Виды управленческого контроля: предварительный, текущий, заключительный

По задачам и временному параметру различают 3 вида управленческого контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный – это организационный контроль (проверка готовности организации, персонала, состояние материальных и финансовых ресурсов организации, системы управления к работе). Используется до начала исполнения решения. Задача предварительного контроля – установить, верно ли сформулированы цели, определены предпосылки и стратегия. Предварительный контроль проводится в целях предупреждения нежелательных последствий от принятия и реализации решений.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

К этому виду относится, например, предполетный медицинский контроль у летчиков и водителей автотранспорта.

Основные средства осуществления предварительного контроля – реализация политики, процедур, правил и линий поведения.

Предварительный контроль в области трудовых ресурсов – за счет анализа деловых и профессиональных навыков; отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Контроль материальных ресурсов – выработка стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требования. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится и обеспечение их запасов на уровне потребности в них.

Предварительный контроль финансовых ресурсов – бюджет, который устанавливает предельные значения затрат и не позволяют исчерпать наличные средства до конца планируемого периода.

Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ, существует в формах стратегического и оперативного. Текущий контроль осуществляется в процессе принятия и реализации решений с целью приближения к регламентированному ходу.

Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь.

Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Текущий контроль может быть сплошным (статистическим) и выборочным (при большом количестве объектов контроля).

Заключительный контроль предполагает анализ конкретных результатов деятельности за истекший период, сильных и слабых сторон организации и предназначен для составления очередных планов, осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Заключительный контроль ставит своей задачей проверку правильности принятого решения, установление уровня обоснованности решения, отступлений от тех или иных пунктов принятых решений. Полезен для учета результатов работы на будущее.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции:

1. дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем;

2. способствует мотивации: если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

По решаемым задачам выделяют стратегический, тактический и оперативный контроль.

Стратегический контроль оценивает эффективность использования ресурсов для достижения долгосрочных целей организации по количественным и качественным показателям (таким как уровень производительности труда, инновационная деятельность, новые методы работы и т.д.) и установления взаимоотношений организации с внешней средой.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации и ее ключевых подсистем. В первую очередь оцениваются показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: ресурсов, организационной структуры и культуры. Периодичность этой формы контроля совпадает с периодами, на которые составляются тактические планы.

Оперативный контроль проводится буквально с оперативным управлением предприятием, предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия. Это: применяющиеся нормы и нормативы, нормы выработки и временные нормативы, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, сырья и материалов, комплектующих изделий и т.д.; технологический процесс; текущее расходование денежных средств; незавершенное производство, готовая продукция. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и т.д.