).
22. В поле Имя файла (File Name) введите название Электронная таблица. Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить созданную книгу Excel. Обратите внимание, что документы Excel имеют расширение xls.