4 Дәріс. Жоба қатысушылары. Жобаны жоспарлау кезеңдері

Жоба қатысушылары – құрылымның негізгі элементтері, себебі олар оның жүзеге асырылуын қамтамасыз етеді. Жоба типіне тәуелді оның жүзеге асырылуына бірден бірнешеге дейінгі ұйымдар қатыса алады. Олардың әрбір біреуінде мақсаттары, қатысу дәрежесі мен жауапкершіліктің шамасы бар.

Жобаның қатысушылары мыналар болып табылады: жобаның тапсырыс берушісі (инициатор), инвесторлар, жоба командасы мен функционалдық топтар, субкелісімдер, жобалаушылар, жабдықтаушылар, лицензорлар, үкімет мүшелері, соңғы өнім тұтынушы, өнім сатушылар, жер аймағының иесі, бәсекелестер.

Инициатор- жобаның басты ойының авторы болып табылатын жақ, жобаны жүзеге асыру бойынша оның алдын- ала негізделуі мен ұсыныстар.

Тапсырыс беруші – жобаны жүзеге асыруда мүдделі басты жақ және оның нәтижелеріне қол жеткізуге мүделі жақ. Тапсырыс беруші жобаның негізгі талаптары мен масштабтарын анықтайды, өз құралдары мен қатыстырылатын инвесторлар құралдары арқылы жобаның қаражаттануын қамтамасыз етеді, жобаның негізгі орындаушылар мен келісім құрады, осы келісімдер бойынша жауапкершілікке тартылады. Тапсырыс беруші қоғам мен заң алдында жоба үшін жауапкершілікке тартылады.

Инвестор(лар) – жобаға инвестициялар салатын жақ(тар), мысалы, несиелер арқылы инвесторлар мақсаты – жобаны жүзеге асырудан өз инвестицияларына пайданы максимизациялау. Егер инвестор мен тапсырыс беруші бір тұлға болып табылмайды, онда инвесторлар ретінде әдетте банктер , инвестициялық қатарлар мен басқа ұйымдар болады. Инвесторлар тапсырыс берушімен келісім құрады, келісімдердің орындалуын бақылайды және жобаның орындалу шамасы бойынша басқа жақтармен есептесуді орындайды. Инвесторлар жобаның толық құқықты әріптесі және барлық мүліктің иеленушісі болып табылады, ал оның өзі инвесторлар арқылы сатып алынады, ол тапсырыс берушімен немесе несиелік келісіммен келісімнің барлық құралдары төленгенге дейін жалғасады.

Жоба жетекшісі – тапсырыс беруші мен инвестор жобаны орындау бойынша жұмыстар жетекшілігі бойынша өкілетке бөлінетін заңды тұлға: жобаның барлық қатысушыларының жұмыстарын жоспарлау, бақылау және бақтау. Жоба жетекшісінің өкілеттілігі мен функцияларының құрамы тапсырыс берушімен жасалған келісіммен анықталады. Бірақ жоба жетекшісі мен командасы алдында әдетте орнатылған мерзімдер, бюджет және сапаны сақтай отырып, жобада анықталған мақсаттар мен нәтижелерге жеткенге дейін жобаның өмірлік циклы ішінде жұмыстарды бағыттау мен барлығын қамтитын жетекшілік міндеттері қойылады.

Жоба командасы – жоба жетекшісімен басқарылатын және жобаның бар болу периодында құрылатын арнайы ұйымдастырушылық құрылым (сурет 4). Жоба командасының міндеті – жобаның мағлұматтарына тиімді жеткенге дейін жобаны басқару функцияларының орындалуы.

Контрактор (басты контрактор) – тапсырыс берушімен қатынасқа түсетін және контракт бойынша жұмыстарды орындағанға жауап беретін, жоба жағы немесе қатысушысы – бұл бүкіл жоба немесе оның бөлігі болуы мүмкін. Контрактор мақсаты – максималды мүмкін пайданы алу. Басты контрак функцияларына берушімен контракт құру, жұмысының бағытталуын қамтамасыз ету, орындаушы жұмыстарын қабылдау және төлеу кіреді. Контракт ретінде жоба жетекшісі немесе жобаның басқа белсенді қатысушылары қызметті атқара алады.

