Тема 6.

Составление текстов служебных документов

6.1. Виды текстов

6.2. Требования к тексту

6.3. Типичные ошибки в составлении деловой корреспонденции

6.4. Модели и варианты синтаксических конструкций

6.1.Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Приступая к составлению до­кумента, прежде всего, уточняют целесообразность, цель до­кумента и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это по­зволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму.

Текст документ может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу, по маркетингу и т.п.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Текст в форме таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.

Служебные документы составляются официально-деловым стилем, который выделяется своей относительно устойчивостью и в целом консервативным характером.

Официально-деловой стиль характеризуется рядом общих черт документов:

• характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов – клише;

• нормативность, точность, сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств, сочетаемость;

• стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверения личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.) употребление присущих этому стилю клише;

• широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официально-канцелярский), включение в текст сложно сокращенных слов, аббревиатур;

• частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях,, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того, что; ввиду того что, в связи с тем что, и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …, на том основании что; по той причине что…; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство что …; тот факт, что и т.п.);

• повествовательный характер изложения, использование норминативных предложений с перечислением;

• прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструкции;

• тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

• почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

• слабая индивидуализация.

В бухгалтерии составляются, оформляются и обраба­тываются в подавляющей части документы бухгалтерского учета и отчетности. Факт совершения хозяйственной опера­ции фиксируется в первичных документах. К ним предъявля­ются те же требования, что и ко всем другим документам:

они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

Бухгалтерские документы унифицированы. Они созда­ются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, раз­рабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомства­ми. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.

Так как первичные документы выполняются, как прави­ло, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписы­вается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая пе­ременную информацию.

В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" в ста­тье 9 указано: "Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной доку­ментации". В главе 3 Закона, посвященной бухгалтерской от­четности, также говорится: "Формы бухгалтерской отчетнос­ти организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федера­ции. Другие органы, осуществляющие регулирование бухгал­терского учета, утверждают в пределах своей компетенции формы бухгалтерской отчетности банков, страховых и других организаций и инструкций о порядке их заполнения, не противоречащие нормативным актам Министерства финансов Рос­сийской Федерации".

Записи в первичных документах производятся чернила­ми, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Сво­бодные строки в первичных документах прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от докумен­тов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочи­тать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправ­ленный текст или сумма .

В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошиб­ки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших до­кумент, с указанием даты исправления. Аналогично "исправле­ния ошибок в бухгалтерской отчетности подтверждаются под­писью лиц, ее подписавших, с указанием даты исправления".

Затем исправление оговаривается надписью "исправле­но" и подтверждается подписью лица, подписавшего доку­мент и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправ­ления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Фе­дерального закона "О бухгалтерском учете": "Внесение ис­правлений в кассовые и банковские документы не допускает­ся. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяй­ственных операций, что должно быть подтверждено подпися­ми тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денеж­ных сумм часто выражаются не только цифрами, но и, чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числи­тельные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например, до пятисот восьмидесяти тысяч рублей; с шестьюстами тридцатью пятью рублями.

Помимо бухгалтерской документации работникам бух­галтерии приходится составлять и иметь дело с организаци­онно-распорядительной документацией.