Процесс создания организационной структуры

Решение по созданию определенной организационной структуры реализуется в порядке:

1. Миссия и цели организации, для которой формируется организационная структура;

2. Определяется система функций и задач исходя из поставленной цели;

3. Определяется трудоемкость управленческих работ;

4. Определяются последовательность и продолжительность выполнения работ по каждой функции управления;

5. Ранжируются требования, предъявляемые к структуре управления;

6. Определяется иерархия будущей структуры (число возможных уровней управления и охватываемые ими звенья);

7. Определяется состав звеньев, и закрепляются определенные функции и задания;

8. Распределяются функциональная и административная ответственность между работниками подразделения;

9. Распределяются человеческие и материальные ресурсы;

10. Документально оформляется разработанный проект структуры управления (структура аппарата управления, штатное расписание и т.д.).

Эффективность организационных структур

Эффективным структурам управления свойственны:

• экономичность;

• единство составляющих звеньев при четком разграничении выполняемых функций;

• динамичность и гибкость, т.е. способность быстро изменяться и приспосабливаться к новым внешним и внутренним условиям, для чего управленческая структура должна быть в минимальной степени инерционна;

• стабильность – способность сохранять равновесие при возмущающих действиях внутренних и внешних факторов;

• минимальное число уровней управления;

• оптимальный уровень нормы управляемости;

• рациональное сочетание централизации и децентрализации.

Контрольные вопросы к теме №15

1. Дайте определение организационной структуры управления организацией.

2. Когда линейная ОСУ может оказаться эффективней (и предпочтительней), чем продуктовая структура?

3. Каким условиям должна удовлетворять организация для того, чтобы принять матричную ОСУ?

4. Раскройте суть организационного проектирования и его основные направления.

5. Перечислите достоинства и недостатки функциональных структур.

6. Сопоставьте проектную и матричную структуры.

7. Какие достоинства и недостатки характерны для матричной структуры управления?

8. Какие типы организационных структур управления вы знаете?

9. Какова рекомендуемая организационная структура для вуза?

Тема 16 Информация и организационные коммуникации

Основные понятия:

коммуникации; информация; коммуникационные каналы; коммуникационные сети; коммуникационный процесс; информационные фильтры.

Понятие коммуникаций и информационных потоков в организации

Коммуникация – это процесс двустороннего и более обмена мыслями и информацией, ведущий к достижению взаимопонимания между участниками обмена.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель – участник коммуникации, вырабатывающий или собирающий информацию и передающий ее;

2. Сообщение – это информация, закодированная с помощью выраженных символов;

3. Канал – средство передачи информации;

4. Получатель – участник коммуникации, которому предназначена информация и который интерпретирует ее в соответствии с собственными или другими представлениями.

Информацию же следует отличать от сигналов, сведений, сообщений и данных. Информация – общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму.

Значение информации для управления организацией определяется, во-первых, тем, что она является важнейшим особого рода ресурсом менеджера.

Во-вторых, информация выступает как основа процесса управления. Посредством различных операций с информацией осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления. С ее помощью осуществляются взаимосвязи между субъектом и объектом управления, а также внутри субъекта управления. Информация передается по каналам прямой и обратной связи, соединяя тем самым субъект и объект управления.

В-третьих, информация выступает как основа коммуникаций в системе управления. С помощью информации осуществляются коммуникации предприятия с внешней средой: потребителями, поставщиками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами.

В-четвертых, информация является предметом управленческого труда. На основе исходной информации путем циклически повторяющихся стадий управленческого процесса органы управления принимают управленческие решения, организуют и контролируют их исполнение. Последние также имеют информационную природу и с этой точки зрения представляют собой производственную информацию.

Информация управленческая – определенные новые сведения, совокупность некоторых данных, знания о фактах, событиях или состоянии управляемого объекта, которые используются в процессе управления или побуждают к некоторым действиям для достижения поставленных целей.

Для управленческого персонала предприятия информация является предметом, средством и результатом труда.

Управленческая информация обладает следующими основными свойствами:

1. Всегда передается посредством сигнала – носителя информации;

2. Всегда имеет количественные и качественные параметры;

3. Не исчезает в процессе ее использования, но может использоваться многократно;

4. Способна накапливаться беспредельно;

5. Имеет ценность и полезность, что определяется своевременностью, затратами на ее получение, степенью использования и результативностью.