Субконтрактор анағұрлым жоғары деңгейдің субконтракторы немесе контракторымен келісімдік контрактар құрады. Контрактқа сәйкес жұмыстар мен қызметтердің орындалуы ұшін жауап береді.

Жобалаушы – жоба ішінде контракт бойынша жобалық- барлаушы жұмыстарды орындайтын заңды тұлға.

Басты мердігер – заңды тұлға, оның ұсынысы тапсырыс берушімен қабылданды, контрактқа сәйкес жұмыстарды орындағаны үшін жауап береді, бөлек жұмыстар мен қызметтерді орындауға субподрядчиктермен келісім жасалады және таңдайды.

Жабдықтаушылар – нақты негізге жабдықтаудың барлық түрлерін орындайтын субконтрактор: материалдар, жабдықтар, көлік құралдары және т.б.

Лицензорлар – жер аймағына иеленудің, сауда жүргізуге, белгілі бір жұмыс түрлері мен қызметтерді орындау құқығына лицензия беретін ұйымдар және т.с.с.

Билік органдары – өз мүдделерін жоба қатысушыларынан салықтарды алу арқылы қанағаттандыратын, жобаны жүзеге асырумен байланысты әлеуметтік және басқа да қоғамдық және мемлекеттік талаптарды, экологиялық, әлеуметтік талаптарды қоятын және қолдайтын жақ.

Міндеттерді бағалау

Жұмыс көлемі бойынша тапсырма

Жоба жасалу кезеңдері

Жобаны басқарушы

Жобаның басты инженері

Жобалау бойынша жетекші

Құрылыс жетекшісі

МТО, сатып алу, жабдықтау жетекшісі

Келісімдердің әкімшілік жетекшсі

Тағы басқа төрағалар

Тапсырыс беруші төрағасы

Жоба

Келісімдер төрағасы

Жобалаушы төрағасы

Субподрядчик төрағасы

Генподрядчик төрағасы

Ақпараттық қызметтер жетекшісі

Әкімшілік көмекші

Команданың қатыстырылатын мүшелері

Тұрақты команда мүшелері

Бухгалтерлерлі-қаржылық қызмет жетекшісі

Пайдалану бойынша жұмыстар бағыттаушысы

Құралдарды үйлестіру. Бақылау БҰ объекттері нәтижелер (көлемдер) сапасы, құны, уақыт, ресурстар, т.б.

Инжиниринг Жоспарлау Жобаны өмірлік цикл ішінде реттеу коммуникация т.б.

Операцияларды жоспарлау Жұмыс аспектілерін бағыттау Контракттар жобасындағы өзгерістер

Сауда Контракттарды бақылау Орындау жетекшісі Контракт құру

Жоспарлау Дайындау мен қамтамасыз ету Сатып алуды бақылау Жабдықтауды бақылау Басқару бағыттау

Жалпы МТО Сатып алуды бақылау Сатып алулар Материалдар мен жабдықтауды бақылау

Жұмыс жүрісін бақылаудың барлық аспектілері Есеп беруді жоспарлау қуаттарынаң сапасы

Жоба құралдарын қаражаттық игеру Жобалық құн Қаржылық жоспар, есеп, бақылау

Жобаның ұйымдастырушылық құрылымы

Жобаның шеткі өнімін өндіруші – құрылған негізгі қорлардың пайдалануын жүзеге асыратын және шеткі өнімді өндіреді. Басты мақсаты-тұтынушыларға дайын өнімді сатқаннан пайда алу. Жобанын барлық фазаларына қатысады және жобанын негізгі қатысушыларымен әрекеттеседі. Оның рөлі мен функциялары жобаның шеткі нәтижелеріндегі жекеменшік үлесіне тәуелді. Көптеген жағдайларда жоба инвесторы мен тапсырыс берушісі болып табылады.

Шеткі өнімнің қажеттіліктері - шеткі өнімнің сатып алушылары мен пайдаланушылары болып табылатын, өндірілетін өнімге талаптарды анықтайтын және берілетін қызметтерге қойылатын талаптарды анықтайтын, оларға сұранысты қалыптастыратын заңды және физикалық тұлғалар. Тұтынушы құралдары арқасында жобаға кеткен шығындар қайтарылады және жобаның барлық қатысушыларының пайдасы қалыптасады.

