1.4. Основные технологические документы службы Housekeeping

Ежедневно к началу 1-й утренней смены горничных для службы Housekeeping ночными аудиторами службы приема и размещения подготавливается Housekeeping Report — основной рабочий документ, которым руководствуется начальник CH и его помощники при распределении работы на сегодняшний день. Housekeeping Report — отчет о текущем состоянии занятости но­мерного фонда гостиницы.

Ведущие отечественные гостиницы с иностранным менеджментом используют в своей деятельности автоматизированную систему управления гостиницей Fidelio. Модуль «Управление номерным фондом» данной компьютерной системы позволяет получить любую отчетность и статистику за любой период времени, необходимые для работы. Помимо Housekeeping Report, модуль «Управление номерным фондом» дает полный набор возможностей для работы службы Housekeeping:

- назначение комнат и отчеты по всем распределениям;

- отчеты по несоответствиям состояния комнат;

- задание горничным;

- отчеты по работе горничных;

- операция быстрой уборки;

- изменение статуса комнат посредством телефонного Интерфейса;

- функциональные клавиши для вывода на экран статуса комнат;

- не заселяемые комнаты и «комнаты на ремонте».

С помощью компьютерной программы можно получить: отдельный список гостей VIP, заезжающих в данный день; перечень номеров, которые должны освободиться сегодня, и список занятых номеров; информацию о заезде кли­ентов на текущий день; сведения о предоставленных в предыдущий день услугах прачечной и химчистки в денежном выражении; полный список проживающих клиентов по алфавиту; данные о проживании гостей на конкретных этажах и т. д.

Date:13.03.2013  Hotel «Атлантик »

Time:05.00  Housekeeping Report.

Report Date:14.03.2013

Room status	Room  №	№of  quest	Arrival  date	Departure date	Departure time	VIP quest name	Remark
OCC/DTY	2 216	1	18/11/03	21/11/03		Brown Mr. Tod Mrs.	NS
OCC/DTY	2 219	2	16/11/03	18/11/03		White Mrs.
OCC/DTY	2 248	1	19/11/03	31/12/03		* Green Mr.	Hypoaller-genic bed
OOO	2 260		02/11/03	12/12/03		Out-of-order
VAC/CLN/1NSP	2 206						AE
OCC/DTY	2 225	2	09/11/03	14/11/03	22:00	Smith Mr.	NS
OCC/DTY	2 231	I	15/11/03	19/11/03	21:00	Betty Mrs.	NS
OOO	2 232		09/11/03	19/11/03		Out-of-order
OCC/DTY	2 233	1	07/11/03	15/11/03		Moss Mr.	Sleep out
VaC/CLN/INSP	2 234						OS

Фрагмент отчета о занятости номерного фонда

В гостиницах с иностранным менеджментом в большинстве используется компьютерная программа на английском языке. Задача руководителя службы  Housekeeping  и его помощников хорошо разбираться в документации, отчетах на английском языке и в понятном виде доносить информацию до подчиненных. Даже в самых высококлассных отелях невозможно требовать от служащих низшего звена (горничные, уборщицы, полотеры и т. д.) умения работать на компьютере и свободного знания английского языка.

В Housekeeping Report используется множество сокращений. В разных гостиницах основные статусы могут быть представлены следующим образом:

CL или CLN (от англ. clean) — чистый;

DI или DTY (от англ. dirty) — грязный;

ОС или ОСС (от англ. occupy) — занятый, жилой;

DP или DEP (от англ. departure) — выездной, гость уже выписался, DN — выездной, но гость еще не расплатился;

ОО или ООО (от англ. out of order) — номер, находящийся в вынужденном простое, неисправный, в плохом состоянии (ремонт);

OS — этот статус может быть присвоен забронированным номерам, в ожидании особо важных гостей;

АЕ — ожидаемый («под заезд»);

NS — комната для некурящих.

