2. Анализ предметной области

Рассмотрим, как ведется классический складской учет. Склад готовой продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Рассмотрим процедуру учета, то есть, каков путь товара с момента поступления его на предприятие до момента отгрузки.

2.1.1. Описание бизнес - процессов складского учета продукции

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а так же показать необходимость автоматизации склада.

Процедура принятия продукции на склад:

1. Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

2. Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

3. Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

4. Затем грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя следующие стадии:

1. Ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве;

2. После этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

1. Получатель товара подает накладную на отгрузку товара;

2. Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;

3. Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;

4. Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;

5. Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;

6. Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;

7. Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Формирование документов отчетности о движении продукции на складе:

1. Работники в этой сфере собирают все документы, входящие исходящие, все данные учета операций и товаров; обрабатывают их в ручную и формируют документы итоговой отчетности.

2. Обрабатывают их в ручную и формируют документы итоговой отчетности.

Как видно из этой ситуации, на складе не автоматизировано ничего, работники проводят все операции учета документов, а так же учета результатов переоценки в ручную, формирование документов отчетности о движении товаров и всех операций на складе так же происходит в ручную. Вся эта рутинная работа с бумагами отнимает очень много времени и сил, и склад работает не достаточно эффективно как хотелось бы.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

1. Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;

2. Для облегчения хранения, поиска и учета товаров, будем сопровождать их уникальным штрихкодом;

3. Места хранения товаров так же будут обозначены соответствующим штрихкодом, для занесения информации о месте хранения товаров;

4. Работа со штрихкодами, будет проводится специальным прибором «Терминал» который будет связываться с БД склада и оперативно заносить туда информацию а так же считывать ее из базы данных;

5. Поиск товаров для отгрузки будет проводится путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении, затем для переучета, чтобы занести количество продукции будет использоваться «Терминал» для занесения информации в БД склада.

6. Формирование документов отчетности, будет производится автоматически системой по прошествии определенного промежутка времени (месяц, квартал, год).

В результате вся работа с бумагами будет проводится с использованием компьютеров, не нужно будет возится с кучей бумаг. В конечном итоге система должна нам дать такой результат, что на предприятии будут проходить следующие виды документов:

• Накладная на поступление продукции;

• Накладная на отгрузку продукции;

• Сопроводительный документ по отгруженному товару;

• Документы отчетности (в зависимости от сложности структуры предприятия).

Как видно количество бумаг свелось практически к минимуму. Далее перейдем к обоснования использования вычислительной техники.