Жобаны жоспарлау 3-суретте көрсетілген бірнеше кезеңнің ішінде орындалады.

Жоба декларациясында жобаның басы туралы, жоба менеджері кім болатындығы туралы және оың қандай өкілеттігі бар екені туралы айтылады. Жоба декларациялары бірнеше түрде болады, жай хабарламадан, жоба менеджерін тағайындау туралы, жұмыс жоспарына ұқсайтын бөлшекті өңделеген құжатқа дейін болады. Жоба декларациясына минимум түрде мыналар кіруі керек:

1.Жобаның аты мен мақсаты.

2.Жоба менеджерінің аты.

3.Жоба менеджерінің өкілеттігінің шектері.

4.Жоба мағынасын қысқаша мазмұндау.

Куратор декларацияға қол қойып және оны мүдделі тұлғалар арасында қарастыра отырып, менеджер өкілеттілігін бекітеді және оны электронды пошта бойынша таратады.

Жобаның барлық аспектілерінің қозғаушы мақсаты-шешілетін мәселе немесе бизнес-мақсат. Міндеттің қойылымы-қойылған мақсаттың немесе шешілетін мәселенің қысқаша қалпы.

Жоба сәттілігінің критерийлері оның мақсатымен бекітіледі. Мақсаттар тізімі жәй, бірақ маңызды сұраққа жауап береді: ”Жобаның сәтті аяқталғаның қалай білуге болады?”. Мақсаттар тізімі түсінбеушілікті болдырмауға және нақты күтімдерге бағытталуға көмектеседі.

Жалпы алғанда жоба мақсаттарын келесі түрде қалыптастыруға болады: оны уақытында, бюджет шегінде және толық көлемде орындау. Бірақ әр жобада мақсаттардың нақты берілуі өзіндікі болады.

Мақсаттар тізімін анықтаған соң, жоба үшін олардың әрбіреуі қаншалықты маңызды екендігін анықтаңыз. Егер сізге қаржы мәселелеріне байланысты кейбіреулерінен бас тартуға тура келсе немесе мерзімдер, ресурстарға байланысты бас тартуға тура келсе, онда тізім сізге қандай мақсаттарды қалдыруға керектігін және алу керектігін шешуге көмектеседі. Мақсаттар түрлі типті болады, сонымен бірге мақсаттардың түрлі типтерін жоба командасының түрлі бағыныңқы топтарымен атқарылады.

Мақсаттар нақты, өлшенетін немесе тексерілетін, қол жеткізе алатындай болуы керек.

Жоба миссиясы туралы арыз жоба командасының әр мүшесіне мақсатын жеткізу үшін және оларға бір бағытта қозғалуға көмектесу үшін керек. Жоба миссиясы қысқа, ақпаратты және айқын болу керек.

Көптеген мәселелерде бірнеше шешім бар, бірақ олардың кейбіреулері басқаларымен салыстырғанда анағұрлым көп қолданылады. Жоба командасы қойылған мақсаттармен түрлі шешім нұсқаларын салыстыру керек және ең жақсысын таңдау керек. Шешімді таңдаған соң, сіз оны жоспарға жоба стратегиясы ретінде жазасыз.

Жобаның қорытынды стратегиясы бірнеше шартты қанағаттандыру керек. Әрине, алдымен, ол барлық басты және көптеген екінші дәрежелі мақсаттарға жетуді қамтамасыз етуге арналған, бірақ стратегияны бағалағанда басқа факторларды да ескеру керек.

Стратегияны орындау мүмкін бе? Орындалу мүмкіндігі –әдеттегі емес немесе бұрын байқалмаған маңызды критерий. Ірі жобаларда жиі түрде құралдар мен ресурстарды жұмсамас бұрын бұл тәсілдің орындалу қабілетін талдайды.

5 Дәріс. ЖОБАЛАРДЫ БАСҚАРУДЫҢ АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ЖҮЙЕЛЕРІ. ЖҰМЫСТАРДЫҢ ҚҰРЫЛЫМДЫҚ ДЕКОМПОЗИЦИЯСЫ

Қазіргі уақытта үлкен жобаны жоспарлау мен орындау жобасы жосапаралық басқарудың әдістемесі мен технологиясына ауысты және сәттілікке жобаны басқарудың қазіргі заманғы әдістер мен технологияларына иеленетіндер жетеді.

Жобаны тиімді жүзеге асырыу үшін мыналар қажет:

-тек жалпы жағдайда бірдей болатын жобаның мақсаттары сияқты болашақ жүйе мақсаттарының иерархиясын тұрғызу;

-болашақ жүйенің иелерінің, жетекшілері немесе жоба басқарушылары мен орындаушыларының өзара түсінісу және бағыттаушылық күйі;

-жоба қатысушылары арасында ақпараттық және коммуникационды алмасудың жай, айқын және қанық жүйелерінің бар болуы;

- қаржылық, материалдық, интелектуалдық, физикалық және уақытша ресурстардың бар болуы;

- жоспарлаудың, мониторинг пен басқарудың тиімді жүйелерінің бар болуы.

Жобаны басқарудың автоматтандырылған жүйелері жобаны жүзеге асыру сапасын көрсетеді, соның ішінде ақпаратты енгізу мен өңдеуді жеделдету, ақпаратты көрнекті формада беру арқылы орындалады.

Жобаларды басқарудың автоматтандырылған жүйелері бастапқы деңгей жүйелеріне бөлінеді, «күнтізбелік жоспарлау мен бақылау» (КЖБЖ) жүйелері термині оларға қолданылады, және жобаларды басқарудың мамандық жүйелеріне (Project Management) бөлінеді. Project Management типі жүйелер жобаның жұмыстарының күнтізбелік жоспарын өндіру және желілік графигі үшін арналған, сонымен бірге жоба сатылары бойынша ұзақтығы мен шығындарын қосып отырады.

Бағдарламалық өнімді таңдағанда пайдаланушыға ең алдымен қандай міндеттерді шешу үшін жобаларды басқару жүйесін қажет болатынын түсіну керек, мүмкіндік жағынан және жоспарлау мен басқарудың жобалық формаларын қолдану мақсаттылығы жағынан жеке ұйымдастыру сипатын талдап шығу керек. Бұл кезде қандай іскерлік жобалар түрінде жобалануы мүмкіндігін, қаншалықты жобаны бөлшекті жоспарлау және бақылау керектігін айқын көрсету керек.

Түрлі КЖБЖ арасындағы принципиалды айырмашылықтар аз болады. Негізінен оларың барлығы ұқсас функциялар жиынына ие. Кесте 1-де КЖБЖ негізгі функциялар тізімі келтірілген.

Күнтізбелік жоспарлаудың «классикалық» жүйелері соңғы уақытта бағдарламалық өнімдермен толықтырылады, оларды кенесілерге мүмкіндік береді:

1) жобаларды басқарудың бөлек функцияларын қосуға немесе жақсартуға, мысалы әуелділіктердіталдау, орындаушылардың жұмыс уақытын есепке алу, шектеулі ресурстар кезінде кесте есебі;

2) жобаларды басқару жүйелерін корпоративті басқарушы жүйелерге интеграциялау;

3) әмбебап бағдарламалық қамтуды нақты заттық облыстағы жобаларды басқару спцификациясына баптау ( мысалы, құрылыс жобалары үшін сметалық жүйелер интеграциясы).