Часто в Примечаниях (Notes, Specials, Remarks) можно видеть запись sleep out, что будет означать «гость прописан, но не ночевал» или turn down «требуется вечерняя уборка» и многое другое. Для руководителя службы, его заместителя и супервайзеров должны быть понятны следующие статусы номеров:

№ 1 — CL АЕ — чистый номер, готовый к заезду;

№ 5 — VAC / CLN / INSP — свободный, убранный, проверенный;

№ 7— DI DN — комната грязная, гость еще не расплатился;

№ 9 — DI DP — номер выездной, грязный, гость расплатился и выписался;

№ 11 — CL ОС — занят, чистый;

№ 28 — DI ОС — занят, грязный;

№ 29 — DI DP АЕ — выездной, грязный номер, поставленный «под заезд»;

№ 30 — OS АЕ — номер для особо важной персоны, поставлен «под заезд» и т. д.

Обязанность руководителя службы, его заместителя или, чаще всего, дежурного супервайзера заключается в переносе информации из Housekeeping Report в персональные задания горничных (иначе: поэтажные планы, поэтажные листы, англ. — Floor Reports) в упрощенном, доступном для понимания подчиненных виде. Для каждой горничной поэтажные планы составляются персонально, где указывается дата, фамилия горничной и особым образом отмечаются номера комнат, в которых необходима определенная уборка. Для большей наглядности картины занятости номеров каждому статусу номера присваивается свой определенный цвет. Так, в соответствии с принятым в службе порядком занятые номера (ОСС), к примеру, отмечаются красным цветом; номера, из которых выехали гости или выезд предполагается сегодня (DEP), — желтым; номера, поставленные на ремонт (ООО), — зеленым цветом и т. д. Имея такое задание, горничная хорошо понимает и разбирается в своём задании, какую работу ей надо выполнить

Ответственный за подготовку заданий горничным должен распределять работу максимально справедливо и четко. При этом учитываются нормы уборки как по количеству, так и по времени уборки номеров тех или иных категорий.

Нормы уборки горничной за смену примерно 12—16 номе­ров в зависимости от состояния занятости. Уборка номера «Апартамент» считается, как уборка двух однокомнатных номеров. «Сюит» — как уборка трех однокомнатных номеров.

Норма уборки по времени:

-однокомнатный занятый номер — примерно 20 минут;

-однокомнатный номер после выезда клиента примерно 30 минут.

Эти нормы носят приблизительный характер. Если необходимо затратить на уборку номера чуть больше времени, это будет сделано. Главная цель — качественная уборка номерного фонда и других помещений. В связи с этим возникают определенные трудности в распределении работы горничных строго по времени или с точностью до одного номера. Как правило, весь номерной фонд делится на секторы, в которых могут присутствовать занятые, свободные

FLOOR REPORT

Hotel «Атлантик»

Date19.02.2012

Floor 1

Room № (номер комнаты)	Name of chamber maid (фамилия горничной)	Remarks (примечания)
1
2	Фомина Н.П.
3
4
5
6
7
8		TV
9
10

Образец персонального задания горничной номера, номера требующие подготовки к заезду VIP-персон и т. д. Очевидно, что объем работ в номерах перечисленных статусов различный. Опытный руководитель старается, по возможности, никогда не забывать выплатить стимулирующую часть зарплаты сотрудникам службы за их возможные переработки и равномерно распределять нагрузку между персоналом.

Для осуществления контроля качества уборки номеров супервайзеры также получают соответствующие задания. В зависимости от объема работ супервайзеры получают один или несколько, что означает проверку работы горничных нескольких этажей и контроль.

Работа по распределению заданий для горничных и супервайзеров должна быть завершена строго к началу 1-й смены. К этому моменту весь персонал должен быть уже в униформе. Вместе с заданиями горничные и супервайзеры получают служебные ключи, необходимые для работы.

Supervisor sheet 4 floor 

Name: Елена Юрьевна

Date: 18.04.2013

Room  (комната)	Beg status (началь ный статус)	Remarks  (примечания, замечания)	End status  (новый статус)	Room  (комната)	Beg Status (начальный статус)	Remarks  (Примечания, замеча ния)	End status  (новый статус)
1	осе		осе	16	DEP		CLW
2	осе		осе	17
3	осе		осе	18
4	осе		осе	19
5	DEP		CLW	20
6	DEP		CLW	21
7	осе		осе	22
8	DEP		ооо	23
9	DEP		CLW	24
10	DEP		CLW	25
11	DEP		CLW	26
12	ооо		ооо	27
13				28
14	DEP		CLW	29
15	DEP		CLW	30

Образец отчета (задания) для супервайзера