Тема 5.

Состав и правила оформления реквизитов документа.

5.1. Общие правила оформления реквизитов.

5.2. Утверждение, адресование, согласование, датирование, регистрация документов.

5.3. Оформление служебных отметок. Использование печатей и штампов.

5.1 Общие правила оформления реквизитов

1. При оформление реквизитов документов используется принцип табулирования.

2. Если реквизит состоит из нескольких составных частей, то каждая из составных частей размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора или центрируется. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала.

3. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся, кроме текста.

5.2 Утверждение, адресование , согласование, датирование, регистрация документов.

После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ может быть утвержден двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием другого документа (чаще всего распорядительного: постановления, решения, приказа, иногда протокола) или должностным лицом.

На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

 УТВЕРЖДАЮ

Президент Акционерного

общества "Гималаи"

подпись Е.А.Султанов

15.05.96

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра

здравоохранения России

15.05.96 №36

 Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается или должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи и дата, или, при утверждении другим документом, указывается название документа в именительном падеже, его дата и номер. Располагается гриф утверждения в правой верхней части документа (на месте адресата).

"Перечень документов организации, подлежащих к утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются "Типовая инструкция по делопроизводству в Министерствах и ведомствах Российской Федерации" (1994), а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов".

Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точности указания адресата зависит быстрота получения документа работником, занимающимся данным вопросом и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Таким образом, адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное и физическое лицо.

Порядок написания адресата установлен стандартом.

Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Лопатину П.Н.);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора. Рекомендуется отступ от левых полей 32 удара. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору института Логинову В.Т.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику департамента перевозок Фролову К.Н.

При обращениях к частным, лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Например: