3. Бухгалтерская документация.

Бухгалтерская документация является частью системы управлен­ческой документации организации в соответствии с Общероссийс­ким классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декаб­ря 1993 г. № 299.

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня:

1. Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

2. Регистры бухгалтерского учета предназначены для система­тизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

3. Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», ут­вержденному приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н)-

В каждом уровне документы не однородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зави­сят от объема документооборота: количества документов, посту­пивших в организацию и созданных ею за определенный период. При этом интересна структура документооборота по составу, на­значению и типам документов.

Так, по составу принято разделять документы на входящие, исходящие и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в организацию; во вторую группу входят официальные документы, предоставляемые организацией вне­шним респондентам, третья группа — это официальные докумен­ты, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Документ получает статус официального, если создан юриди­ческим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в уста­новленном порядке.

Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внут­реннего и внешнего документооборота в организации, проанали­зировать степень автономности деятельности организации (рас­считав соотношение единиц входящей информации и внутрен­ней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документы подразделяются на:

Распорядительные — это такие документы, в которых содержат­ся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совер­шение хозяйственных операций.

Исполнительные — это документы, удостоверяющие факт совер­шения хозяйственных операций (приходные ордера (акты прием­ки) материалов, акты приемки-выбытия основных средств, доку­менты о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п.). Та­кие документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления (на­пример, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.).

Комбинированные — это такие документы, которые одновре­менно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работ­никам предприятия, авансовые отчеты подотчетных (команди­рованных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том слу­чае, если для записей хозяйственных операций нет других доку­ментов либо при обобщении и обработке исполнительных и рас­порядительных документов. Это справки, ведомости распределе­ния, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Такая классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответ­ствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся так­же на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйствен­ную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определен­ного периода путем постепенного накапливания однородных хозяй­ственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами нако­пительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов пред­приятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступле­нии в организацию материалов и отпуске их со складов в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем соответству­ющей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных сводные докумен­ты отличаются тем, что последние составляются на основании пер­вичных документов и являются их сводкой, а накопительные до­кументы — это документы первичные, составляемые постепенно. К сводным документам также относятся все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, используемые при описании хозяй­ственных операций, составляют единый информационный массив обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти докумен­ты составляются на бланках унифицированной формы, утвержден­ной Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведом­ствами.

Основные требования к форме первичного документа:

1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.

2. Структура документа остается постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.

3. Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4. Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5. Измерители информации, содержащейся в документе (де­нежные и(или) натуральные), обеспечивают необходимую досто­верность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной.

1. Документ дополняет другие, а не дублирует.

6. Документ содержит как можно меньше избыточной, обыч­но не используемой информации, которая включается в исходную форму «на всякий случай».

7. Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы бухгалтерского учета.

8. Форма документа удобна для представления и обработки в электронной среде.

10. Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).

11. Составляется своевременно.

Требования главного бухгалтера по документальному оформле­нию хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необ­ходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчет­ные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (п. 3, 4 ст. 7. Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.).

Первичные учетные документы могут составляться как на бу­мажных, так и на машинных носителях информации.

Документирование операций требует постоянного контроля в организации, как внутреннего, так и внешнего. В частности, аудит ставит одной из своих задач оценку целесообразности выполне­ния хозяйственной операции. Проверка проводится именно с по­мощью прослеживания отражения операции в учете вплоть до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения этой операции. При этом степень доверия аудиторской организации к документации клиента зави­сит от надежности средств внутреннего контроля за подготовкой и обработкой документов. Более убедительными, чем внутренние, являются внешние документы — подготовленные и отправленные документы экономическому субъекту третьими лицами.

Документирование, как было отмечено выше, обязательно в бухгалтерском учете и принципы его едины для организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм.

Вывод.

Таким образом, хозяйственные операции заключаются в приобретении и ис­пользовании основных фондов, материальных ценностей, в опре­делении затрат на производство продукции и т.п. Документирование обязательно в бухгалтерском учете и принципы его едины для организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм.

Глоссарий: актив, пассив, первичные документы, бухгалтерский баланс.