Организация труда на рабочем месте руководителя

П роизводительность труда руководителя и управленческого работника находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых он трудится. Значение его усиливается в связи с появлением организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения в системе управления экономическими и социальными процессами. Рациональная организация рабочего места руководителя обеспечивает создание максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы (рис. 28.1).

Рисунок 28.1  Требования к рациональной организации рабочего места руководителя

Проведение совещаний

Эффективность совещания зависит от его продолжительности - чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его участников (рис. 32.2).

Рисунок 28.2 –Эффективность проведения совещания

В идеале продолжительность совещания не должна превышать 30–40 минут. После этого срока все параметры эффективности резко убывают. На 40-60 минут уже наблюдается ослабление внимания, на 60–70 минут люди меняют позу, начинают разговаривать, на 70-80 у некоторых наблюдаются признаки депрессии, на 90–100 – симптомы «отрицательной активности» (конфликты, изменение мнения о проблеме и т.п.), на 100–120 – некоторые участники готовы принять любое предложенное утомление в связи с плохими санитарно-гигиеническими условиями.

В связи с этим существует т.н. «принцип 120-й минуты»:

Если вы хотите «протащить» свой важный для вас вопрос, или, наоборот, способствовать неуспеху ваших оппонентов, устройте обсуждение темы с большим количеством людей, в небольшом, плохо проветриваемом помещении, во второй половине дня, лучше под вечер, еще лучше в пятницу, растяните более чем на 2 часа, и дело будет в шляпе.

Выступление на совещании. Руководитель должен владеть приемами делового красноречия. Без этого нельзя оперативно и эффективно управлять коллективом. На публику особенно благоприятно действует импровизированная речь, когда оратор, отталкиваясь от текста или тезисов, свободно развивает мысль, аргументирует, спорит, проявляя эрудицию и убежденность, увлеченность. В процессе подготовки выступления необходимо подбирать материал с избытком. При этом должны присутствовать соответствующие знания в данной области. Для уверенности перед аудиторией необходимо преодолеть причины скованности:

1. Чрезмерное погружение в собственные переживания – сконцентрировать внимание на содержании речи;

2. Недооценка собственных возможностей;

3. Недостаток публичных выступлений;

4. Искаженное мнение о слушателях;

5. Воспоминания о провале – проанализировать неудачное выступление, выявить его причины, сделать выводы; наметить план выступления.

Подготовка выступления означает:

1. Определитесь, какая потребность аудитории в Вашем выступлении, его актуальность и значимость;

2. Чего Вы хотите достичь своим выступлением? Его цель;

3. Что Вы знаете о теме выступления, что уже есть и что нужно добавить;

4. Определите, на какие вопросы Вы должны дать ответы слушателям;

5. Соберите недостающие материалы из всех возможных источников;

6. Подыскивайте важные, убедительные для аудитории аргументы;

7. Разбивайте выступление на части;

8. Составьте тезисы выступления;

9. Если неуверенно чувствуете себя, произнесите речь в качестве тренировки;

10. Концентрируйте внимание на ключевых моментах выступления: цифрах, выводах, цитатах.

Задача выступающего состоит в том, чтобы воздействовать на мысли, чувства и желания слушателей. Существуют следующие приемы, способствующие удержанию внимания.

1. Неожиданность. Используйте неожиданную или неизвестную информацию.

2. Провокация. На короткое время вызовите у слушателей несогласие с целью подготовки их к конструктивным выводам.

3. Гипербола. Не бойтесь преувеличивать, но затем без преувеличения изложите свою позицию.

4. Прогнозирование. Делайте прогнозы ожидаемых событий.

5. Сопоставление всех «за» и «против». Совместно с аудиторией вырабатывайте общую позицию.

6. Делегирование возможности принимать решения. Вовлекайте аудиторию в процесс мышления.

7. Апелляция к авторитету.

8. Сопереживание. Увлеченно описывайте события, связывающие вас со слушателями, не упуская подробностей.

9. Внесение элемента неформальности. Учитывая предмет речи, расскажите аудитории о своих заблуждениях, ошибках, как Вы решили проблемы.

10. Драматизация. Сознательно драматизируйте события, вызывая у аудитории сопереживание.

11. Прямое включение. Откажитесь от долгого выступления. Начинайте сразу о главном.

12. Юмор. Не «засушивайте» свою речь, приводите сложные примеры и случаи.

13. Экспрессия. Не отказывайтесь от средств усиления выразительности с использованием острых словооборотов.

14. Метафора – перенос эмоций об одном объекте на другой.

15. Аллегория – иносказание, выражение какой-нибудь идеи, мысли в конкретном образе.

16. Технические приемы: умеренный темп; четкость произношения слов и предложений; визуальный контакт со слушателями (а не с одним); использование интонации, пауз.