1. Создание серийных писем (приглашений). Источник данных – ms Access

В практике делопроизводства часто возникает задача создания нескольких типовых документов, отличающихся друг от друга конкретными данными (имя, фамилия, адрес и т.д.). Например, необходимо разослать письмо-приглашение по нескольким адресам. Для этого создается шаблон письма, в который вставляются поля слияния из источника данных. В качестве источника данных может выступать документ Word, таблица или запрос MS Access, таблица MS Excel. Рассмотрим процедуру создания серийных писем, где данные будут взяты из БД «Борей».

1. В текстовом процессоре Word откройте новый документ Файл/Создать/Шаблоны на моем компьютере. Перейдите на вкладку «Слияние» и выберите «Современное составное письмо».

2. Загрузите панель инструментов «Слияние» (Вид/Панели инструментов/Слияние) (рисунок 8.1).

Рисунок 8.1 – Панель инструментов «Слияние»

3. Откройте источник данных, используя пиктограмму «Открыть источник данных». В качестве источника данных выберите БД «Борей» (….\ Microsoft Office\Office11\Samples\Борей.mdb).

4. В окне «Выделить таблицу» (рисунок 8.2) выберите таблицу «Сотрудники».

Рисунок 8.2 – Окно выбора таблиц БД «Борей»

5. Сформируйте шаблон «Приглашение на семинар» по образцу (рисунок 8.4). Сохраните в своей папке под названием «Приглашение».

6. Для добавления полей слияния используйте пиктограмму «Вставить поля слияния». Выберите по очереди следующие поля слияния: Должность, Страна, Индекс, Город, Адрес, Фамилия, Имя (рисунок 8.3). Расположите и отформатируйте их согласно образцу.

Рисунок 8.3 – Добавление полей слияния в шаблон

Рисунок 8.4 – Шаблон «Приглашение на семинар»

7. Для того чтобы обращение к сотруднику формировалось автоматически и корректно, воспользуйтесь полями слияния Word с помощью пиктограммы . Из раскрывающегося списка выберите оператор If…Then…Else и сформируйте поле слияния согласно рисунку 8.5.

Рисунок 8.5 – Вставка поля If

8. После того как шаблон отредактирован и вставлены поля слияния из таблицы «Сотрудники», необходимо провести слияние в новый документ, используя пиктограмму .

9. В результате получится новый документ, состоящий из такого же количества страниц, сколько записей в таблице «Сотрудники». Сохраните получившийся документ в своей папке под названием «Письма».

2. Импорт данных в ms Excel

1. Откройте новую книгу MS Excel и сохраните в своей папке под именем «Импорт продаж».

2. Для импорта данных из БД «Борей» выполните команду Данные/Импорт внешних данных/Импортировать данные. Откройте источник данных (….\ Microsoft Office\Office11\Samples\Борей.mdb).

3. В окне «Выделить таблицу» выберите запрос «Продажи по типам».

4. Поместите данные в ячейку А1 текущего листа (рисунок 8.6).

Рисунок 8.6 – Импорт данных

5. Отсортируйте столбец «Код типа» по возрастанию. Дайте листу имя Продажи по типам.

6. Скопируйте всю таблицу на новый лист и дайте ему имя Продажи по категориям.

7. Вернитесь на лист Продажи по типам и подведите промежуточные итоги Продаж по типам, используя команду Данные/Итоги…(рисунок 8.7), предварительно выделив диапазон данных, включая имена столбцов.

Рисунок 8.7 – Промежуточные итоги

8. Сверните полученную структуру (рисунок 8.8).

Рисунок 8.8 – Таблица итогов по полю КодТипа

9. Постройте объемную круговую диаграмму продаж по типам согласно образцу (рисунок 8.9).

Рисунок 8.9 – Диаграмма «Объемы продаж по типам»

10. Перейдите на лист Продажи по категориям и проанализируйте объемы продаж по категориям, следуя пунктам 5-8 задания 2.