Организация работы с документами в структурных подразделениях. Работа исполнителей с документами

13.1. Учет, рассмотрение, передача документа исполнителю, ознакомление и исполнение документа.

Ответственные за делопроизводство структурных подразделений таможенного органа получают корреспонденцию из ОДО.

Документы, полученные из ОДО, в структурном подразделении повторно не регистрируются. Учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения ведется по РКК (приложение 27), с которыми документы поступают в структурное подразделение, и в базах данных КПС "УКИД-Р".

Основные реквизиты поступивших документов, в т.ч. приказов, распоряжений, решений коллегии и др., ответственные за делопроизводство структурных подразделений вносят в базы данных самостоятельно.

На рассмотрение руководству структурного подразделения передаются документы без РКК, которые на этот период помещаются в раздел картотеки "У руководства".

Руководители структурных подразделений таможенного органа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь (например, присланные для согласования).

. После рассмотрения руководством ответственные за делопроизводство структурных подразделений переносят его резолюцию в электронную карточку базы данных и передают исполнителю документ под расписку в РКК:

документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления или на следующий день;

срочные документы - немедленно.

Если резолюцией руководства определены несколько исполнителей, то передача документа осуществляется только через ответственного за делопроизводство структурного подразделения с соответствующей отметкой в РКК (приложение 27) и электронной карточке базы данных.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством таможенного органа или структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.

. Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в резолюции должностных лиц ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК (приложение 27) и в электронной карточке базы данных. РКК возвращается в ОДО вместе с документом. На документы, исполненные без составления письменного ответа, ответственный за делопроизводство структурного подразделения переносит все отметки об исполнении в РКК входящего документа и представляет ее в ОДО не позднее установленного срока исполнения документа.

. Исполненный документ передается ответственному за делопроизводство структурного подразделения, который подшивает его в соответствующее дело.