Задание индивидуального значения каждому полю.

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определение связей между таблицами.

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.

Обновление структуры базы данных.

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

Добавление данных и создание других объектов базы данных.

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Создание базы данных Создание файла для новой базы данных

При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно (Рисунок 2), в котором предлагается создать файл для новой базы данных или открыть существующую базу данных. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем в появившемся окне Имя файла запишите новое имя файла для базы данных, например, Вашу фамилию, но предварительно в режиме Открыть (см. значок рядом с окном Имя файла) найдите папку, где теперь будет лежать Ваш файл. Только потом нажмите на кнопку Создать.

.

Рисунок 2 Диалоговое окно создания новой базы данных в Access

Общие сведения о таблицах.

Таблица- это набор данных по конкретной теме, такой как продажа товаров или справочная магазинов. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.

Рисунок 3 Таблица в режиме конструктора (сверху) и в режиме таблицы

Каждое поле в таблице «Справочная магазинов» (Рисунок 3) содержит данные определенного рода обо всех магазинах, например, телефоны магазинов, причем эта информация будет храниться как текстовая. Каждая запись в таблице «Справочная магазинов» содержит все сведения об одном магазине, такие как название магазина, телефон магазина, код владельца магазина и т.д.

В Microsoft Access существует несколько способов создания таблицы.

Один из них – это для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу –Меню – Создание - Таблица - Создание новой пустой таблицы либо Меню – Создание – Конструктор таблиц - Создание новой пустой таблицы в режиме конструктора.

Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника Меню – Создание – Шаблоны таблиц - Создание новой пустой таблицы на основе шаблона существующих таблиц по часто встречающимся темам.