Тема 4. Роль современных информационных технологий в повышении эффективности коммуникационного процесса

Информационные технологии (ИТ) - технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации.

Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а так же определенные методы организации работы с информацией.

Основная задача ИТ — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Информационная система (ИС) - упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий. Проектирование и эксплуатация информационных систем обеспечиваются следующими средствами:

• программными (программы для компьютеров, различного назначения);

• техническими (аппаратные средства, вычислительной техники и связи, обеспечивающие размещение и обработку информационных ресурсов на персональных компьютерах, в локальной сети, в региональной сети, в сети международного информационного обмена);

• лингвистическими (словари, классификаторы, тезаурусы); правовыми (положения, уставы, должностные инструкции);

• организационными (инструкции, методики, схемы, описания и другая эксплуатационная документация);

• кадровыми (квалифицированными специалистами отдела информационных технологий, привлекаемые специалисты).

Виды коммуникаций в организации

Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.

Цели и функции коммуникаций в организации:

• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками;

• регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами.

Формирование эффективных коммуникаций в организации достигается несколькими способами.

1. Формулирование ясной, четкой, практически достижимой и определенной цели организации, последующая ее конкретизация на подцели, соответствующие для каждого подразделения.

2. Соответствующий организационной цели и детализированный план, который регламентирует основные виды работ и подразделений и их нормативы.

3. Грамотно выбранный тип организации (отсутствие повторяемых подразделений).

4. Эффективно налаженная система организационного контроля.

По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя организационные коммуникации подразделяются на две большие группы: внешнеорганизационные и внутриорганизационные (см. вопрос 3).

Коммуникативный поток внутри организации может перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении.

Внутриорганизационные коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации. Неформальные — это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов.

Организационные коммуникации классифицируются по форме общения — каналу, который бывает вербальным (речевые) и невербальным (неречевые).

К основным формам деловой коммуникации относятся дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловая переписка и др.

Телефонные разговоры, служебная переписка с использованием электронной почты, Интернета представляют собой средства деловой коммуникации.