Контрольные вопросы

1. Что называется отчетом? Приведите примеры отчетов базы данных.

2. Для чего нужна группировка в отчетах и запросах в базу?

3. Охарактеризуйте общую структуру и возможности формирования отчетов в Access.

4. Что представляет собой макет отчета?

5. Охарактеризуйте способы создания отчетов в Access.

6. Опишите порядок создания отчета в режиме автоотчета.

7. Опишите возможности и порядок создания отчета с помощью мастера.

8. Опишите общий порядок действий при направлении отчета на печать.

8.3.8 Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1. создать страницу главной кнопочной формы;

2. создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3. создать элементы главной кнопочной формы;

4. создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5. создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6. создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Лабораторная работа № 7

Тема «Создание главной кнопочной системы в ACCESS»

Задание 1. Создайте кнопочную систему для базы данных, созданной в лаб.работе № 6.

• Откройте вкладку Работа с базами данных и нажмите на кнопку Диспетчер кнопочных форм.

• Поскольку кнопочной формы еще нет, Access спросит, нужно ли ее создать.

• Щелкните ДА.

• В окне диспетчера кнопочных форм щелкните по кнопке Создать.

• В окне Создание напишите имя кнопочной формы Ввод новой информации.

• Щелкните ОК

Задание 2. Таким же способом создайте еще две страницы кнопочной формы: «Поиск информации» и «Печать».

Задание 3. Организуйте связь между кнопочной формой и таблицами, созданными ранее.

• Выделите строку Главная кнопочная форма и щелкните по кнопке Изменить

• В новом окне, которое называется Изменение страничной кнопочной формы, нужно щелкнуть по кнопке Создать.

• В окне Изменение элемента кнопочной формы три поля:

• верхнее поле «Текст» предназначено для записи названия элемента кнопочной формы. Напишите здесь «Учет технических средств обучения»

• среднее поле «Команда» - это поле со списком. Здесь ничего нельзя писать, можно только выбрать одно значение из числа предложенных. Откройте список и щелкните по строке «Открыть форму для изменения»

• название нижнего поля зависит от того, какую команду вы выбрали в среднем поле. В некоторых случаях это поле может исчезнуть с экрана.

• Откройте список и щелкните по строке «Учет технических средств обучения».

• Закройте окно щелчком по кнопке ОК.

• Еще раз щелкнем по кнопке Создать

• Повторите эти действия, чтобы создать еще три кнопки.

• Кнопка Поиск информации

• Кнопка Печать

• Кнопка Выход.

• Щелкните по кнопке Закрыть, чтобы вернуться в окно диспетчера кнопочных форм.

• Закройте диспетчер кнопочных форм.

• Вернитесь в основное окно Access, щелкните по кнопке Формы и дважды щелкните по строке Кнопочная форма.

• Если вы все сделали правильно, то после окончания работы по созданию главной кнопочной формы первая ее страница будет выглядеть так:

Первая кнопка открывает форму, с помощью которой можно просмотреть все записи в базе данных, вторая, третья и четвертая кнопки осуществляют переход к другим страницам кнопочной формы (мы их еще не создали), а последняя кнопка закрывает базу данных.

Задание 3. Создайте самостоятельно кнопки на странице Ввод новой информации.

• Работа с базами данных  Диспетчер кнопочных форм.

• Щелкните по строке Ввод новой информации и затем по кнопке Изменить. На этой странице будут находиться кнопки:

1. для открытия формы Учет технических средств обучения

2. для открытия формы Виды ТСО

3. для открытия формы Ответственный

4. Выход для возврата на первую страницу кнопочной формы.

• Создайте кнопки самостоятельно, пользуясь подсказками. То, что выделено курсивом в таблицах выбирается из списка.

• Кнопка для открытия формы «Учет технических средств обучения» в режиме добавления:

Имя поля	Текст
Текст	Учет технических средств обучения
Команда	Открыть форму для добавления
Форма	Учет технических средств обучения

• Кнопка для открытия формы «Виды ТСО»

Имя поля	Текст
Текст	Виды ТСО
Команда	Открыть форму для добавления
Форма	Виды ТСО

• Кнопка для открытия формы «Ответвленные»

Имя поля	Текст
Текст	Ответственный
Команда	Открыть форму для добавления
Форма	Ответственный

• Кнопка для возврата на главную кнопочную форму:

Имя поля	Текст
Текст	Главная кнопочная форма
Команда	Перейти к кнопочной форме
Форма	Главная кнопочная форма

• Щелкните по кнопке Закрыть, чтобы вернуться в окно диспетчера кнопочных форм

Задание 4. На странице Поиск информации расположите кнопки запросов, которые были созданы.

• Кнопка Запрос по видам

• Кнопка Запрос по учителям

• Кнопка Запрос по учебным кабинетам

• Если таких запросов нет, создайте их.

Имя поля	Текст
Текст	Поиск по видам ТСО
Команда	Открыть форму для изменения
Форма	Запрос по видам

• Кнопка Возврат на первую страницу

Имя поля	Текст
Текст	Главная кнопочная форма
Команда	Перейти к кнопочной форме
Форма	Главная кнопочная форма

• Щелкните по кнопке Закрыть.

Задание 5. Самостоятельно создайте кнопки на форме Печать, чтобы она выглядела так как на рисунке:

Задание 6. Чтобы главная кнопочная форма сразу появлялась при запуске этой базы данных нужно:

• Нажмите на кнопку Office

• Щелкните по строке Параметры Access

• В открывшемся окне выберите команду Текущая база данных

• Для команды Форма просмотра выберите Кнопочная форма

• Щелкните по кнопке ОК.

• Сохраните базу данных, закройте ее и снова откройте. Проверьте открывается ли кнопочная форма сразу, как только загружается база данных.