Секретарь-референт

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОФЕССИИ

С е к р е т а р ь, по определению толкового словаря Ожегова С.И. – это работник, заведующий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.

Р е ф е р е н т (от лат. referens, referentis – передающий, сообщающий) – должностное лицо и консультант по определенным вопросам.

С е к р е т а р ь - р е ф е р е н т играет значительную роль в бесперебойной работе в административных, хозяйственных, научно-исследовательских учреждений, частных фирмах.

СОДЕРЖАНИЕ ТРУДА

Р а б о т а секретаря-референта объединяет в себе две профессии – секретаря как технического помощника и референта как организационного консультанта.

О б я з а н н о с т и секретаря-референта в различных учреждениях могут отличаться. Это обусловлено характером работы учреждений, предприятий, организаций, компаний.

Однако, с о д е р ж а н и е т р у д а секретаря-референта едино. Это:

• прием, систематизация и рассылка корреспонденции и документации;

• отслеживание сроков исполнения поручений руководителя;

• оформление документации (распечатка рефератов, приказов и т.п.);

• ведение телефонных переговоров и принятие телефонограмм;

• организация приемов отдельных посетителей и делегаций (в т.ч. иностранных);

• подготовка и информационное обслуживание различных мероприятий: заседаний, совещаний, конференций и т.п.

Как видно, о с н о в н ы е ц е л и деятельности секретаря-референта состоят в исполнении технических, организационных и информационных функций.

В своей работе секретарь-референт пользуется ручными, электрическими (пишущая машинка, телефон, факс, телекс, магнитофон, диктофон, переговорное устройство), электронными (персональный компьютер) с р е д с т в а м и т р у д а.

Кроме этого, о с н о в н ы м и с р е д с т в а м и его работы являются деловая устная и письменная речь (родная и иностранная) и деловое поведение.

Работа секретаря-референта имеет достаточно четкий х а р а к т е р и определена:

• правилами внутреннего распорядка учреждений (организаций);

• нормативными и законодательными государственными актами;

• профессиональными этическими нормами (деловой этикет).

О р г а н и з а ц и о н н о секретарь референт является исполнителем, т.к. его практическая деятельность полностью зависит от указания и распоряжений руководителя. Отсюда, как следствие, ненормированный рабочий день, неделя.

К о н т а к т ы у секретаря-референта многочисленные, разноуровневые, с меняющимся кругом лиц. Это – посетители, руководители других организаций, сотрудники, делегации.

Секретарь-референт несет моральную о т в е т с т в е н н о с т ь за общение с посетителями и сохранность конфедициальной информации.

Секретарь-референт имеет комфортное рабочее место, оборудованное телефоном и различной оргтехникой.

Обобщая вышесказанное, видно, что в работу секретаря-референта п с и х о ф и з и о л о г и ч е с к у ю н а п р я ж е н н о с т ь могут привносить следующие факторы:

• постоянное общение с различными людьми;

• ненормированный рабочий день;

• необходимость часто работать в вынужденном (скором) темпе.

ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ИНДИВИДУАЛЬНЫМ ОСОБЕННОСТЯМ СПЕЦИАЛИСТА

• нервно-психическая устойчивость;

• выносливость слухового и зрительного анализатора;

• способность к высокому распределению внимания;

• грамотная, четкая, понятная речь;

• внешняя привлекательность.

ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ЛИЧНОСТНЫМ ОСОБЕННОСТЯМ СПЕЦИАЛИСТА

• умение управлять собой, личная организованность;

• социальный интеллект (умение понимать поведение людей);

• готовность выполнять указания других людей.

МЕДИЦИНСКИЕ ПРОТИВОПОКАЗАНИЯ

Работа секретаря-референта не рекомендуется людям с заболеваниями:

• нервно-психическими;

• сердечно-сосудистыми;

• хроническими инфекционными;

• аллергическими;

• верхних дыхательных путей;

• опорно-двигательного аппарата;

• зрительного и слухового анализаторов;

• речеголосового аппарата.

ДОПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

Необходимы хорошие знания по русскому языку и литературе, информатике, иностранному языку в рамках школьной программы.

ПУТИ ПОЛУЧЕНИЯ ПРОФЕССИИ

Профессию секретаря-референта можно получить в профессиональном лицее или на курсах по подготовке секретарей-референтов.

РОДСТВЕННЫЕ ПРОФЕССИИ

Секретарь-машинистка, референт, делопроизводитель.