Алгоритм организационного процесса
Функция организации состоит в том, чтобы иметь все необходимое для выполнения плана. Осуществление целей и планов требует проведения организационных мероприятий.
Этапы организационного процесса (рис. 11.1):
Принципы организационного построения
В основе построения организационных структур лежит два основных принципа.
1. Принцип единства цели, согласно которого организационная структура является эффективной, если она способствует сотрудничеству людей при достижении целей организации.
2. Принцип эффективности, согласно которого организационная структура является эффективной, если она способствует достижению людьми целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках.
При этом под издержками понимаются не только затраты материальных и финансовых ресурсов. Сюда также относится индивидуальная и групповая удовлетворенность или неудовлетворенность сотрудников существующей структурой организации.
Нормы управляемости. Необходимость определения норм управляемости обусловлена тем, что для создания современных изделий необходим труд большого числа людей и один человек оказывается не в состоянии планировать, организовывать и контролировать их деятельность. Поэтому руководитель вынужден формировать иерархические уровни управления, что порождает следующие проблемы:
1) возникает необходимость увеличения затрат на управление, которые идут на установление горизонтальных и вертикальных связей и на координацию деятельности различных уровней управления;
2) увеличиваются потери и искажения информации при передаче ее с одного уровня на другой;
3) увеличивается время на принятие управленческих решений, организацию их исполнения и контроль за исполнением.
Наиболее традиционным ответом на вопрос о нормах управляемости или диапазоне управления является: от 4 до 8 на верхнем уровне управления и от 8 до 16 – на более низких.
Вместе с тем исследования, проведенные Американской ассоциацией менеджмента в 100 крупных компаниях (годовой уровень продаж превышает 1 млрд. $), показали, что число руководящих работников, подчиненных непосредственно президенту компании колеблется от 1 до 24 при среднем значении равном 9.
Следует отметить, что умение сокращать количество и временную нагрузку должностных контактов является одним из важнейших личностных качеств руководителя, которое во многом зависит от его характера и управленческого опыта. Вместе с тем, существуют объективные факторы, влияя на которые руководитель может сократить частоту и продолжительность служебных контактов. К таким факторам относятся:
1. Профессиональная подготовленность подчиненного. Очевидно, что чем она выше, тем меньше времени нужно руководителю на служебные контакты с подчиненным.
2. Четкое формулирование стоящих перед подчиненными задач, поскольку нечетко поставленная задача либо вообще не будет выполнена, либо потребует у руководителя больших временных затрат. Если по роду деятельности организации подчиненные должны сами ставить себе задачи, то в этом случае сокращение контактов руководителя с ними может происходить за счет выработки и доведения до подчиненных общих принципов деятельности и целей организации.
3. Делегирование полномочий, т.е. подчиненный должен обладать полномочиями, достаточными для принятия решений, необходимых для выполнения четко сформулированных задач.
4. Темпы развития организации. Чем быстрее развивается организация, тем больше нагрузки по контактам с подчиненными ложится на руководителя.
5. Использование объективных оценок деятельности подчиненных. Если подчиненные знают, что результаты их работы фиксируются и при их оценке используются объективные нормы, то у них нет необходимости часто докладывать руководителю о достигнутых ими результатах.
Специалисты предлагают учитывать следующие факторы при установлении нормы управляемости:
подобие функций – чем больше сходны функции, выполняемые подчиненными, тем больше норма;
географическая близость – чем ближе размещены члены рабочей группы, тем больше норма;
сложность функций – чем сложнее рабочие функции, тем меньше норма;
требуемая степень непосредственного руководства – чем она больше, тем меньше норма.
Формулы для определения точного размера нормы управляемости не существует. Ее величина зависит от конкретных обстоятельств.