Лист-підтвердження

Це - різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів, матеріальних цінностей.

Супровідний лист

Це - службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів, їх детальне описання, зазначаючи кількість аркушів тощо. Заголовок до тексту супровідного листа слід починати словами: "Про надіслання..." або "Про направлення...".

Лист-прохання

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Загальна відмова

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання зтаких причин:...

2. На жаль, повинні повідомити Вас про неможливість...

3. Шкода, але з огляду на погіршення економічної ситуації ми не можемо... 4.3 прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

6. Нам дуже шкода, але через наявність кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо...

7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги...

8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з...

9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.

Відмова від пропозиції

1. Щиро дякую (вельми вдячний) Вам за пропозицію працювати представником Вашої фірми в... (назва країни). Ваше визнання та схвалення моїх методів роботи дуже важливі для мене, однак, на жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

2. Я змушений відхилити Вашу пропозицію, затим що її умови мене не влаштовують.

3. На превеликий жаль, я змушений відхилити Вашу пропозицію: мене не влаштовує територія, де я маю працювати.

4. Вдячний за пропозицію, та, на жаль, не можу прийняти її, тому що вже працюю агентом з продажу нерухомості в іншій фірмі.

5. Вдячний за цікаву пропозицію, проте, на жаль, змушений відхилити її з особистих причин.

6. Втішений Вашою пропозицією, та, на жаль, змушений відхилити її через сімейні обставини.

7. Мені прикро (шкода), що цього разу я не зможу взяти участь у проведенні...

8. За станом здоров'я, на жаль, я не можу працювати Вашим представником у ... області.

9. Через особисті причини я не можу продовжити контракт на...

10. Я дістав вигідну пропозицію про співпрацю від іншої фірми, тому не планую продовжувати свій контракт з Вами.

Відмова претендентові на місце роботи

1. Щиро жалкуємо, але змушені повідомити, що право представляти нас уже передано іншій особі.

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, засвідчену Вами на співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спеціальна освіта не відповідає нашим потребам.

2. Ми розглянули Ваше прохання, та, на жаль, у нас зараз немає вакансії.

3. На жаль, змушені повідомити, що всі вакансії рекламних агентів уже заповнені (зайняті).

4. Ваші вимоги щодо заробітної платні, на жаль, неприйнятні для нас. Шкода, але змушені відмовити Вам.

5. Посаду генерального представника нашої фірми вже обіймає інша особа.

6. У зв'язку з тим, що ми вже взяли на роботу власного продавця, не маємо потреби в торгових представниках.