Күнтізбелік жоспарлау жүйесінің негізгі функциялары Кесте 1

	Құралдар	Функциялар
1	Жоба жұмысының кешенін жұмыстар арасындағы байланыстарды және олардың уақытша сипаттамаларын сипаттау құралдары	1.Жобаны жоспарлаудың ауқымды параметрлерін сипаттау. 2. Жұмыстар кешенінің логикалық құрылымын сипаттау. 3.Жобаның көп деңгейлік көрінісі. 4. Міндеттерді жоспарлаудың уақытша параметрлерін тағайындау. 5.Бөлек міндеттер мен тұтас жобаның күнтізбелерін қолдау.
2	Жоба бойынша ресурстар мен шығындары туралы ақпаратты қолдау құралдары және жобаның бөлек жұмыстарына шығындар мен ресурстарды тағайындау.	1. Орындаушылардың ұйымдастырушылық құрылымы. 2. Ресурстар, материалдар номенклатурасы мен шағын баптарының тізімдерін жүргізу. 3. Ресурстар күнтізбелерін қолдау. 4.Ресурстарды жұмыстарға тағайындау. 5.Шектеулі ресурстар кезінде күнтізбелік жоспарлау.
3	Жобаның орындалу жүрісін бақылау құралдары.	1.Деректер қорына жоба кестесінің жоспарлық параметрлерін бекіту. 2.Міндеттер күйлерінің нақты көрсеткіштерін енгізу. 3. Жұмыстың нақты көлемдерін енгізу және ресурстарды қолдану. 4. Жоспарлық және нақты көрсеткіштерді салыстыру және болашақ жұмыстар жүрісін болжау.
4	Жобаның құрылымын берудің графикалық құралдары, жоба бойынша түрлі есеп беруді құру құралдары	1.Гант диаграмасы (жиі түрде) электронды поштамен біріктірілген және түрлі қосымша ақпаратты бейнелеуді қамтамасыз ету. 2. PERT диаграмасы (желілік диаграма). 3.Жоспарлау мен бақылау үшін қажет есепберуді құру.

Жобаларды басқарудың анағұрлым кең таралған жүйелерін қарастырайық. Microsoft Project

Өндіруші Microsoft Corp. (США) (http:\\ www.microsoft.com/rus/office/project /)

Microsoft Project бүгінгі күнгі жобаларды басқарудың дүние жүзіне кең таралған жүйесі болып табылады. Көптеген батыс компанияларында MS Project қатарындағы қызметкерлер үшін де Microsoft Office-ке әдеттегі қосымша болды, ал олар оны күрделі емес кешендерін жоспарлау үшін қолданады.

Project үш модификацияра ие: Standard-жеке қолданыс үшін (функционал Project 2000 деңгейінде қалды), Professional- Project Server 2002 клиенті ретінде, жобаны талдау мен ресурстарды жоспарлау бойынша қосымша мүмкіндіктерді қамтамасыз етеді, Project Server 2002- жобаларды басқару үшін топтық (Project Standard 2002 бірге) және корпоративті (Project Professional 2002 бірге) шешімді ұйымдастыруға арналған платформа.

Open Plan

Welcome Corp. өндірушісі (США) (http://www.welcome.com/ )

Ресейдегі дестрибьютор ЛАНИТ (http://www.pjoject management.ru/)

Open plan –ірі бағдарламалар мен жобаларды жоспарлау мен бақылаудың толық орыс тіліне аударылған жүйесі. Жүйенің негізгі айырмашылықтары ресурсты және құндық жоспарлаудың қуатты құралдары, көп қолданушылық жұмысты тиімді ұйымдастыру және барлық кәсіпорын үшін ашық, масштабтайтын шешімдер құру мүмкіндігі. Open plan екі нұсқауда жабдықталады – Professional және Desktop – олардың әрбіреуі орындаушылардың, менеджерлер мен басқа жоба қатысушыларының түрлі талаптарына жауап береді.

Primavera

Өндірушісі Primavera Systems, Inc.( АҚШ http://www.pmsoft.ru/)

Ресей, ТМД елдері мен Балтиядағы дистрибьютер – ПМСОФТ (http://www.pmsoft.ru/)

Primavera Project Planner professional (P4)- P4 бағдарламалық өнімі PMI мен ISO стандарттарының талаптарына сәйкес жобаларды басқару процестерін автоматандыру үшіе арналған. Бірінші кезекте ол корпоративті ақпараттық жүйе құрамында қолдану үшін арналған, бірақ автономды түрде де жұмыс істей алады және күнтізбелік – жүйелік жоспарлау міндеттерін, критикалық жолды анықтауды, ресурстарды туралау, what-if талдамасы және жобаларды модельдеу, жобалар топтары, портфельдер мен бағдарламалардың басқа міндетерді шешуге көмектеседі.

