Створення запитів
Запит являє собою похідну таблицю, в якій задана вимога на добір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на виконання визначених дій з даними. Запит дозволяє створити загальний набір записів з даних різних таблиць, який виступатиме джерелом даних для форми чи звіту.
Засобами запиту можна:
вибрати записи, які задовольняють умови відбору;
включити в таблицю відбору потрібні поля;
провести обчислення в кожному з одержаних записів;
згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або кількох полях і виконати над ними групові функції;
провести оновлення полів у вибраній підмножині записів;
створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;
вилучити вибрані підмножини записів з таблиці бази даних;
додати вибрану підмножину в іншу таблицю записів.
У Access запити поділяються на типи:
QBE-запити (запит за зразком) – параметри установлюються у вікні конструктора;
SQL-запити (SQL - структурована мова запитів) – при їх створенні використовуються оператори та функції мови SQL, яка дозволяє створювати складні запити у будь-якій кількості.
SQL-запити, у свою чергу, поділяються на такі види:
запит на вибірку – вибирає дані із взаємопов’язаних таблиць та інших запитів;
запити-дії – це запити на оновлення, додавання, вилучення записів;
параметричні запити – це варіанти базового запиту, які передбачають введення параметру;
перехресні запити дозволяють компактно відображати відібрані дані і об’єднувати однорідну інформацію.
Д
ля
створення запиту у вікні бази даних
слід відкрити вкладку Запрос
і натиснути кнопку Создание
запроса в режиме конструктора.
У вікні Добавление
таблицы
потрібно вибрати таблиці та запити і
натиснути кнопку Добавить.
Вийти з цього вікна можна кнопкою
Закрыть.
У результаті на екрані з’явиться вікно конструктора запиту, поділене на дві панелі.
В
ерхня
панель
має схему даних запиту, яка складається
з вибраних для цього запиту таблиць і
запитів з існуючими зв’язками між ними.
Нижня панель є бланком запису за зразком, який потрібно заповнити. Кожний стовпець бланка належить до одного поля, з яким треба працювати в записі.
У рядок Поле необхідно перетягти імена полів, які будуть використані в запиті. Перед цим поля виділяють. Для вилучення з поля бланка запиту треба виділити колонку, в якій воно знаходиться, і натиснути клавішу DEL або вибрати команду Правка / Удалить столбцы.
У рядку Сортировка можна вказати порядок виведення запитів на екран (по возрастанию, по убыванию).
У рядках Условие отбора: та или: можна вказати умовні або логічні вирази, які дозволяють відібрати для запиту тільки ті записи, які задовольняють задану умову.
Готовий запит виконується після виконання однієї з наступних дій:
клацання по кнопці Запуск на панелі інструментів Конструктор запросив;
вибору команди меню Запрос / Запуск
вибору команди меню Вид /Режим таблицы.
Якщо треба внести зміни в бланк запиту, треба скористатися командою Вид / Конструктор.
У багатьох випадках користувачу потрібно задати можливість вибору того, що він хоче знайти в таблицях бази даних. Для цього існує спеціальний вид запиту – запит з параметром, або параметричний запит. Він створюється на основі запиту на вибірку, при цьому в рядок Условие отбора, в те поле, по якому робиться відбір треба помістити команду Like [ ], а в квадратних дужках записати текст, звернений до користувача.
Підсумкові запити створюють на основі запиту на вибірку, але тепер у нього додають рядок Группировка. Для введення цього рядка слід натиснути кнопку Групповые операции Σ на панелі інструментів. У тих полях, по яких потрібно провести підсумкове обчислення, слід в рядку Группировка розкрити список і вибрати одну з декількох підсумкових функцій: сума, середнє, найбільше, найменше значення і т.п.
Запити з обчисленнями теж створюють на основі запиту на вибірку. Різниця лише в тому, що в одному із стовпчиків бланка запиту замість імені поля записують формулу. У формулу входять назва нового поля та поміщені в квадратні дужки імена полів, які беруть участь у розрахунку, а також знаки математичних операцій.
Запити на зміну (оновлення, вилучення, додавання, створення) створюють перетворенням із запиту на вибірку. В меню Запрос, яке доступне в режимі Конструктора, присутні команди для створення цих запитів. Задавати формулу для зміни слід починаючи з символу =. Для введення у формулу імен полів зручно використовувати Побудовник виразів.