9.5 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри таможенного органа, так и между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи автоматизированной регистрации.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

9.6 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; копирование (тиражирование) документов

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств

Документы изготавливаются при помощи печатающих компьютерных устройств. При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица таможенного органа, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник ОДО.

Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал.

Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 х 210 мм).

Текст документов на бланках формата А4 печатается с помощью средств ЭВТ через 1 - 1,5 межстрочных интервала шрифтом N 14, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

При печатании документов на пишущей машинке соблюдается отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту" (при использовании бланков с угловым расположением реквизитов), "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ (если содержание документа не нуждается в пояснении и содержит только распорядительную часть);

(в ред. Приказа ФТС РФ от 15.11.2007 N 1412)

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля; второй печатается, не заходя за границы правого поля.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Копирование (тиражирование) документов

Документы, поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании следующих документов:

заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы (приложение 15), подписанного руководителем структурного подразделения и начальником ОДО;

специального журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение 16.

За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможенных органов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с ОДО.

9.7. Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в таможенном органе по месту регистрации документов: в ОДО (по электронной картотеке автоматизированной базы данных), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов документов (протоколов, ГТД, постановлений и др.) и форм регистрации (карточек, журналов и др.).

Результаты учета количества документов обобщаются ОДО.

. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п.

Итоговые данные подсчета представляются руководству таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме (приложение 25).