Myprimevera – жобаларды басқарудың ақпараттық корпаратиытік жүйе жобаның әрбір қатысушысының алдына қойған міндеттерді шешуге көмектесетін бағдарламалық модульдер қамтамасыз ету керек. Қазіргі заманғы – технологияларда құрылған Myprimevera бағдарламалық өнімі жоба портфельдері, графиктерді өндіру мен актулизациясы , инициация процестерін қадағалау және жобаларды өзгерту, құжат айналымын басқару бойынша деректерді бақылау және талдау үшін барлық қажет мүмкіндіктерге иеленеді және т.б. Онда PMI талаптары мен ISO стандарттарын жүзеге асырылған. Myprimevera «р пайдаланушының дербес қажеттіліктіріне бапталуы мүмкін.

Progress Reporter - бұл web-қосымша орындаушыларға уақыт периодында тапсырма алуға ( өз жұмыстарының құрамын) және олардың орындалуы туралы есеп беруге мүкіндік береді. Сонымен бірге, Progress Reporter web- табель сияқты жұмыс істей алады. Бұл жағдайда орындаушы бір күнде жұмыс жасалған сағаттарды әр жұмыс бойынша орындатады. Сөйтіп , бөлшекті еңбек шығындары жиналады. Ақпарат Primevera деректер қорына түседі. Progress Reporter арқылы орындаушы жетекшіліктен нұсқауларды (чат түрінде) ала алады, жұмыстармен байланысты құжаттарды қарастырады, жобамен байланысты процестерге қатыса алады.

Spider Project

Өндіруші Spider Technologies Group (Ресей) (http://www.spiderproject.ru/)

Spider Project- тің ресейлік өндірмесі шектеулі ресурстарды қолдануды жоспарлаудың күшті алгоритмдерін және қосымша функциялардың үлкен санымен айрықшаланады. Жүйе Ресей нарығының үлкен тәжірібиесін , қажеттіліктерін, ерекшеліктерімен приоритеттерін ескере отырып жобаланған. Spider Project екі нұсқада жабдықталады - Professional және Desktop.

Project Expert

Өндірушісі Про-Инвест-ИТ (Ресей) (http://www.exopert-systems.com/)

Project Expert-тің ресейлік өндірмесі кәсіпорын қаржылық моделін құруға, бизнес жобалардың қаржылық тиімділігін талдауды дамудың стратегиялық жоспарын өндіруді және бизнес жоспарды дайындауды қамтамасыз етеді.

1С-Парус: Жобаларды басқару

“1C: кәсіпорын” 7.7 нұсқасының бухгалтерлік жүйесінің негізінде Ресейлік өндірме жобалық жұмыстар және ресурстарды жоспарлау, ұйымдастыру, бағыттау және бақылау үшін қызмет етеді. Типтік шешім: “1C: кәсіпорын” бағдарламасының құралдары мен әдістері арқылы өндіріледі және “1C: кәсіпорын” бағдарламасының 7.7 нұсқасының “Бухгалтерлік есеп” компонентіне қосымша болып табылады. 1С- Рарус: Жобаларды басқару 1С “Бухгалтерлік есеп”

Компонентасын қолданатын кез келген конфигурацияларымен интегреленеді.

Opus Magnum Enterprise Management

Жобаларды басқару департаменті ААҚ “ФДП Біріккен кеңесшілер” (Ресей) (http://www.rpm-consult.ru/)

WBS жоба мақсаттарына жету үшін қажет жұмыстарды айқындауды қамтамасыз етеді. Бұл кезде жоба иерархиялық түрде байланысқан элементтер нәтижесінде бағытталған терминдерде анықталады ( жұмыстар пакеттері – жұмыстар кешені, берілген критерий/негіздері бойынша топталған). Әрбір келесі декомпазиция кезеңі жоба құрамын бөлшектеуді тізбекті орындауды қамтамасыз етеді, бұл орындалған жұмыстар көлемін, шығындалған ақша мен мерзімдер бойын ша орындауды бағалауға мүмкіндік береді. Төменгі деңгейдегі жұмыстар пакеттеріне салыстырмалы кіші жұмыс көлемдері сай келеді. Бұл орындай пайызын бағалауды жеңілдетеді және жоба мақсатына жету үшін қажет әрекеттерді анағұрлым нақты анықтау мүмкіндігін береді. Ұсынылған жұмыстар декомпозициясының жолы өлшенетін көрсеткіштерді анықтау үшін қажет негізді қалыптастырады, сонымен қатар үлкен сенімділік дәрежесімен осы жұмыстарының пакетімен байланысты мақсаттарға жетуге болтындығы туралы айтуға болады.

