Система информационно-аналитического обеспечения деятельности учреждения культуры

Основной целью системы информационно-аналитического обеспечения является поддержка управленческих решений посредством сбора и преобразования информации в форму, которая позволяет руководителю оценить состояние объекта деятельности, разрабатывать, принимать и организовывать выполнение определенных решений.

Информационное обеспечение как процесс можно рассматривать на нескольких уровнях:

• на физическом уровне: как процесс сбора, накопления, обработки, анализа и обновления информации;

• на коммуникационном уровне: как процесс передачи информации, начиная с выбора целевых аудиторий и средств коммуникации;

• на функциональном уровне: как процесс организации рутинной работы;

• на различных этапах принятия управленческих решений: как процесс поиска причин, вызывающих необходимость принятия решений, проектирования, анализа и развития возможных направлений деятельности (проектная деятельность), выбора определенного курса деятельности;

• на различных уровнях управления: как процесс разработки, реализации и контроля стратегии и тактики бизнеса.

Информационно-аналитическое обеспечение призвано обеспечивать пять основных функций:

- интеграционную (установление связей организации с потребителями).

- коммуникативную, нацеленную на обмен информацией и поддержание баз данных как с ограниченным, так и с массовым доступом.

- инструментальную, направленную на разработку методов и инструментария по поиску, регистрации, обработке, анализу, обобщению первичной информации;

- познавательную, осуществляющую отражение объективной реальности.

- организационно-технологическую, представляющую систему средств, определяющих порядок и правила действий по достижению конкретного результата (совершенствование управления, целенаправленное воздействие на общественное мнение через СМИ и т. п.).

Способы построения процесса эффективной коммуникации при разработке основных документов (регламенты, планы, программы, отчеты)

Коммуникации играют определяющую роль в деятельности организации. Для построения успешных коммуникаций руководителю следует:

1. иметь четкую картину структуры коммуникаций в организации,

2. знать факторы эффективной коммуникации и учитывать их при разработке основных документов (регламенты, планы, программы, отчеты).

Сложности:

1) Искажение сообщений

- трудности в межличностном общении;

- сознательное искажение (тенденция снабжать руководителей только положительной информацией);

- фильтрация –отделы передают информацию, касающуюся только их интересов;

2) Информационные перегрузки – информации слишком много и руководителю приходится отсеивать ее, выбирая наиболее важную. Также руководитель должен уметь находить оптимальное соотношение качества и количества информации.

3) Неудовлетворительная структура организации – наиболее эффективной структурой организации является структура «с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена».

Варианты совершенствования коммуникаций в организациях:

- управленческие действия – обсуждение стратегий и планов, проверку соблюдения графика работы, оценку завершенных заданий и т.д.;

- система обратной связи;

- система сбора и анализа информации;

- использование современных информационных технологий – проведение видеоконференций, электронная почта, сайт;

- проведение занятий для работников в виде игр и тренингов.