Міністерство аграрної політики України

Лубенський фінансово-економічний коледж

Полтавської державної аграрної академії

МАТЕРІАЛИ ДЛЯ САМОСТІЙНОГО ВИВЧЕННЯ

З ДИСЦИПЛІНИ „ІНФОРМАТИКА І КОМП’ЮТЕРНА ТЕХНІКА” ДЛЯ СТУДЕНТІВ 2 КУРСУ

Тема 23. Субд Access

Спеціальності: 5.03050801 “Фінанси і кредит”

5.03050702 “Комерційна діяльність”

5.03050901 “Бухгалтерський облік”

5.03050401 “Економіка підприємства”

Розглянуто і схвалено на засіданні

циклової комісії бухгалтерсько-економічних дисциплін

Протокол № ___ від _____________________

Голова циклової комісії _________________В.І.Грабова

Питання для самостійної підготовки

1. Робота з формами.

2. Створення запитів.

3. Створення звітів.

Поняття та терміни, які необхідно знати:

Форма, запит на вибірку, запит на створення таблиці, звіт Питання для самоперевірки

1. Вкажіть основне призначення форм.

2. З якою метою створюються запити, звіти?

3. Які ви знаєте види запитів?

4. У яких режимах зручно створювати форми, запити, звіти?

5. Опишіть послідовність дій під час створення форми.

6. Опишіть послідовність дій під час створення запиту.

7. Опишіть послідовність дій під час створення звіту.

Робота з формами

Форми слугують частиною користувальницького інтерфейсу СУБД Access та використовуються для введення та перегляду даних. Форма являє собою електронний бланк, у якому є поля для введення даних. Для однієї таблиці можна створити декілька незалежних форм, кожна з яких, наприклад, буде доступна тільки певній категорії користувачів. Можна, навпаки, створити одну форму, що надає одночасний доступ до даних з різних таблиць.

Як і для інших об'єктів Access, існує декілька способів створення форм:

Автоформа – автоматичне створення форми з використанням од­ного зі стандартних шаблонів. Це найбільш простий і швидкий спосіб створення форми;

Мастер форм – створення форми за допомогою програми, яка у залежності від призначення форми пропонує на вибір стандартні шаблони та стилі оформлення;

Конструктор – створення форми на основі пустого бланка при до­помозі інструментальних засобів конструктора форм;

Мастер диаграмм – створення форми з діаграмою на основі обра­них полів таблиці;

Мастер сводных таблиц – створення зведеної таблиці Microsoft Excel на основі таблиць та запитів Access.

Для створення форми за допомогою майстра слід виконати такі дії:

1. У вікні бази даних активізувати вкладку Форми у списку Об'єкти.

2. Натиснути кнопку Створити на панелі інструментів вікна бази даних.

3. У діалоговому вікні Нова форма вибрати потрібного майстра. Опис майстра з'являється в лівій частині діалогового вікна.

4. Вибрати ім'я таблиці або іншого джерела записів, що містить дані, на яких повинна бути заснована форма. Якщо в списку обраний Майстер форм, то цей крок не обов'язковий — можна вказати джерело записів для форми при подальшій роботі майстра. Натиснути кнопку OK.

5. Якщо користувачем були обрані Майстер форм, Зведена діаграма або Зведена таблиця, то при створенні форми слід дотримуватися інструкцій, виведених у діалогових вікнах відповідного майстра. При виборі елементів Автоформа: у стовпець, Автоформа: стрічкова або Автоформа: таблична форма буде створена автоматично.

Так, зокрема майстер форм передбачає виконання таких кроків:

1. Вибір таблиць чи запитів і їх полів.

2. Вибір зовнішнього вигляду форми.

3. Задання стилю форми.

4. Задання імені форми та уточнення подальших дій (можна відкрити для перегляду або змінити в режимі конструктора).

Якщо була обрана одна з Автоформ (Автоформа: у стовпець, Автоформа: стрічкова або Автоформа: таблична форма), Microsoft Access застосує для нової форми автоформат, що використовувався останнім.

Режим конструктора форми призначений для створення і зміни форм.

У форму можна включити наступні розділи.

• Заголовок форми. З'являється у верхній частині екрана. Якщо форма виводиться на друкувальний пристрій, заголовок друкується у верхній частині першої сторінки.

• В ерхній колонтитул. З'являється під час виведення форми на друк. Друкується у верхній частині кожної сторінки.

• Область даних. Відображає дані.

• Нижній колонтитул сторінки. З'являється під час виведення форми на друк. Друкується в нижній частині кожної сторінки.

• Область приміток форми. З'являється в нижній частині екрана. Якщо форма виводиться на друкувальний пристрій, ця область друкується в нижній частині останньої сторінки.

Панель інструментів режиму конструктора містить кнопки, що допомагають прискорити оформлювальну роботу, удосконалити дизайн форми за своїм бажанням.

Форма може містити кнопки для виконання визначених дій з об’єктами бази даних. У такому випадку маємо кнопкову форму, причому кнопка може задавати виконання типових дій з певної категорії: переходи між записами, обробка записів, робота з формою, робота зі звітом, додаток, різне. Кнопку можна доповнити текстом-вказівкою чи малюнком.

Повний набір властивостей кнопки чи будь-якого іншого елемента форми можна переглянути з контекстного меню вибраного об’єкта.