Жоба нәтижелерін анықтау үшін анықталған WBS.PMBOK (Project Management Body of Knowledge- жобаларды басқару американдық институтымен өндірілетін, жобаларды басқару бойынша жинақ) анықталған дай нәтиже (Deliverable) келесіні білдіреді: «өлшенетін, сезілетін (материалдық), бақыланатын және тексерілетін нәтиже немесе жоба бөлігі немесе тұтастай аяқталуы үшін жасалуға қажет позицияны (бұйымды). Жиы түрде өте тар мағынада жоба инвесторы немесе оның тапсырыс берушісімен анықталатын сыртқы нәтижеге қатысты қолданылады.

WBS қатысушылардың қабылданған міндеттеріне мен жауапкершілікті ескере отырып, жобаның барлық өмірлік циклі барысында жетекші мен қатысушылары арасында жобаны өндіру және орындау бойынша нақты мәліметтерге сәйкес, ақпараттың бағытталған жіберілуін ұйымдастыруға мүкіндік береді.

WBS құжаттау аспабы ретінінде. WBS жобаны басқару механизмінде негізгі аспаптардың бірі болып табылады, оның көмегімен ( абсолютті және салыстырмалы шкалада) жоба нәтижелеріне жету дәрежесі өлшенеді, бөлшектеудің сәйкес деңгейлеріне ақпарат жұмысты орындайтындармен және бақылайтындардың форматымен құрылымында ұсынылады.

WBS келесілерге мүмкіндік береді:

1. Жобаның барлық көлемін бөлек нәтижелерге бөлуге және тиімді басқару үшін қажет жұмыстар көлемін бөлуді қамтамасыз етеді.

2. Жоба қатысушылары мен тапсырыс берушілері түсінетін терминдерде жоба көлемі айқын анықтауға.

3. WBS элементтері мен жобаның ұйымдастырушылық құрылымының элементтері арсындағы байланысты анықтау арқылы нәтижелер бойынша жауапкершілік пен есеп беруді құжаттауды қолдайды( жауапкершілік матрицасының формасындағы Organizational Breakdown Structure (OBS)) (Responsibility Assignment Matrix(RAM)).

4. “Жоғарыдан төмен” жобасының бюджетін қалыптастыруды қаматамасыз ету

5. WBS арқылы жоба жетекшісі жауап беретін, жоспарланатын орындау мен жоба күйі туралы үздіксіз есеп беруді жобаны орындағанда есеп беруші ақпарат пен жұмыс құрамын ұйымдастыру үшін құрылым анықталады. Сонымен қатар WBS негізінде мәселелердің шешілуін қадағалауға болады және олардың туындау себептерін айқындаумен бірге жоба жетекшісіне қажет нәтижелерге жету үшін қажет өзгерістерді анықтау мен басқаруды орындауға көмектеседі.

WBS есеп беруді қалыптастыру үшін. WBS көмегімен жоба күйінің түрлі кқріністері анықталады және түрлі аналитиктерді бейнелейтін есеп берудің формаларын береді. Мысалы: жобаның өмірлік циклінің фазалары бойынша; нәтижелері бойынша; жұмыстар пакеттері бойынша. Есеп берудің құрамына орындалып жатқан жобаның немесе осыған ұқсас алдыңғы жобалармен салыстыру бойынша сапасы, еңбек көлемі, көлемі, тәуекелділіктер, мерзімдер, құны бойынша деректер енуі мүмкін.

Бақылау сұрақтары:

1. Жұмыстардың құрылымдық декомпозициясының кезеңінің мәні не?

2. Жұмыстардың құрылымдық декомпозициясының негізгі сипаттамаларын атаңыз.

3. Жоба тәуелділігі мен WBS арасындағы байланыс неге жүктелген?

4. Жобаларды басқарудың автоматтандырылған жүйелерінің екі типін және олардың айырмашылықтарын атаңыз.

5. Жобаның жұмыстар кешенін, жұмыстар арасындағы байланыстарды және олардың уақытта сипаттамалырын сипаттау үшін қандай құралдар бар?

6. Жоба құрылымын беру үшін қандай графикалық құралдар бар?