Информационные фильтры

Информационные фильтры – это преграды достижения эффективности коммуникационного обмена. На уровне межличностных коммуникаций имеются следующие барьеры:

1. Барьеры, обусловленные восприятием. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному, в зависимости от имеющегося опыта, уровня образования, культуры, что может мешать их эффективному общению;

2. Семантические барьеры – это преграды в коммуникациях, обусловленные словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то интерпретация информации тоже будет разной. Для устранения семантических барьеров необходимо избегать двусмысленностей в возможном толковании информации;

3. Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Обмен взглядами, выражение лица, мимика, жесты – все это примеры невербальной информации;

4. Плохая обратная связь. Обратная связь важна, так как нужно знать, как истолкована информация. Обратная связь бывает плохой, потому что не все умеют слушать или же не каждый хочет выслушать собеседника. Этот барьер может быть обусловлен так называемыми шумами, как объективного, так и субъективного характера.

На уровне организационных коммуникаций существуют следующие преграды, мешающие эффективному обмену информацией:

1. Искажение сообщений. При движении информации вверх-вниз смысл ее может искажаться непреднамеренно, в силу затруднений межличностного общения, а также сознательно, в случаях, когда руководитель не согласен с сообщением. Проблемы искажения могут возникнуть и вследствие фильтрации информации. Необходимость фильтрации существует при переходе информации с уровня на уровень для отсева ненужной;

2. Информационные перегрузки. Руководитель или специалист, перегруженный переработкой имеющейся информации, не способен эффективно использовать вновь поступающую информацию. Он вынужден отсеивать менее важную, по его оценкам, информацию, которая может показаться субъективной;

3. Неудовлетворительная структура организации. В организациях многоуровневого типа вероятность искажения информации значительно выше. Поэтому некоторые организации видят выход в структурах с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена.

Сущность информационной системы управления организацией

Информационная система управления организацией является механизмом, обеспечивающим движение финансовых, материальных и информационных потоков. Изменение организационной структуры и состава решаемых задач в процессе деятельности организации автоматически вызывает необходимость изменений в информационном обеспечении системы управления. Значимость информационного обеспечения резко возросла в условиях рыночной экономики и конкуренции среди аналогичных организаций. Информационная система управления организацией предполагает внедрение новых информационных технологий, совершенствование методов управления информацией, модернизацию устаревшего компьютерного и телекоммуникационного оборудования, создание хранилищ информационных данных, установку программного обеспечения. С точки зрения использования информационной системы управления необходимо непрерывно изменять ее программное обеспечение, согласуясь с течением времени, целями организации и изменениями рыночной экономики. С точки зрения полезности информационной системы ею следует управлять, чтобы обеспечить требуемую отдачу вложенных в ее приобретение капитальных вложений. Так как любая информационная система управления требует постоянного вложения инвестиций на ее обновление, то современные организации вынуждены практически ежегодно затрачивать значительные финансовые ресурсы на поддержание и развитие систем управления, оснащение рабочих мест служащих новыми программными средствами и все более мощной компьютерной техникой. Система информационного обеспечения деятельности организации должна носить комплексный характер, использовать современные средства вычислительной и информационной техники и включать следующие укрупненные блоки информации:

Блок 1 – научно-техническая информация, состоящая из внутренней и внешней информации о продукции, технологиях, оборудовании и машинах, включая их стоимость, а также цены на различные услуги.

Блок 2 – экономическая информация о субъектах организации, включая производственно-технологический потенциал, объемы производства по видам работ, экономические показатели по доходам, обороту, прибыли, наличию персонала и др.

Блок 3 – маркетинговая информация о возможных конкурентах и потенциальных потребителях готовой продукции, их платежеспособности и темпах развития.

Блок 4 – правовая информация, состоящая из анализа законодательных и нормативных актов, обеспечивающих проведение предпринимательской деятельности на оптимальном уровне.

Блок 5 – информация о состоянии и перспективах подготовки и повышения квалификации руководящих, инженерных и рабочих кадров для организации.

Создание такой автоматизированной информационной системы, обеспечение конъюнктурно-экономической информации в рамках организации и ее подразделений позволяет повысить эффективность управления, контроля и регулирования деятельности в целом.

Достоверность, обновляемость и полнота информации обеспечиваются взаимодействием и взаимообменом информацией о проводимых работах на всех уровнях управления организацией. На основании достоверной и полной информации о состоянии организации, руководство имеет возможность планировать и осуществлять оперативный и стратегический менеджмент. Информационное управление организацией требует системотехнического подхода к представлению ресурсов и управленческих процессов.

Комплексный подход к информационному управлению организацией обеспечивает создание единого информационного пространства для всех пользователей и позволяет учесть большое число разнообразных особенностей организацией, которые изменяются со временем и в зависимости от рыночных экономических отношений.

В программном обеспечении также можно выделить элементы, которые требуют замены с течением времени. Существующие в настоящее время программные продукты работают либо в рамках выполнения одной из управленческих функций или одного структурного подразделения организации, либо в рамках общей информационной системы управления корпоративной сети. Программные продукты усеченного варианта позволяют осуществлять управление информационными потоками на локальном уровне и поэтому их использование дает экономический эффект за счет интеграции и локальной оптимизации в области выполняемых функций, что далеко не всегда приводит к повышению эффективности управления организацией в целом.