Тема 10.

Электронный документооборот.

10.1. Автоматизированные системы делопроизводства.

10.2. Сравнительная характеристика документов на бумажном и электронном носителе.

10.3. Придание электронному документу юридической силы.

10.4. Электронные картотеки баз данных.

10.5. Организация поисковой системы по документам.

1.1. Автоматизированные системы делопроизводства.

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой систем электронного документооборота, как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться. Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы.

Наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум Кодекс); Евфрат (Со§пШуе Тесппо1о§1ез); Дело (ЭОС); ЬапВосз (Ланит); Крон (Анкей); ОШсеМеё1а (1п1егТш51); ЕгГес! ОШсе (Гарант Интернэйшнл); М.8уз1;ет (Центр Компьютерных Технологий), Ь8 Р1ош (Лоция-Софт) и ряд других. Ниже будут кратко рассмотрены некоторые из этих систем.

БОСС-Референт

Система управления документооборотом БОСС-Референт разработана компанией АйТи на базе ПО ЬоШз Мо1ез. С помощью БОСС-Референта осуществляются:

• централизованное хранение документов;

• поиск документов;

• пересылка сложных документов любых форматов;

• разграничение доступа к документам.

Пользователь может получать всю информацию о клиентах и партнерах, планировать мероприятия и контакты, производить обмен информацией с территориально-рассредоточенными объектами. Пользуясь образцами бланков и документов, система позволяет составить любые

договоры и проконтролировать их исполнение. Встроенная система электронной почты обеспечивает обмен сообщениями как с сотрудниками внутри организации, так и с внешними корреспондентами. Для удобства работы система поддерживает единую адресную книгу организации, группирует сообщения по папкам, архивирует и, при необходимости, печатает.

БОСС-Референт предоставляет возможность ограничения доступа к отдельным документам или их типам на уровне конкретных исполнителей, организационных групп или ролей. [8].

СЭД М.8уз1:ет разработана петербургской компанией Центр Компьютерных Технологий также на базе ПО Ьопдз Ко^езЛОогшпо и предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий. Ы.8уз1:ет обладает: интуитивно понятным и дружелюбным к пользователю интерфейсом; значительными возможностями по изменению конфигурации и наращиванию; надежными средствами обеспечения безопасности данных. В ее состав входят следующие основные функциональные модули:

1. Делопроизводство.

2. Внешние контакты.

3. Управление проектами.

4. Управление офисом.

5. Управление персоналом.

6. Справочно-информационный модуль. [12]. Дело

Получила определенное распространение в России. СЭД Дело разработки компании ЭОС.

К основным функциям системы относятся:

• регистрация документа;

• редактирование регистрационной карточки;

• ввод исполненных резолюции;

• поиск документа;

• получение отчетов и пр. [9]. ЬапОосз

Система ЬапВосз разработана компанией Ланит. В системе реализованы следующие основные функции:

• регистрация/заполнение учетных карточек документов;

• рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

• контроль состояния документов;

• поиск документов;

• вызов приложений М8 \№1пс1о\У5 для обработки электронных документов;

• контроль версий, создание отчетов;

• списание в архив;

• возможность сканирования многостраничных бумажных документов. [13].

Крон

Система Крон разработана компанией Анкей. Эта система автоматизации документооборота и делопроизводства содержит следующие компоненты:

• систему управления документами, обеспечивающую электронную подпись, совместное использование и контроль версий;

• почтовую систему;

• систему регистрации и исполнения документов.

Имеется функция электронной подписи своеобразный пароль для доступа к информации. Подпись бывает как ознакомительная, так и окончательная, после которой объект уже не может редактироваться.

Система позволяет обращаться к различной информации с соблюдением норм безопасности. Также можно создавать специфические

типы доступа. В дополнение ко всему, вход в систему с незарегистрированной рабочей станции невозможен. [6,37].

ОШсе МесНа

Компания ЬйегТшз!; предлагает систему ОШсе МесИа. Она построен по модульному принципу и обеспечивает выполнение следующих основных функций:

• регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

• постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

• статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

• автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

• создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

В комплект входят следующие БД: регистрация документов, обращения граждан, договоры, электронная библиотека документов, визирование и согласование, а также имеется набор служебных БД Справочник организации, Настройки системы, Монитор заданий, Картотека аудиовидеотеки. [12].

ЕГСес* ОШсе

Компания Гарант Интернэйшнл предлагает ПО ЕгТес* ОШсе. Данная система управления документами совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Она предназначена для малых и средних фирм с числом рабочих мест до 100. Настройка системы для конкретной организации осуществляется с помощью модуля администратора в графическом режиме. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к

карточкам задания. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором. [9].

Евфрат

Компания Со§пШуе ТесЬпо1о§1е5 предлагает программу Евфрат. Она обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства, включая регистрацию, контроль исполнения, организацию и обслуживание электронного архива документов, полученных из самых различных источников. К ключевым возможностям системы можно отнести:

• создание корпоративных электронных архивов;

• введение бумажных документов в БД системы с помощью сканера и системы распознавания Сипе1Рогт;

• поиск текста по содержимому документов и реквизитам;

• морфологический анализ документов для повышения эффективности поиска.

Кроме того, система поддерживает графические форматы (Т1Р, РСХ, 1РО, ВМР, О1Р), формат электронных таблиц Ехсе! и обеспечивает режим быстрого просмотра с сохранением оригинального форматирования. [10].

внедрении соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

Таким образом, можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает. Именно эти тенденции будут определять развитие рынка СЭД в России в ближайшие годы.

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста - от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны, на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что основные игроки практически сформировались.

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству