Повышение эффективности организационных коммуникаций

Эффективность коммуникационных процессов в организации зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.

Коммуникации в организациях – это, в первую очередь, система многосторонних информационных отношений. Поэтому добиться цели эффективных коммуникаций, можно лишь формируя организационные коммуникации комплексно, добиваясь результативности каждого слагаемого элемента коммуникации. Это предполагает развитие системы коммуникаций по следующим основным направлениям.

1. Эффективная речевая передача информации, т.е. использование речи как коммуникационного канала.

Выступления могут быть официальными и неофициальными, ситуативными или подготовленными заранее.

Речь – это тщательно подготовленное официальное выступление. Лекция – выступление преподавателя перед учащимися, слушателями.

Доклад – официальное информационное сообщение в связи с конкретным событием или посвященное какому-либо важному вопросу. В последнее время выделяют презентацию, как детально спланированное официальное или неофициальное выступление, отличающееся широким применением мультимедийных средств сопровождения и являющееся, по сути, коллективным выступлением.

Беседа, как деловое или светское общение нескольких людей, могущее иметь конкретный предмет разговора, так и не обязательно, но так или иначе цель такого общения имеется в любом случае.

2. Эффективная работа на прием информации, т.е. способность руководителя слушать другого. В данном случае необходимо проводить разницу между словами и «слушать» и «слышать». В последнем случае – это лишь физическая реакция на сообщение. Слушать – это уделять внимание тому, кто говорит, «входить» в его мысли, желания, т.е. проявлять эмпатию.

3. Навыки письменной речи. Письменная речь выполняет несколько иную функцию, чем устная. Письменная речь помогает общаться на расстоянии. Во-вторых, письменная форма речи – это сохранение знаний. Бумажная коммуникация – важная часть работы руководителя и специалиста.

Любое письменное сообщение включает три основных элемента:

• структура и схема сообщения;

• содержание письма;

• стиль изложения и его эмоциональная окраска.

4. Искусство презентации состоит в умении целенаправленного использования коллективно необходимого, а часто и подготовленного сообщения на основе широко использования современного аудио и видеосопровождения. В современном управлении презентация это не просто представление, реклама, а как более широкий термин, постепенно заменяющий понятие публичного выступления.

5. Использование приемов эффективной критики. Критиковать сложнее, чем хвалить. Критика выступает в разных формах. Традиционная форма – сверху вниз, т.е. от руководства к подчиненным. «Снизу – вверх» – эта форма непризнанная действий вышестоящего уровня соответствующим представлениям подчиненных или же общепринятым нормам, традициям, договоренностям.

Критика «со стороны» – клиентов, покупателей, это, по сути, жалобы, которые могут быть как официальными так и неофициальными. В любом случае критика должна быть предметной и направленной на результат, т.е. конструктивной.