Лабораторная работа № 6

Тема «Отчеты в ACCESS»

Задание 1. Откройте базу данных, созданную в лаб.работе № 5.

Задание 2. Во вкладке Создание щелкните по кнопке «Мастер отчетов».

• Выберите таблицу или запрос для создания отчета

• Чтобы все данные из списка были напечатаны, нужно перенести все перечисленные поля в правую сторону. Для этого щелкните по кнопке >>.

• Нажмите Далее

• В запросе были использованы две таблицы, поэтому при создании отчета Access предлагает два способа организации информации на странице. Если щелкнуть по строке «Виды ТСО», то в отчете будет идти общий заголовок, например «Телевизор», а ниже будут перечислены марки телевизора и данные о них.

• Если щелкнуть по строке «Учет технических средств обучения», то слово «Телевизор» будет повторено в каждой строке отчета.

• Поскольку запрос – параметрический, то нет необходимости в повторении вида технического средства на каждой строке.

• Щелкните по строке «Виды ТСО».

• Нажмите на кнопку Далее.

• Access предлагает добавить уровни группировки информации. Так, если в школе имеется 5 телевизоров Philips, 3 телевизора Samsung и 2 телевизора Sony, то информацию на печатном листе лучше организовать так:

• Перекиньте с левого окна данные в нужном порядке в правое окно, нажимая на кнопку > .

• Щелкните по кнопке Далее.

• Нужно ли сортировать записи в отчете? Удобнее работать с текстовой информацией, расположенной в алфавитном порядке. Откроем список и щелкнем по строке «№ кабинета»

• Щелкните по кнопке Далее.

• Устанавливая переключатели в разное положение, вы можете выбрать один из предложенных вариантов расположения информации на листе.

• Если в отчете небольшое число столбцов, то используйте книжную ориентацию листа. Если же столбцов много или текст большой, то лучше «положить лист на бок», т.е. выбрать альбомную ориентацию листа.

• В нашем случае выберите книжную ориентацию бумажного листа. Нажмите Далее.

• Выберите стиль отчета.

• Выбрав подходящий щелкните Далее.

• Дайте имя вашему отчету. Access предлагает назвать отчет так же, как запрос, на основе которого он создан. Если вы не согласны с предложенным названием, то напишите новое имя поверх выделения.

• Щелкните Готово.

• Отчет строится на основе запроса – пока не выполнен запрос, отчет создать нельзя. Для выполнения запроса нужно указать, какие технические средства нас интересуют.

• Напишите в поле слово «Телевизор» и щелкните ОК.

Для создания отчета нужно: Щелкнуть по кнопке Мастер отчетов Отвечать на вопросы, которые задает мастер отчетов, переходя к следующему вопросу с помощью кнопки Далее. Завершите создание отчета щелчком по кнопке Готово.

Задание 3. Самостоятельно создайте отчет с помощью мастера на основе таблицы «Учет ТСО». При этом учтите, что для этого отчета потребуются записи и из таблицы «Виды ТСО» (Название), а из таблицы «Учет технических средств обучения» не берите строку «Виды ТСО». Чтобы отчет хорошо читался, выберите для него альбомную ориентацию листа.